経費精算とはなぜ必要？経費精算のやり方や経費精算システムを紹介！

「経費精算を行うのが気が重い」「効率的に行うにはどうすればよいのか？」とお悩みの方が、いらっしゃるのではないでしょうか。

経費精算は健全な企業会計を行うために必須な業務であり、正しく経費を使うためには正しい経費精算を行わなければなりません。

そこで本記事では「経費精算がなぜ必要なのか？」ということについて解説します。

経費精算のやり方や経費精算におすすめな業務効率化ツールについて紹介していくので、経費精算について分からない、というビジネスマンの方はぜひ参考にしてください。

そもそも、経費精算はなぜ必要なのでしょうか？

経費精算は旅費交通費や消耗品費といった事業に使った経費を正しく精算し、健全な企業会計を確保するために必要な業務です。

ここでは経費とは何なのか、経費の種類や会計処理について見ていきましょう。

1
経費とは？

企業会計における経費とは「事業をするために必要な出費」のことです。財務諸表上の「費用」の項目に該当します。営業など企業活動に必要な業務を進めるうえで支出したお金が企業会計上の経費として扱われるのです。

主な経費の種類として、以下が挙げられます。

2
原価計算における経費

原価計算における経費とは「材料費と労務費以外にかかった費用」を指します。

原価（売上原価）は以下の3種類に分類されます。このうち、経費は「減価償却費」や「機械の賃貸料」など製品をつくるうえで必要な出費にあたるものです。

• ●材料費：製品を作るために消耗した費用
• ●労務費：労働に支払った人的費用
• ●経費：材料費と労務費以外の費用

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経費精算の会計処理

経費は財務諸表上「費用」に分類されて起票されます。

経費の会計仕訳の例として、通信費を経費精算した場合の事例が以下の会計仕訳です。

（例１．通信費10,000円を経費として現金で支払った）

経費の支出が確定している場合でも現金支出のタイミングで貸方の勘定科目が異なります。経費精算の途中で決算期を跨いだ場合、貸方科目は未払金として扱います。

（例２．通信費10,000円を経費として計上したが、従業員への精算は翌期に行う）

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経費にならない費用とは？

事業に必要であると認められた場合のみ経費に該当します。つまり、私用に使った費用および事業に必要でない費用は経費として認められません。

経費にならない費用として注意したいものが「交際費」です。交際費とは取引先との付き合いや接待のために支出した経費ですが、税務上では全額が経費として認められるわけではありません。

交際費は企業会計上では経費として取り扱いますが、税務上では損金として取り扱われません。そのため、交際費を計上する際には「交際費の用途」「取引先名」「参加人数」「1人当たりの金額」といった情報を明記する必要があります。

企業が経費精算をする目的は何でしょうか？

経費精算は企業が正しく経費を管理するだけでなく、公平な経費運用や節税対策など会社の出費を少なくすることにも役立ちます。

経費精算の目的として以下5点が挙げられます。詳しく確認していきましょう。

• ●会社の経費を管理して適切な企業会計を行う
• ●経費の無駄遣いを削減する
• ●公平な経費運用をする
• ●経理担当者の業務負担を減らす
• ●節税対策

目的1
会社の経費を管理して健全な企業会計を行う

会社の経費を適切に管理することは健全な企業会計に繋がります。企業会計は日々の会計取引を適切に記録し、財務情報の開示や財務分析に役立てるものです。

経費精算をすることで経費の使用状況を明確にして正しい企業会計に役立てられます。

目的2
経費の無駄遣いを削減する

経費精算をすることで経費の無駄遣いを削減できます。経費の無駄遣いを削減することで会社は無駄な支出を減らせるのです。

経費精算の際にルールを設けることで経費として認められる支出を限定できます。経費の用途や経費の上限額を定めて経費の無駄遣いや経費の私用を防げるでしょう。

目的3
公平な経費運用をする

経費精算は経費の公平な運用に役立ちます。

経費精算をするためには経費規定という経費を使うためのルールを作成し、ルールに違反した経費を認めないといった内部統制が必要です。

こういった規定を運用することで、社員の間にある不公平感を減らせます。

目的4
経理担当者の業務負担を減らす

経費精算の業務フローを確立することで経理担当者の業務負担を減らせます。

経理担当者は経費の申請をチェックして経費の使用が妥当であるかを確認します。企業の規模によって経費申請は膨大な件数になるため、経理担当者の業務負担が増えがちです。

経費精算の運用規定を明確にして業務フローを確立することでこういった経理担当者の業務負担を減らせるでしょう。

目的5
節税対策

適切な経費精算は節税対策にも繋がります。

企業は事業年度の所得に応じて支払うべき課税額が決定します。課税対象となる所得は大まかに売上などの収益（益金）から経費などの支出（損金）を差し引いて計算されるものです。

経費を正しく管理することで課税対象となる所得を圧縮して節税対策に繋がるのです。

経費精算はどのような業務フローで進めればいいでしょうか？

経費精算の業務フローには「経費申請者」「経費承認者」「経理担当者」という3つの立場があります。それぞれの立場から見て、以下のような業務フローで経費精算を進めます。

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なぜ領収証が必要？

経費精算をしていると「なぜ領収証が必要なのか？」と疑問に思われる方は多いのではないでしょうか。

領収証はサービスの対価として代金を確実に支払ったことを証明する書類です。もし経費精算の申請に領収証が添付されていないとサービスを消費したと証明する手段がなくなってしまいます。経費申請者に悪意がある場合、架空の経費精算をして会社のお金を不正利用されてしまうかもしれません。

