これでわかる！「フリーアドレス」をうまく活用できるポイント

新しいオフィスの形「フリーアドレス」

「フリーアドレス」は、働き方や生産性に着目したオフィススタイルとして注目されています。自由な仕事の仕方がその魅力です。

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たず、その日のスケジュールや仕事の状況に合わせて好きな場所で業務をこなせる働き方になります。

ノートパソコンやタブレットといったデバイスを活用しながら、日替わり、時間帯ごとなど、自由に席を移動できますので、フレキシブルな活動や仕事の活性化が期待されるワークスタイルといえるでしょう。

こういったスタイルは、IT業界やベンチャーなどの新しい会社が中心的だと思われがちですが、中央省庁といった行政機関も採用しているようです。

一般に浸透してきたフリーアドレスは、もはや特殊なオフィススタイルではなく、多くの企業で導入されているものになります。

多くの企業で導入される背景

実はフリーアドレス自体は、1980年代後半から大企業を中心に導入が始まっていたようですが、フリーアドレスの導入が進んだ理由のひとつに、情報通信技術（ICT）の進歩があります。1人1台パソコンを持つことが当たり前になり、スマートフォンやタブレットなどモバイルツールも大きく普及しました。

また、無線LANの整備が進んだり、クラウドサービスが充実したりと、フリーアドレスを行える環境が整ってきたことも関係しているでしょう。

さらに、近年は新型コロナウイルス感染症の影響によって働き方が大きく変化し、働く場所や環境に対する考え方が柔軟になってきました。

これにより、オフィスに求められる機能やスタイルも変わってきた点がフリーアドレス増加の背景にあります。

ABWとの違い

同じようなワークスタイルに「ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）」があります。

これは時間と場所を自由に選べる働き方のことで、「打ち合わせがある日は出勤、資料作成に専念したいときは在宅勤務」など、より自由度の高いスタイルになっています。

フリーアドレスはあくまでオフィスに限定したものですので、かなり違うものと考えてよいでしょう。ABWはより主体性を重視した働き方です。

一方のフリーアドレスは、オフィス利用の効率化など「オフィスありき」の制度。同じ自由なスタイルが特徴ですが、段階としてはフリーアドレスの先にABWがあるという印象になります。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスは、従来より個人の環境や自由度を意識したオフィススタイルです。同時にコスト面も考慮されているのがポイントです。

コミュニケーションの活性化

フリーアドレスを導入する大きな目的のひとつに、コミュニケーションの活性化が挙げられます。

固定席だと会話相手が限定されがちですが、日ごと、時間ごとに隣が入れ替わるフリーアドレスなら、多くの人とコミュニケーションが取れる環境になります。

特に、普段あまり交わる機会のない他部署の人とも交流できるので、新たな発想やアイデアをもたらす機会となることが期待されます。

また、さまざまな情報交換の場ともなりますので、自社サービス・商品について最新の情報にアップデートできたり、社内の情報が共有されたりと、組織としての運営が活発になるでしょう。

イノベーションの創出

このように、コミュニケーションが活発になることで新製品の構想に結びついたり、社内問題の解決の糸口が見つかったり、イノベーションにつながることが見込まれます。

同じメンバーばかりで話していると考え方が固定化したり、柔軟なアイデアが生まれにくい状況に陥ったりすることが少なくありません。

また、ビジネスに関するアイデアはもちろん、ふとしたアドバイスによって仕事や生活に対する課題の解決など、人生のイノベーションにつながる可能性もあります。

スペースの有効活用

フリーアドレスの利点として、スペースの有効活用があります。すべての社員に椅子や机を用意する必要がなくなりますので、減らした分の空間をほかの用途に使うことができます。

座席数が減ることで一人ひとりのスペースが狭くなりそうですが、持ち物といえばだいたいノートパソコンやタブレットなので、液晶画面・キーボード・マウスといったデスクトップパソコンの器具、書類や筆記用具、メモ帳、固定電話などが置かれていた従来のオフィスデスクより広々と使用できるのではないでしょうか。

デスクのクリーン化

前段で述べたように、社員の持ち物がデジタルデバイスなるので、デスクの上に多くの機器を置かない状況が基本となります。

また、資料や筆記用具など、ある程度荷物が増える場合でも、共用のスペースなので整理整頓の意識が働き、デスクやオフィスがきれいに保たれるケースもあります。

このデスクのクリーン化と関連して、ペーパーレス化の促進が期待されます。固定席では紙の書類をサイドデスクに収納することができましたが、フリーアドレスではしまっておく場所がありませんので、デジタル化してモバイル機器に保管するほうが効率的です。

また、誰がどこにいるかわからない状態で紙の資料を配るより、データをメールで転送したほうが効率的です。

フリーアドレスで起こる問題

フリーアドレスで発生するさまざまな懸念点を見ていきましょう。導入を検討する場合これらの問題をしっかり把握する必要があります。

帰属意識の低下

フリーアドレスによって他部署・他チームとのコミュニケーションが増えますが、その反対に自分が所属している部署やチームとの関わり合いが減少するので、自分がその一員であるという感覚が薄くなります。

