Microsoft 365ではウェビナー開催も可能！Teamsでのやり方を紹介

Microsoft 365とは？

Microsoft 365とは、Microsoft社が提供するクラウド型のグループウェアです。グループウェアとは、組織内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を後押しするソフトウェアを指します。Microsoft 365は、国内外の企業で広く導入されているグループウェアの一つです。

Microsoft 365はサブスクリプションサービスとして利用でき、最新のOfficeアプリケーション（WordやExcelなど）や、Web会議ができるMicrosoft Teams、予定表、クラウドストレージなどの機能を含んでいます。

なお、「Office 365」という製品もMicrosoft社から提供されていて、混同する人もいるかもしれません。Microsoft 365は、Office 365よりも包括的なサービスです。Microsoft 365では、Officeアプリケーションに加えて、さまざまなクラウドサービスを連携しながら利用できます。

利用するメリット

Microsoft 365を利用することで、従業員同士が異なる拠点で働くリモートワーク体制においても、活発なコミュニケーションを後押しできるでしょう。

Web会議の実施や文書・データの共有など、業務をデジタル化する体制が整い、生産性向上も期待できます。自宅、オフィスなどの場所を問わず働くことができる点もメリットだといえます。

料金プラン

ここからは、Microsoft 365の料金プランを紹介します。一般法人向けと、大企業向けの料金プランから選択可能です。

各プランの違いの一つとして、Microsoft Teamsが含まれるプランと、含まれないプランがあるため、下記の表にもMicrosoft Teamsが利用できるかどうかを記載しています。

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  2024年10月時点の情報です。掲載していないプランもあるため、最新・全体の料金プランは、公式ホームページをご覧ください。

一般法人向け

大企業向け

一般法人向け料金プランは、Outlook、Word、Excel、PowerPointなど、基本的なOfficeアプリケーションを使いたい企業に適しているといえます。

大企業向け料金プランでは、一般企業向け料金プランよりも豊富な機能を利用できます。

たとえば、基本的な機能で業務効率化を図るだけでなく、社内ワークフローを自動化するために独自のアプリケーションを構築するなど、より高度な機能を利用したい企業に向いているでしょう。

Microsoft Teamsとは

Microsoft 365のプランによっては、コラボレーションツール「Microsoft Teams」を利用可能です。

日本マイクロソフト株式会社の調べによると、日経225企業におけるMicrosoft Teamsの利用率は94％と、実に多くの企業が利用していることがわかっています。

Microsoft Teamsを利用することで、Web会議とチャット、ファイル共有などの機能を一つのツールにまとめられます。次表は、Microsoft Teamsの機能をまとめたものです。

参考：Microsoft│進化し続ける Teams 電話の最新機能! 2022年1月版（https://www.microsoft.com/ja-jp/biz/microsoft-teams/latest-features-of-teams-phone）

利用するメリット

Microsoft Teamsのチャット機能を利用することで、1件ずつメール送信する場合より、コミュニケーションが効率的になると期待できます。

組織が大きい、またはプロジェクト数が多い企業において、メールを主な連絡手段としているケースを想定してみましょう。やり取りする相手が多いと、メールボックスに大量のメールが溜まって「自分が返信すべきメールや、対応の優先度がすぐにわからない…」と、判断すること自体に時間がかかってしまう場合もあります。

一方、Microsoft Teamsのチャットでやり取りをしている場合は、自分にとって重要な投稿のみ、ポップアップで通知するよう設定でき、優先的に対応すべき用件の判別が容易になります。

また、Microsoft Teamsに、チャットやWeb会議などのコミュニケーション機能を集約でき、複数のアプリケーションを切り替える必要がなくなる点も特長の一つです。

Microsoft Teamsではウェビナーの開催も可能

Microsoft Teamsのコミュニケーション機能では、チャットやWeb会議に加えて、ウェビナーの開催まででき、最大1,000人まで参加が可能です。ウェビナーとは「Web」と「セミナー」を組み合わせた造語で、オンライン上で開催するセミナーを指します。

通常のWeb会議では、一般的に参加者間でディスカッションが展開されますが、ウェビナーでは「司会者」「視聴者」といった役割が明確です。進行や終了時間があらかじめ決められているケースが多い点も、違いとして挙げられるでしょう。

Microsoft Teamsでウェビナーを開催するやり方

ここからは、Microsoft Teamsでウェビナーを開催するやり方について紹介します。

ウェビナーには「準備」「開催」「終了後」という、3つの段階が挙げられます。各段階で利用できる機能も見ていきましょう。

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  ウェビナー機能は一部のライセンスに限られます。

準備

ウェビナーの準備段階では、Microsoft Teams上のカレンダーからウェビナーを新規作成し、タイトルや日時、詳細を入力して登録します。

登録後、参加者向けの申し込みフォームが自動作成されます。必要に応じて、フォーム画面を編集することも可能です。たとえば、セミナーの開催テーマに合った画像などの設定ができます。