このような架空請求を避けるため、経費精算をする際は領収証を必ず添付するように経費精算規定などでルールを定めておきましょう。

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レシートと領収証の違いとは？

レシートと領収証はどのように違うのか悩まれる方は多いのではないでしょうか。

いずれも支払いを証明するための手段ですが、領収証はレシートに比べて「宛名が記載されている」という違いがあります。法的な証明力も宛名の記載されている領収書の方が効力が高いです。

税法上では、経費精算の際にはレシートであっても領収証であっても支払いを証明する情報として十分な手段となります。そのため、少額な取引であればレシートのみで経費精算の証拠として十分です。

（ただし、経費精算規定において個別に領収証の提出が必要という会社もあるので、お勤めの会社における経費精算規定を確認するようにしましょう）

経理上の処理は宛名が記載されていないレシートでも問題になることはありませんが、多額な取引の場合は宛名が記載された領収証を貰っておくといいでしょう。

なお、消費税法において特定の業種や少額な取引においては宛名を記載しなくてもレシートが正式な領収証として認められています。領収証として宛名を記載する必要がないケースは以下の通りです。

3
領収証の保存期限

領収証およびレシートの保存期間は税法で7年間と定められています。書類の保存がない場合、税務調査でペナルティが課される場合があるため注意しましょう。

ただし、法人で繰越欠損金の控除適用を受ける場合は10年間の保存が必要です。

参考：帳簿書類等の保存期間｜国税庁

企業が経費精算を行う際、経理担当者をはじめとする業務負担が多いこと、経費の不正利用に繋がるリスクが考えられます。

• ●バックオフィス業務の負担が重い
• ●経費精算の差し戻しが多い
• ●書類の管理が大変
• ●不正やミスが起こりうる

1
バックオフィス業務の負担が重い

経費精算の課題として、経理担当者をはじめとしたバックオフィス業務の負担が多いことが挙げられます。

経理担当者は膨大な件数の経費精算を処理します。特に月末や決算期末には大量の経費精算の申請をまとめて処理しなければならないため人的な工数がかかるものです。

バックオフィス業務の負担を減らすためには、経費精算システムを導入して経費精算の業務を自動化することが効果的です。

2
経費精算の差し戻しが多い

経費精算の差し戻しは経理担当者にとっても経費の申請者にとっても大きなストレスとなります。

「領収証が添付されていない」など、経費精算ルールに違反する経費の申請を自動的に差し戻しする仕組みが必要です。

3
書類の管理が大変

経費精算においては書類を適切に管理しなければなりません。経理担当者は経費精算書や添付された領収書などの書類をファイリングする必要があります。

経費精算に加えて書類をファイルする作業が必要であるほか、書類を管理するためのスペースも確保しなければなりません。

書類を電子保存するシステムを導入することで、こういった書類を管理する業務の工数および書類を保管するためのスペースを削減できます。

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不正やミスが起こりうる

経費精算は会社のお金を扱う大事な仕事です。

しかし、人による作業は必ずミスが付き物です。経費の申請者に悪意がある場合は経費の不正利用も起こってしまうでしょう。

こういった不正やミスを防ぐためにはシステム導入による自動化によって人為的なミスが発生する余地を減らすことが効果的です。

次の項では経費精算システムにおすすめのクラウドサービスを紹介します。

経費精算システムの導入なら「freee経費精算 for おまかせ はたラクサポート」がおすすめ！

「おまかせ はたラクサポート」シリーズでは、経費精算を始めとするバックオフィス業務における課題を解決できるサービスを、NTT東日本が厳選しラインナップしております。

バックオフィス業務での非効率な領域を段階的に効率的な運用へ変えていくことができます。

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バックオフィス業務の課題を解決！

「freee 経費精算 おまかせ はたラクサポート」では経費精算の効率化を促進することで、バックオフィス業務の課題を解決します。

以下の通り多様な機能を搭載しているため、先にあげた経費精算における課題を解決できます。

例えば、「レシートの日付・金額の読み取り」機能ではレシートから経費精算のデータを自動入力してくれます。こういった自動入力機能によって人の手による作業工数が削減され、人為的なミスを減少できるでしょう。

参考：freee経費精算 for おまかせ はたラクサポート　サービス詳細

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リーズナブルな導入費用

「freee経費精算 おまかせ はたラクサポート」はリーズナブルな導入費用で経費精算システムを導入できます。

クラウド型のサービスであるため、初期費用はかかりません。インターネット環境さえあればすぐに導入できるためバックオフィス業務のコスト削減が可能です。

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万全のサポートサービスでスムーズな導入

システムを導入する際は「使い方がわからない」「初期設定ができない」など現場でのトラブルが発生し得ます。

「おまかせ はたラクサポート サポートサービス」ではこういったトラブルに備えて万全のサポートサービスを用意しています。

参考：おまかせ はたラクサポート　サービス詳細

経費精算は会社の経費を正しく管理するために必要な業務です。経費精算を正しく運用することで健全な企業会計に役立ち、公平感のある経費運用を実現できます。

経費精算の業務にはバックオフィス業務の負担が大きいこと、不正やミスが起こりうるという課題があります。こういった課題を解決するために経費精算システムを導入して経費精算の業務をシステム化することが効果的です。

スムーズな経費精算には「freee経費精算 おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。「おまかせ はたラクサポート サポートサービス」もあわせて活用することで、豊富なクラウドサービスの機能を使いこなすサポートををさせていただき、経費精算の業務効率化をすすめられます。

経費精算システムを導入して経費精算の業務効率改善に役立ててください。

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