新入社員や異動してきたばかりの人は、対応に苦慮することが考えられます。業務のなかでの確認や相談など密なコミュニケーションが必要なのに、相手がどこにいるかすぐに見つけられないこともあるので、コミュニケーションがスムーズに取り組めない可能性もあります。

部署・チーム内気軽な会話が難しくなる

「帰属意識の低下」で触れていますが、新入社員や異動してきたばかりの人でなくとも、同じ部署・同じチーム内のちょっとした確認や相談といった気軽な会話が難しくなる問題があります。

だからといって、同じ部署で集まって座っていれば従来のオフィスと変わりません。ただ、報・連・相のような仕事を円滑に進めるためのスキルを発揮できなくなる状況を避けるために、チャットツールの導入など、フリーアドレスと合わせて検討したいところです。

集中力の妨げ

フリーアドレスの運用を履行するにあてって、集中力を保てなくなる懸念があります。

毎回発生する席決め、入れ替えが頻繁に行われる隣席、コミュニケーションの多いオフィス、持ち物の管理など、個人の性格によってストレスを感じる場合もございます。

また、事務や管理などいわゆるバックオフィス業務の人員が多い業種、企業の場合も、業務に集中しづらい環境になるケースもありますので、フリーアドレス導入には集中できる環境も考慮に入れる必要があります。

誰がどこにいるかわからない

フリーアドレスで起こる大きな問題のひとつが「誰がどこにいるかわからない」でしょう。

決まった相手とコミュニケーションを取る場合には、どこにいるか探す必要があります。きちんと設備が整っていないと、会社にいるのかいないのかもわからないといったケースも考えられます。

このように、社員の管理・マネジメントという面でも難易度が高くなり、リスク・デメリットとして考えられる可能性があります。

「電話」はフリーアドレス導入における大きな障壁

フリーアドレスを成功させるための重要なポイントとなるのが「電話」です。電話に関する大きな課題と解決策を解説します。

電話の取り次ぎ

席が決まっていないフリーアドレス下では、スムーズな電話の取り次ぎが困難になります。

いままでなら座席表を確認して内線をつないだり、小さなオフィスならちょっと声がけすれば済んだりする業務ですが、フリーアドレスはどこに誰がいるかその都度変化しますので、この運用方法が通用しません。

また、お客さまが会社に訪れる場合はどうでしょう。受付の内線電話で、どこにかければよいかわからない状態になってしまうのではないでしょうか。どうやって担当者や目的の部署の人に連絡をつけるのか、などもしっかり考える必要があります。

どこにいても内線が取れる、あるいは、直接やり取りができるなど、電話環境の整備はフリーアドレス導入に欠かせない要素ではないでしょうか。

電話番

電話の取り次ぎと同じようなケースになりますが、代表電話に電話がかかってきた際には誰が対応するのか、運用方法をしっかり決めないと無用なトラブルに発展しかねません。

だからといって、安易に「電話に近い人が対応する」といった運用にすると、電話機の近くに誰も座らなくなります。

また、同じ部署や同じチームではないので、「ちょっと電話に出て」とか「誰もいなくなるから電話番お願い」などと頼みづらい状況にもなるでしょう。

特定の個人に負担が増えるのは問題ですが、それでビジネスチャンスを逃しまっては意味がありません。こういった事態を避けるために、運用面でしっかりルールや設備を準備する必要があります。

ひかりクラウド電話で解決

電話の問題は「電話」で解決が見込めます。フリーアドレスにおける電話の課題は、「ひかりクラウド電話」で対応してみてはいかがでしょうか。

たとえば、電話の取り次ぎに関しては、部署にかかってきた電話を担当者に転送する「内線化」の機能があります。

また、担当者が出られない場合はチャットで対応することが可能です。チャットの対応もスマートフォンやタブレットなど、電話がかかってくる同じツールで対応が可能となります。

なお、電話番の問題は、「ひかりクラウド電話 for WebexCalling」が便利です。鳴動順番を定めることができるので、グループ内のメンバーを順番に鳴らしたり、電話に出ていない順に鳴らしたりすることができます。

このように、障壁となる電話課題の解消を期待できるひかりクラウド電話は、フリーアドレスとセットで導入することでシナジーを発揮できるのではないでしょうか。

「ひかりクラウド電話 for WebexCalling」の詳細はこちら

まとめ

オフィスに固定席を設けず、自由に働くことができるフリーアドレスは、組織の活性化やイノベーションの創出、実現可能なペーパレス化を期待できます。

その一方で、会社運営面でのデメリットもあります。特に電話の対応は大きな問題となる可能性がありますが、解決するためのひとつの方法として「ひかりクラウド電話」をおすすめします。

NTT東日本は、電話環境を整備し、スムーズなオフィス運営の実現をサポートしますので、フリーアドレスの採用を考えている方はひかりクラウド電話の導入もお考えください。

「ひかりクラウド電話」の詳細はこちら

• ※
  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
• ＊
  「Webex Calling」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、サービス事業者のホームページをご確認ください。

• 電話関連コラムトップへ