【簡単】会社で受けた外線電話を転送する3つの方法！メリットと注意点も紹介

会社への電話を転送する3つの方式

会社にかかってきた外線電話を転送する方法は、以下の3つです。

ここでは方式別に電話の転送方法を説明しますので、自社に必要な転送方式を検討する際の参考にしてください。

内線転送

同じ主装置の配下にある別のビジネスフォンに外線電話を転送するのが、内線転送です。内線転送では各ビジネスフォンに割り当てられた内線番号を使用して電話を転送するため、通話料がかかりません。一般的な内線転送の手順は、以下のとおりです。

操作方法やボタン名称はメーカーによって異なるため、担当者に内線をかけた後で、転送ボタンを押して電話を転送するケースもあります。詳しい操作の手順は、ビジネスフォン導入時に操作マニュアルの確認が必要です。

応答後に外線転送

会社にかかってきた電話に一度対応してから保留し、スマートフォンなどに転送するのが外線転送です。別の電話番号に発信するため、外線転送には通話料がかかります。外線転送の一般的な手順は、以下のとおりです。

接続ボタン押下後は担当者との通話が切れるため、そのまま受話器を置いて外線転送は完了です。操作の手順やボタン名称は内線転送と同様メーカーごとに変わるため、ビジネスフォン導入時に確認しましょう。

自動で外線転送

あらかじめ登録した電話番号に、ビジネスフォンへの着信を自動で外線転送する方式もあります。主な外線電話の自動転送は、以下の2種類です。

外線を着信しているビジネスフォンは鳴らさず、ダイレクトに転送先の番号を鳴らすのが無条件転送です。無応答時転送の場合は、数コールほどビジネスフォンを鳴らし、応答しなければ指定の電話番号に転送します。

リモートワークでオフィスに内勤者がいない場合などは、無条件転送機能の利用がおすすめです。

会社の電話をスマートフォンに転送する3つの手段

会社で受けた電話をスマートフォンへ転送する手段は、以下の3つから選べます。

ここではスマートフォンへの電話の転送手段の詳細を説明しますので、自社に適した手段を見つけるための参考にしてください。

固定電話のオプションサービスを利用する

電話会社が提供するサービスを利用して、会社の電話をスマートフォンに転送できます。サービス名は会社ごとに違いますが、NTT東日本の転送サービスは「ボイスワープ」という名称です。

転送サービスの利用には申し込みが必要で、月額使用料がかかります。また、転送時は転送元の電話番号に対して、通話料が発生します。オフィスにいないときもビジネスフォンへの着信に対応したい場合は、転送サービスの利用がおすすめです。

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ビジネスフォンの機能を利用する

ビジネスフォン本体にも、以下2つの電話を転送する機能が備わっています。

同一主装置とつながっているビジネスフォン同士での内線転送は、通話料がかかりません。一方で別の電話番号に発信してから転送する外線転送では、通話料が発生します。

クラウドPBXを利用する

クラウドPBXは、ネットワーク上にあるPBX(構内交換機)を利用するサービスです。クラウドPBXを利用することで、インターネット経由でスマートフォンを内線化できます。内線化されたスマートフォンはインターネットにつながっていれば、オフィスの外にいても内線転送できます。

スマートフォンへの外線転送は、通話料が発生するのが一般的ですが、クラウドPBXならスマートフォンに内線転送できるため、通話料が発生せずコストを抑えられます。

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会社の電話を転送する3つのメリット

会社への外線電話を転送できるようにする利点は、以下の3つです。

転送機能の導入によるメリットを紹介しますので、検討の参考にしてください。

迅速に顧客対応できる

電話の転送機能を導入していない場合、緊急の要件でも一旦通話を終了してから担当者に取り次ぐ流れになります。折り返しに時間がかかると、お客さまがストレスを感じる懸念があります。

お客さまが緊急の折り返しを依頼するときは、トラブルが発生している可能性が高いです。かかってきた電話をその場で転送できれば、迅速に対応できることにより顧客満足度の向上につながります。

