事務所での利用に適した3種類の電話機

事務所での利用に適した電話機は、大きく以下の3種類に分けることができます。

それぞれ特徴を基本知識として把握しておくことが大切です。

家庭用電話機

マンションの一室をオフィスとして使用し、少数のスタッフで運営するような場合や、電話の利用頻度がさほど高くない状況では、家庭用の電話機でも十分対応可能です。また、外部からの電話を受ける必要がなかったり、スマートフォンで事足りたりする場合も同様です。

しかし、家庭用電話機では、一台の電話機で一つの電話番号しか利用できません。子機を使っての電話番号の共有はできますが、複数の電話番号を同時に使用することはできません。そのため、通話中に新たな着信があった場合、新たな着信は話し中となります。もし複数の着信を同時に扱う必要がある場合は、ビジネスフォンの導入が推奨されます。

ビジネスフォン

ビジネスフォンは、事務所で利用される業務用の電話システムで、主装置と複数の電話機を接続させて使用します。一つの回線でも複数の電話機で着信が可能になります。

ビジネスフォンは、主に以下のような機能を備えており、業務効率化に寄与します。

事務所での電話利用の頻度や必要とされる機能に応じて、自社に最適なビジネスフォンを選択することが重要です。

家庭用電話機との違い

家庭用電話機は、一台の電話機で一つの電話番号しか利用できません。複数の電話機を使用したい場合は、それぞれに対応する電話回線が必要となります。

一方で、ビジネスフォンは、一つの回線を通じて、複数の電話機での発信と着信が可能です。これにより、各電話機に個別の回線を設置する必要がなくなります。

ビジネスフォンには主装置が必要

ビジネスフォンのシステムにおいて、主装置は重要な役割を果たします。この装置により、収容する複数回線（チャネル）を通じて複数の電話機を同時に使用することができます。専用の電話機とケーブルを使ってこの主装置に接続します。

この主装置の内部には、さまざまな機能を持つ「ユニット」という基盤が組み込まれています。これには外線用のユニットや内線用のユニットなどがあり、オフィスのニーズに応じてさまざまなユニットを組み合わせることができます。そのため、導入する際には、オフィスの環境やどのように使用するかをよく考えることが大切です。利用する人数や必要な回線や機能に応じて、適切なユニットの種類と数を選ぶ必要があります。

クラウドPBX

クラウドPBXは、電話システムの中枢であるPBX（Private Branch eXchange=構内電話交換機の略称）をクラウド上に設け、インターネットを介して電話機能を制御するシステムです。このシステムはスマートフォンやパソコンに対応しており、各端末に内線番号を割り当てることが可能です。

従来型のPBXを導入する場合、高額な設備投資や設置工事が必須でした。しかし、クラウドPBXの場合、物理的な主装置を設置する必要がなく、文字通りクラウドを利用するため、初期費用や設置工事などのコスト削減が期待できます。

また、クラウドPBXはインターネット環境があれば（ビジネスフォンに比べて）比較的早く利用が開始できます。これにより、ビジネスフォンとしてのスマートフォンやパソコンの設定も迅速に行うことができ、業務効率化が期待できます。

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事務所の電話機を選ぶ際の8つのチェックポイント

事務所での利用に適した電話機として本記事では3種類紹介しましたが、その中でもビジネスフォンは、事務所の電話に必要な要素を兼ね備えています。中小企業から大企業まで幅広く対応できる機能を提供しているため、ビジネスフォンが事務所の電話として最もおすすめです。

そこでこの章では、ビジネスフォンの選び方における重要な8つのチェックポイントをご紹介します。

電話機の種類

ビジネスフォンには多様なタイプがあり、提供する企業や機種によって搭載されている機能も異なります。主要な電話機の種類には、以下のようなものがあります。

さらに、ビジネスフォンの主装置にインターネット専用のアダプタを追加することで、スマートフォンと連携可能^※1なタイプもあります。スマートフォンを事務所の内線システムに統合することで、外出中でも内線通話ができるようになります。そのため、事務所では操作がしやすく多機能な卓上型を、外出時にはスマートフォン連携機能を利用することをおすすめします。

• ※1
  ご利用の機種によって対応が異なりますのでよくご確認ください。NTT東日本の「SmartNetcommunity αZX typeS,M」の場合、インターネット接続環境とオプション機器（「モバイル内線アダプタMB510」、内線ユニット）が必要になります。

利用する台数と同時通話数

事務所で必要な電話の台数を決めるときは、まずオフィスに常駐するスタッフの数と同じ台数を基に考えます。さらに、会議室や受付などで必要な追加の台数も考慮に入れます。会議室や受付の使用は時によって変わるため、最も忙しい時を想定して電話の数を決めると良いでしょう。

また、外出が多い営業スタッフなどは常時事務所にいるわけではないので、スマートフォンを使うことで、事務所に置く電話の台数を減らすことができるかもしれません。

同時通話の数（外線数）

前述の通り、ビジネスフォンは収容する複数回線（チャネル）により一つの電話番号で複数の通話を同時に行うことが可能です。この同時通話の可能数は、収容する外線の数によって決まります。

一般的には、従業員数の3分の1程度が適切な外線数とされています。例えば、30人の場合、外線数として10チャネル程度あれば十分です。主装置を選ぶ時には、将来的に必要となる外線数をサポートできるかどうかを確認することが重要です。