申し込みフォームが完成したら、リンクをコピーして関係者に送付したり、イベント告知サイトに掲載したりして、告知を行いましょう。

申し込みがあった場合には、ウェビナーの詳細画面から参加者を確認でき、CSV形式でデータのダウンロードも可能です。

開催

ウェビナー開催の当日、主催者がカレンダーのウェビナー予定欄から「参加」ボタンをクリックすることで、参加・開始できます。

進行中にPowerPointファイルなどの資料共有もでき、画面に表示させられます。また、参加者はチャットやQ&Aなどで主催者に意見を送ることが可能です。主催者・発表者が開催時間内に回答することで、参加者との交流を図れます。

また、ウェビナーの録画もでき、アーカイブ動画として関係者へ共有したり、自社のWebサイトに後日掲載したりすることも可能です。

終了後

ウェビナー終了後、申し込み者の参加率や、参加した人の離脱率に関するレポートが自動作成されます。

また、「Microsoft Forms」というツールを使ってアンケートを作成し、参加者へリンクを送ることも可能です。終了後にアンケートを行うことで、参加者の感想を今後のウェビナー開催に役立てることができるでしょう。

会社の固定電話番号が使える「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」

Microsoft Teamsには、ウェビナー開催からチャット、資料共有、Web会議などの機能が搭載されています。さらに、「ひかりクラウド電話」を契約・連携すると、会社の固定電話番号による受発信機能も利用できるようになります。

Microsoft Teamsで固定電話機能を利用するためには、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」がおすすめです。これは、パソコンやスマートフォンにインストールしたMicrosoft Teamsと、会社の固定電話を連携させるサービスです。

従業員はリモートワーク環境下でも、スマートフォンやパソコンを使って、会社の電話番号で発着信できるようになります。ここからは、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」の利用メリットを紹介します。

リモートワークで使用中の端末で会社にかかってくる電話に出られる

リモートワーク中や外出中でも、パソコンやスマートフォンにインストールされたMicrosoft Teamsで、会社にかかってくる電話を受けられるようになります。会社の固定電話対応のためにわざわざ出社する必要はなくなり、より柔軟な働き方を推進できるでしょう。

相手には会社の電話番号が表示される

個人のスマートフォンを業務利用している場合でも、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を利用して電話をかけると、通話相手には会社の電話番号が表示されます。従業員の個人電話番号を取引先に知られる場面がなくなるため、プライバシー保護の観点でもメリットがあるでしょう。

複数のツールをまとめられるためコスト低減が期待できる

前述のように、ウェビナー・チャット・資料共有・Web会議・電話などさまざまな機能を集約できるため、契約するツール数を減らせてコスト節減を期待できます。また、複数のツールを管理・運用する手間も省けるため、業務効率化につながるでしょう。

設置工事不要でスムーズに導入できる

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は従来の固定電話とは異なり、クラウド化した電話です。オフィス内に主装置の設置や配線工事が不要で、インターネット接続環境がすでにある場合、比較的スムーズに導入できるといえます。

また、電話の受発信端末としてスマートフォンやパソコンを利用する際は配線レスです。オフィス内のレイアウト変更や、従業員が自由に席を選んで仕事に取り組む「フリーアドレス制」にも柔軟に対応できるでしょう。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」
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「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」
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  ひかりクラウド電話 for Microsoft Teamsの利用には、マイクロソフト社がMicrosoft Teams向けに提供している「Teams電話スタンダード（Phone Standard）」と、それらが付与可能な「Office365またはMicrosoft365」のご契約が必要です。｢Offce365｣｢Microsoft365｣｢Teams電話スタンダード(Phone Standard)｣はお客さまご自身でご準備いただくことも可能です。

まとめ

本記事では、Microsoft365のサービス概要を紹介するとともに、Microsoft Teamsを活用してウェビナーを開催する方法や、会社の固定電話と連携させて使用する方法をお伝えしました。

近年、リモートワークを推進する企業が増えています。しかし、そのなかで課題となりやすいのが「組織内のコミュニケーション円滑化」や「会社の電話対応」などです。Microsoft 365の活用は、コミュニケーション上の課題解決につながりやすい機能が搭載されています。

具体的には、Microsoft Teamsを活用すると、場所を問わず従業員同士のコミュニケーションが活発化するでしょう。さらに、「ひかりクラウド電話」と連携することで、会社の固定電話番号を使って受発信できるようになります。

固定電話とMicrosoft Teamsを連携させたいと考えている企業さまには、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」がおすすめです。Web会議・ウェビナー・チャット・電話・文書共有などを一つのツールに集約でき、リモートワークがよりスムーズになると期待できます。

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  「Word」、「Excel」、「PowerPoint」、「Microsoft Forms」、「Microsoft Teams」、「Office 365」、「Microsoft 365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。 「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。