個人携帯を業務利用する場合のメリットと注意点。おすすめのツールも紹介

BYODとは？

BYOD（Bring Your Own Device）は「ビーワイオーディ」と読み、個人所有のスマートフォンやタブレット、パソコンなどを業務で活用することを指します。中でもスマートフォンは、その携帯性と普及率の高さからBYODの対象として選ばれることが多く、個人携帯を業務で利用して効率を向上させたいという企業も多いことでしょう。

クラウドやWebベースのアプリケーションを利用する機会も増え、インターネット接続環境さえあれば、端末に依存せず業務をおこなえるようになったこともBYODの普及を後押しする要因の一つです。

個人携帯を業務に利用するメリット

個人携帯を業務に利用するメリットとして、以下の3つが挙げられます。

ここからは、上記3つをそれぞれ詳しく解説します。

端末の購入費用や維持費用を軽減できる

社員個人の携帯を業務利用するメリットとして、社用端末の購入費用や維持費用を軽減できるメリットがあります。社用スマートフォンを導入する場合、対象となる社員分の新たな端末を購入する必要があり、初期費用が発生します。また、従業員の異動や退職時の設定変更、故障時の修理費など、維持費用もかかるのが基本です。

一方で、個人携帯を業務に使用すると、初期費用が不要となり、コスト軽減や管理リソースの負担軽減が期待できるでしょう。

使い慣れた端末で業務をおこなえる

個人携帯を業務に利用することで、従業員は慣れた端末を使用できるため、業務効率の向上が期待できる点がメリットの一つです。

企業が提供する社用スマートフォンを使う方が安全性は高い場合もありますが、新しいデバイスに慣れるまで時間がかかったり操作ミスをしたりする可能性もあります。すぐに業務で使う際には、操作に慣れず業務効率が低下するリスクも少なくありません。

一方で、日常的に使い慣れているスマートフォンであれば、操作方法の研修なども不要なため、会社にとってもメリットになります。

複数の端末を持つ必要がなくなる

個人携帯を業務に使用できれば、従業員は社用と私用のスマートフォンを2台持つ必要がなくなります。複数台のスマートフォンを所有し管理する必要がなくなるため、紛失のリスクが減少することに加え、端末の管理が容易になる点がメリットです。

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個人携帯を業務に利用するデメリット・リスク

続いては、個人携帯を業務に利用するデメリット・リスクについて、以下の3つの項目に分けて紹介します。

セキュリティ管理が行き届かない不安がある

個人携帯を業務に利用する際に懸念されるのが、情報セキュリティ管理に関するリスクです。個人の端末では、プライベートでさまざまなアプリをインストールしたり、Webサイトを閲覧したりするため、ウイルス感染の危険性があります。企業が管理する端末と比べると、情報セキュリティ対策が不十分になりがちだからです。

もし業務で利用している個人携帯がウイルスに感染した場合、機密情報の漏えいや不正アクセスにより重要なデータの改ざんといったリスクが高まる可能性があるでしょう。

仕事とプライベートの区別をつけにくい

個人携帯の業務利用では、仕事とプライベートの区別を付けにくいというデメリットも挙げられます。たとえば、休日に取引先から連絡が入るなど、知らない番号からの電話があった際に、それが業務関連か私用かが判断しづらくなることがあります。

このように、仕事とプライベートの境目が曖昧になると、従業員のストレスが増加する可能性がある点も注意が必要です。

通話料を個人で負担しなければならない可能性がある

従業員視点で見ると、個人の携帯を業務利用することで、通話料を個人で負担しなければならない可能性があるのもデメリットの一つです。社用のスマートフォンであれば、業務で発生する通話料やデータ通信料は会社が負担するため、一般的に従業員が費用を支払う必要はありません。

しかし、個人携帯の場合、業務利用とプライベート利用の区別がつきにくく、発生した通話料やデータ通信料を正確に企業に請求するのが難しくなります。そのため、業務で使用した場合でも、通話料やデータ通信料が個人負担となる可能性があるでしょう。

個人携帯を業務利用する際のポイント

個人携帯を業務に利用するデメリット・リスクを回避するためのポイントとして、以下の3つが挙げられます。

ここからは、上記3つをそれぞれ詳しく解説します。

ルールを策定し定着させる

個人携帯を業務に使用する際には、ルールを整備して徹底することが重要です。利用料金の負担に関する取り決めや、退職時の手続き、業務利用の範囲などについて、事前に明確な規定を設ける必要があります。