電話回線の種類

電話回線には3つの種類があります。

NTT東日本が提供する加入電話は、アナログ回線に該当します。アナログ回線は、原則1つの電話機ごとに1つずつ回線契約が必要です。通話専用の回線であるため、通話品質が安定しているのが特徴です。

ISDN回線^※2は、1本で2回線の利用ができる点がメリットです。例えば、電話と電話、電話とファクスの組み合わせなど、利用用途に応じた使い方ができます。

• ※2
  「INSネット64」「INSネット64・ライト」「INSネット1500」（総合ディジタル通信サービス）は、2024年8月31日（土）をもってサービスの新規販売は終了、2028年12月31日(日)をもってサービス提供を終了いたします。詳細はこちらをご確認ください。

光回線は光ファイバーを利用した通信回線のことです。1契約で複数チャネルを利用することができます。従来の電話回線より通信速度が高速で長距離通信にも適しています。

必要な機能

ビジネスフォンは業務効率を向上させる重要な電話システムです。選定時には、必要な機能を明確にし、それを備えた機種を選択することが重要です。

価格は搭載される機能、回線数、台数によって異なります。必要な機能を慎重に選定し、予算内で最適なモデルを見つけることが肝心です。

優先するポイント

優先する機能や条件を明確にし、重要度に応じて順位づけを行いましょう。内線、音声自動応答、スマートフォン連携などの機能が必要な場合、オフィス内に主装置を設置する多機能型ビジネスフォンが適しています。

外出先からでも会社の電話番号で通話を希望する場合は、どこからでも社内の電話システムにアクセスできるクラウドPBXが便利です。

また、災害時などの緊急時にビジネスの継続性を確保したい場合も、物理的損傷のリスクが低いクラウドPBXが推奨されます。

導入費用とランニングコスト

初期費用とランニングコストの合計金額が予算内に収まるように計画を立てましょう。ビジネスフォンの購入方法によって費用が大きく異なります。

新品や中古品を一括購入する場合は初期費用が必要ですが、長期的には費用を抑えられます。
一方、リースなら月々の利用料金で利用でき、導入時の初期費用は設置工事費程度であり、ほとんどかかりませんが、長期的に見ると購入した場合よりコストが高くなる場合があります。
レンタルは必要な期間だけ利用できるメリットがありますが、使用する機種によっては古いモデルになる可能性があります。

それぞれにメリット・デメリットがあります。初期費用を抑えて導入したい場合はリース型、毎月の支出を最小限に抑えたい場合は購入型がおすすめです。予算と費用対効果を見極め、自社に適した購入方法を選ぶことが重要です。

導入後の増員の有無

電話機を選ぶ際は、将来の従業員数や拠点数の増減を見据えて慎重に選択する必要があります。事業が拡大し増員や新規拠点開設の計画がある場合は、将来的に外線数や端末数を拡張できる柔軟性の高い機種を選ぶことが肝要です。

拡張性のない電話システムを導入すると、事業規模が大きくなった際に全面的な買い替えが必要になる可能性があります。初期コストを抑えられるかもしれませんが、中長期的にはコストが増えるリスクがあるため、注意が必要です。

リスクに対応するためにも、今後の事業計画や成長見込みを正確に予測し、機器の増設ニーズに対応できる製品を選ぶことが不可欠です。電話機の導入時から将来を見据えた投資判断ができるよう、しっかりと検討しましょう。

働く場所を選ばないビジネスフォンなら「SmartNetcommunity αZX typeS,M」がおすすめ

テレワークが当たり前となった今、場所を選ばない自由な働き方が求められています。NTT東日本の「SmartNetcommunity αZX typeS,M」なら、ンターネット接続環境とオプション機器（「モバイル内線アダプタMB510」、内線ユニット）があれば、会社にかかってきた電話を直接スマートフォンで受けられます。

また、社員個人のスマートフォンの電話番号から会社の電話番号で発信できるため、社内にいるようにビジネスフォンを使用できるのもメリットです。「SmartNetcommunity αZX typeS,M」は、それぞれ以下の最大電話台数と最大チャネル数に対応しています。

複数名で電話を同時利用する中小企業さまにおすすめです。機能や料金などさらに詳しい資料を以下から無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。

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まとめ

電話機の選び方は、今回紹介したポイントをもとに、事業の規模やニーズに合った機器を選ぶことが大切です。また、利用可能な予算内で初期費用とランニングコストのバランスがとれる製品を検討する必要があります。そのため、低コストで始められるクラウドPBXサービスも選択肢の1つです。

購入型のビジネスフォンを導入するなら、NTT東日本の「SmartNetcommunity αZX typeS,M」をおすすめです。スマートフォンとの連携が可能なため、事務所・自宅・外出先など、どこでも利用できます。

さらに、停電などの電源トラブル時に一定時間の電源共有が可能なUPS（無停電電源装置）や、災害・故障などによるひかり電話回線のトラブル時に携帯電話回線をバックアップ回線として使用可能な3G4Gアダプタがオプションとしてラインナップされています。 万一の際に備えた業務をとめない電話設備の構築が可能です。

ビジネスフォンをご検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。

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