業務効率化につながる

電話の転送機能を導入していれば、取り次ぎ業務の工数を軽減できます。受けた電話を直接転送できない場合、折り返し依頼のために外線発信が必要です。

その場で電話を転送できれば、オフィスワークをしている社員の負担が減ります。取り次ぎ業務の負担が減れば、対応する社員が自身の仕事に専念できて業務効率化につながります。

通話料が低減できる

会社の電話を転送できない場合、担当者に取り次ぐためオフィスワーク中の社員は外線発信することになります。外線発信には通話料がかかりますが、スマートフォンを内線化していれば、内線転送できるため通話料がかかりません。電話を転送できれば折り返し依頼のための発信が不要になり、通話料を低減できます。

「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、オフィス・自宅・外出先のどこにいても利用できるビジネスフォンです。インターネット接続環境とオプション機器（「モバイル内線アダプタMB510」、内線ユニット）を利用すれば、スマートフォンを連携して内線化し、テレワークや外出時も会社の電話番号で発着信できます。会社へかかってきた電話も内線転送できるため、コスト低減につながります。

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会社の電話を転送する際の3つの注意点

電話の転送機能を導入する際、以下3つの事項に注意が必要です。

ここでは注意するべきポイントを説明しますので、転送機能の導入の参考にしてください。

外線転送の場合は内勤者の常駐が必要

会社へかかってきた電話を転送するには一度電話を受けなければならず、テレワーク制度があっても1人は電話対応のために内勤が必要です。たった1人が出社するだけでも、照明やエアコンの利用による電気代がかかります。

また、電話対応のためだけに出社が必要となると、社員の不満につながりかねません。電話の自動転送サービスを利用すれば、電話対応が目的での内勤が不要になります。

入電数が多いと内勤者の負担が大きい

取り次ぎが必要な電話数が多いと、内勤者は本来の業務が滞ることになります。また、代表番号以外に部署別の電話番号があると入電が重なる可能性もあり、内勤者の負担がより大きくなるでしょう。

代表番号以外への着信は自動転送サービスを利用するなど、特定の電話番号だけでも転送できるようにすれば、内勤者の電話対応による負担を減らせます。

社内と社外どちらからの電話なのか判断できないケースがある

電話転送サービスでは、転送先のスマートフォンに発信者の電話番号が表示されるケースが多いです。一方で、ボイスワープを利用してオフィスで受けた電話を手動で転送した場合（＝応答後転送）、受診したスマホには転送元（自社）の電話番号が表示されます。

このため、応答後転送の場合には、転送を受ける担当者が社内と社外どちらからの入電か判断できません。顧客や取引先から電話がかかってきているのに社内からの電話と勘違いして対応すると、ビジネスマナーを欠いてしまう可能性があります。そのようなことが無いよう、日頃から社内からの電話にも社外からの入電と同じように応答することで、お客さまへの失礼な応対を避けられます。

会社の電話転送業務の効率化にはSmartNetcommunity αZXⅡ typeS,Mがおすすめ

「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」はオフィス・自宅・外出先のどこでも利用でき、さまざまな働き方をサポートするビジネスフォンです。インターネット接続環境とオプション機器（「モバイル内線アダプタMB510」、内線ユニット）を導入すれば、スマートフォンをビジネスフォンの内線として使用できます。

内線化したスマートフォンに電話を転送できるため、取り次ぎのための無駄な電話を省き、通信費低減と業務効率化に貢献します。遠隔地にある複数の拠点をIPネットワークでつないで1つの電話システムとして利用すれば、拠点間での電話転送業務の効率化も可能です。

まとめ

ビジネスフォンには会社の電話を転送できる機能があり、導入すれば外線を取り次ぐ工数やコストを低減できます。スマートフォンを内線化することで、テレワークや外出中もオフィスにいるときと変わらず電話対応が可能になり、業務効率を低下させません。オフィスワークとテレワークを組み合わせた新たな働き方が求められている今、電話対応の業務効率化は欠かせない対策の1つです。

NTT東日本が提供する「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、スマートフォンとの連携を強化して電話に関する業務効率化をお手伝いできるビジネスフォンです。電話対応の業務効率化にお悩みの方は、資料をダウンロードして転送機能の導入について検討する際の参考にしてください。

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