検討すべき具体的なポイントは、以下の通りです。

このようなルールを策定したうえで、従業員に十分に周知し、運用を定着させることが大切です。

セキュリティ教育を定期的におこなう

個人携帯を業務利用する場合は、従業員の情報セキュリティ意識を高めることも重要です。とくに、以下の点については周知を徹底しましょう。

従業員の意識を向上させるためには、一度だけでなく定期的に情報セキュリティ教育をおこなうのがポイントです。情報セキュリティに関する知識を常にアップデートし、従業員それぞれが企業の重要な情報を扱っているという認識を持ち続けられるようにしましょう。

アプリやツールを活用する

業務内で個人の携帯電話を利用するのなら、個人携帯の業務利用を推進するアプリやツールを活用するのがポイントです。たとえば、MDM（端末管理システム）やMicrosoft Teamsなどが挙げられます。

MDMは、Mobile Device Managementの略であり、スマートフォンやタブレットなどのデバイスを集中管理するためのシステムを指します。従業員が利用している個人携帯などを、情報セキュリティポリシーに基づいて管理し、1つのシステムから一元的に管理できるようになります。

また、Microsoft Teamsを活用することで、ビジネスに必要なコミュニケーションツールを一つに統合できます。

個人携帯を安全に業務利用したい場合は、これらアプリやツールの活用もぜひ検討してみてください。

個人携帯の業務利用には「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」

快適かつ安全に個人携帯を業務で利用するなら、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」がおすすめです。「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、Microsoft Teamsから固定電話番号で発着信ができるサービスです。

アプリケーションをインストールしたパソコンやスマートフォンを使用すると、会社の固定電話番号を利用した通話ができます。また、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を使っての通話料は会社負担になるため、個人での費用負担を心配する必要はありません。さらに、通知方法が通常とは異なるため、かかってきた電話が業務関連の電話か私用の電話かを簡単に区別でき、従業員が仕事とプライベートを両立しやすくなっているのもメリットの1つです。

加えて、アクセス制限やファイルアップロードの制限を設ける機能もあるため、情報セキュリティにも配慮した運用が期待できます。

個人携帯の業務利用についてよくある疑問

最後に、個人携帯を業務利用するにあたってよくある疑問をまとめました。

個人携帯の業務利用はコンプライアンス的に問題か？

個人携帯を業務に強制的に使用させると、個人情報保護の観点から法的問題が発生する可能性があります。たとえば、個人携帯に保存されている連絡先や写真、ファイルなどの情報と業務で使用する情報が混在するようなケースです。日本の憲法は通信の秘密の保護を規定しており、個人間の通信も含まれます。そのため、業務用として扱うツールが個人情報にもアクセスできるような場合はプライバシーの観点から注意が必要です。

また、雇用主は適切な作業環境を提供する義務もあるため、個人携帯使用の強要はこの義務を果たしていないと見なされることがあります。あわせて、経費負担の問題も考慮しなければなりません。

個人携帯を業務利用した場合の費用負担は？

個人携帯の業務利用での費用負担の取り扱いは企業によって異なります。主な取り扱い方は以下の2つに分けられます。

前述の通り、個人携帯を業務に利用する場合は、会社としてどのように扱うべきかルールを策定しておくことをおすすめします。

まとめ：個人携帯を業務利用して効率化を図ろう

今回は、個人携帯を業務利用する場合のメリットやデメリット、リスクについて解説しました。個人携帯の活用により、業務効率の向上やコスト軽減が期待できる一方で、情報セキュリティリスクやプライバシーの侵害といった課題も懸念されます。

これらのリスクを適切に管理し、従業員が安心して利用できる環境を整えるためには、データを一元管理し、情報セキュリティリスクを回避できるアプリやツールを活用するのがおすすめです。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を活用すれば、個人携帯での業務通話を安全に管理でき、従業員への負担を軽減しながら業務を進められます。なるべくコストを抑えながら柔軟な電話環境を構築したい場合は、ぜひ以下から「ひかりクラウド電話for Microsoft Teams」をチェックしてみてください。

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