法人向け固定電話が必要な5つの理由！利用シーンや導入の流れと注意点を解説

法人向け固定電話が必要な5つの理由

一般の電話機やスマートフォンで問題なく通話ができるため、ビジネスフォンの必要性がわからない方が多いのではないでしょうか。ビジネスフォンには、単純な通話機能だけではない多くのメリットがあります。この章では、ビジネスフォンが必要な5つの理由を説明します。

業務効率化につながるため

ビジネスフォン導入の一番のメリットは、電話業務の効率化です。ビジネスフォンは一般の家庭用電話やスマートフォンと違って、同時に複数の受発信ができます。さらに、外線通話と内線通話を使い分けられるのもビジネスフォンの代表的な機能です。

また、ビジネスフォンは部署によって電話番号を分けられるというメリットもあります。ほかにも、以下のようなさまざまな機能があります。

電話対応の多い企業は、ビジネスフォンの導入が欠かせません。

事務手続きの負担を軽減できるため

法人登記や銀行口座開設時、また法人用クレジットカードの作成時には、電話番号の登録が必須です。申し込み時から電話番号が変わった場合は、再申請の手間がかかってしまいます。

法人用の固定電話番号を取得していれば、ほかの市町村へオフィスを移転しない限り、番号が変わることはありません。ビジネスフォンの導入により、事務手続きの手間が省けるメリットがあります。

FAXを利用できるため

法人用固定電話を導入すれば、簡単な手続きでFAXも利用できるようになります。FAXを使っている会社は減ってはいるものの、いまだに利用している事務所や店舗は多いです。もし取引先がFAXを利用している場合は、自社でも導入しておけばやり取りがスムーズに進みます。

仕事とプライベートが分けられるため

法人用の固定電話がない場合に、個人の携帯電話を社用電話として使っているケースは多いです。しかし、セキュリティ上のリスクや「仕事とプライベートの線引きが曖昧になる」などの問題があります。

また、法人用の固定電話があれば、通信費として通話料金の経費計上が可能です。個人の携帯電話を利用している場合も通話料を経費として計上できますが、業務で利用した分しか処理できません。したがって、業務で使用した通話料金だけを根拠を持って算出しなければならないのです。そこで、仕事用とプライベート用で電話を使い分けることで、経費処理の手間が省けます。

さらに、ビジネスフォンがあれば会社のホームページに個人の電話番号を記載する必要がないため、プライバシーの保護につながります。

社会的信用が高まるため

法人用の固定電話番号があれば、事務所が存在し、根を下ろして事業を行っていると判断される可能性が高まります。ビジネスは信用で成り立っています。固定電話番号の存在によって取引先が安心し、円滑にビジネスを進められるでしょう。

法人向け固定電話が必要なシーン3選

実際にビジネスフォンが必要となるのは、どのような場面でしょうか？よりビジネスフォンの必要性や利便性を感じられるよう、ここでは、法人用固定電話が必要な3つのシーンを紹介します。

法人用銀行口座の開設

金融機関での銀行口座開設時に、法人専用の固定電話番号がなければ申請できない場合があります。例えば、楽天銀行の法人口座開設には固定電話番号が必須で、携帯電話番号では申請できません。ほかの銀行では、固定電話番号がなくても申請できるケースがありますが、実際にはあったほうが審査が通りやすく開設がスムーズです。

また、法人用のクレジットカードを作る際にも、固定電話があるかどうかが審査項目の1つとなります。そもそも、法人用クレジットカードを作るには企業の口座が必要です。つまり、法人口座が開設できなければ、クレジットカードを作ることもできないのです。

このように、法人用の口座開設時やクレジットカード作成時には、ビジネスフォンを導入していたほうが、審査が通りやすくなります。

金融機関への融資申し込み

金融機関に融資の申し込みをする際、法人用の固定電話番号が必要になるケースがあります。必須でない場合も、企業の体制が整っているかを判断するために、固定電話の有無を確認している金融機関は多いです。

融資を受けられるかどうかは、社会的信用に大きく左右されます。法人用固定電話番号があれば、融資の審査が下りる可能性が高まります。

新規顧客の獲得

会社のホームページやパンフレットなどに記載されている連絡先が携帯電話番号では、事業をちゃんと行っているのか不安に感じる人がいます。固定電話番号があれば、本格的に事業を進めているとアピールができ、顧客の信頼を得られることで、さらなるビジネスの発展につながります。

法人向け固定電話導入への5ステップ

法人用固定電話の契約を検討しているが、導入の流れがわからない方が多くいらっしゃいます。そこで、ここでは導入までの流れを５つのステップで説明します。ぜひ参考にしてみてください。

電話会社へ問い合わせ

法人用固定電話サービスは、電話会社や提供プランによって通話料金、基本料金などの費用面が大きく異なります。そこで、複数の電話会社に見積もりを出して、電話会社や利用プランを検討するのがおすすめです。例えば、候補にも上がっていなかった電話会社に「実は自社に最適なプランがあった」というケースもあります。

一般的に、固定電話は長く利用することを目的として導入されます。会社の規模や導入の目的、利用環境に加えて予算も考慮して納得した上で電話会社とプランを選びましょう。

電話番号を決定

固定電話番号の最後の下4桁は、空いている番号があれば自社の希望を伝えられます。電話番号は長く使うものなので、使いやすさや覚えやすさを重視して選ぶのがおすすめです。例えば、連続した番号が使われていたり、限られた数字で構成されていたりすると、従業員が覚えやすいでしょう。また、会社名やサービス名など会社に関連した単語の語呂合わせになっている番号だと、外部への宣伝にも使えます。

電話番号は、電話会社がいくつか候補を提示するので、その中から選びましょう。もし、気に入った番号がなければ、その旨を伝えると再提案してもらえます。

主装置と電話機本体を用意

法人用固定電話としての機能を果たすために欠かせないのが、主装置と電話機本体です。主装置は、ビジネスフォンの基本的な機能である、外線・内線通話機能と複数での同時受発信機能などを利用するために必要な機器です。

電話機本体には、メーカーや機種によって以下のようなさまざまな機能が搭載されています。

会社の規模や使用人数・利用目的を考え、必要な機能を搭載した電話機本体を用意しましょう。

工事会社による事前調査

オフィスに固定電話を設置するには、工事が必要です。まずは、電話回線が引けるかを工事会社に現地調査してもらいましょう。主装置や電話機本体の数、電話回線の種類によって、工事内容が変わります。事前調査によって問題なく電話回線が引けると分かれば、工事日を決定します。

工事実施

工事は、早ければ30〜60分、長ければ1日かけて実施します。工事の種類は、主に以下の2つです。

立ち合いが必須な場合が多いので、担当者は当日の予定は空けておくようにしましょう。最後に通信状態や機器の動作を確認し、問題なければ工事は完了です。

法人向け固定電話導入時の注意点

法人向け固定電話の導入には、予想外に費用がかかったり思ったように電話対応ができなかったりと、さまざまな問題が発生します。ここでは、法人向け固定電話の導入時の注意点について説明します。導入後に困ることがないように、しっかりと確認しておきましょう。

初期費用が発生する

固定電話を導入する際には、主装置代と電話機本体代、さらに工事費が発生します。特に主装置はビジネスフォンの核となる機器なので、新品で購入した場合は20万〜30万円と高額です。また、電話機本体は、利用する社員数に応じて数を揃える必要があります。従業員が増えるとさらに電話機を増やさなければならず、追加費用が発生すると覚えておきましょう。将来的に台数を増やす可能性を考慮して、拡張機能の高い電話機を購入しておけば安心です。

外出中は電話対応ができない

会社の固定電話にかかってきた電話は、外出中に対応できないため、機会損失につながる可能性があります。電話の転送サービスもありますが、別途コストが発生します。

このような課題を解決する方法が、クラウド型の導入です。クラウド型は主装置と工事が不要なので、初期費用を大幅に抑えられます。さらに、従業員が利用しているスマートフォンやパソコンを電話機本体として利用できるサービスを導入すれば、外出中もリモートワーク中でも、会社にかかってきた電話を受けられます。

NTT東日本は、クラウド型の固定電話サービスとして「ひかりクラウド電話」を提供しています。詳しく知りたい方は、以下の商品カタログをご覧ください。

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固定電話の導入時には、サービスや電話機の選び方がわからないと悩まれる方が多くいます。本ポータルサイトでは、お役立ち資料として「電話導入時のポイント集」を提供していますので、ぜひ電話選びに役立ててみてください。また、今回の記事でひかりクラウド電話に興味を持った方は「クラウド型電話機を選ぶ8つのチェックポイント集」をぜひご確認ください。

ほかにも、専門的な電話用語の解説集や、電話についてのコラムなども用意しています。固定電話について詳しく知った上で導入を検討したいという方は、お気軽にNTT東日本へご相談ください。

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まとめ

法人向け固定電話は、業務効率化や社会的信用向上に繋がるなどのメリットがあるため、導入している企業が多くあります。また、銀行口座の開設時や新規顧客へのアプローチの際には、固定電話があったほうが有利に働きます。

しかし、導入時に高額な初期費用が発生することや、外出先で電話対応ができないことなどは、注意しなければならない点です。そこでクラウド型を導入すれば、初期費用を安く抑えられ、社外にいても固定電話番号での受発信が可能です。法人向け固定電話の導入を考えている担当者の方は、クラウド型もあわせて検討することをおすすめします。