オフィス用電話機を選ぶ際のポイントを紹介

オフィス用の電話機（ビジネスフォン）について解説

オフィス用の電話機は「ビジネスフォン」と呼ばれ、多くの会社で導入されています。この章では、ビジネスフォンと家庭用電話機との違いや、導入のメリットについて説明します。

オフィスの電話機（ビジネスフォン）の特徴

オフィスで使われている電話機は、一般の家庭で使われている電話機とは大きな違いがあります。オフィス用電話機は主装置（PBX）という装置を介すことで、一つの電話番号で同時に複数の電話機での受発信が可能です。主装置があることによって、通話中でも同じ番号にかかってきた着信を別な電話機で他の社員が取ることができます。

また、転送機能や録音機能、自動音声機能など業務効率化につながる機能が搭載されているのもオフィス用電話機の特徴です。

さらに、オフィス用電話機を導入する場合、電話機の端末以外にも主装置の購入と、回線をつなぐための工事が必要なので、家庭用電話機に比べて導入費用が高くなる傾向があります。

ビジネスフォンを導入するメリット

ビジネスフォンの導入にはいくつかのメリットがあります。

まず、ビジネスフォンの大きな特徴である、内線・外線の使い分けです。これによって電話取り次ぎの手間を軽減でき、社内コミュニケーションを円滑に進められます。スピーディーな電話対応は、電話をかけてきた外部の人に対して信頼感を高める要因にもなります。

また、FAXが導入できるのもメリットの一つです。社会的にペーパーレスが進んでいますが、FAXを使用している会社は多くあります。取引先がFAXを使用していた場合でも、スムーズな対応が可能です。

ほかにも、固定電話番号があることで事務所を構えていると判断でき、社会的信用にもつながります。金融機関や取引先にとっては、安心材料の一つになるでしょう。

さらに、一人会社でもビジネスフォンを導入していれば、プライベート用の電話を仕事で使う必要がありません。勤務外の時間に仕事の電話がかかってくることがなくなり、プライベート用と仕事用の連絡先の棲み分けもできます。

オフィス用の電話機選びの3つのポイント

一概にビジネスフォンと言ってもその種類はさまざまで、自社に適した製品をどのように選べば良いのか迷う方がいるのではないでしょうか？ビジネスフォンを選ぶうえで押さえておくべきポイントは、以下の3つです。

この章ではそれぞれの項目について詳しく解説します。

機能性

オフィス用電話機を選ぶ際には、機能性を考慮することが重要です。ビジネスフォンはさまざまな機能を追加できる機種が多く、機能を追加すればするほど高価になります。

機能が多いほうが良いからと言って、一つひとつの機能を精査せずに追加したところで、実際に業務で使うことがなければお金も無駄になってしまいます。会社の規模や利用状況から必要な機能を考え、自社のニーズと予算に応じた最適なオフィス用電話機を選びましょう。

予算

ビジネスフォンの導入費用は以下の3つで構成されます。

主装置や電話機端末の価格はメーカーやモデル、導入数・導入方法によって大きく変動します。そのため、予算を考えて適切な電話機を選ぶ必要があります。

導入費用を抑えたい場合は新品での購入ではなく、リース契約やクラウド型電話機も検討しましょう。クラウド型電話機だと主装置と工事が不要なので、その分導入費用は安く導入できることが多いです。

利用環境

オフィス用電話機は、導入後の利用環境も考えて選ぶのがポイントです。現在のニーズだけを考えて導入すると、あとで電話機を増やしたり契約しなおしたりと、手間とコストが発生する可能性があるからです。

一般的には、電話機を使うスタッフの1/3が同時通話できる環境をつくるのが良いとされています。しかし、将来的に会社規模が大きくなる可能性があるなら、電話機の追加導入がしやすいかどうかまで考えて電話機を選びましょう。

電話機の選び方のポイントをさらに知りたい方は、以下の資料もあわせてご覧ください。

「電話サービス導入ポイント集」
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NTT東日本のおすすめ電話機

NTT東日本が提供するオフィス用電話機をご紹介します。

SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M

「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、これからの時代に合わせたニューノーマルな働き方に対応した電話機です。typeSとtypeMには、以下の違いがあります。

スマートフォンとの連携ができ、外出先やテレワークでの在宅中でも、会社の固定電話番号を使用した受発信が可能な点が大きな特徴です。会社にいなくても電話対応が可能なのは、テレワーク導入中や導入を検討中の企業にとっては大きな魅力です。ほかにも留守番電話機能、遡り着信機能などの豊富な録音機能や、業務効率化につながる機能が多く搭載されています。

「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」についてより詳しく知りたい方は、以下の商品カタログをご覧ください。

「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」
資料ダウンロードはこちら

スマートフォンをビジネスフォンとして利用できるクラウド型電話（PBX）サービス

新たなビジネスフォンの形としてクラウド型電話サービスが注目されています。クラウド型電話サービスとは、主装置（PBX）をクラウド化することでインターネットを利用した電話機（ビジネスフォン）の利用を可能にするサービスです。

クラウド型電話の特徴として「スマートフォンをビジネスフォンとして利用できる」ことが挙げられます。専用の電話機を設置する必要がなく、個人のスマートフォンをビジネスフォン化できるため導入のハードルは低いです。

また、クラウド型電話では、従来のビジネスフォンと同様に内線・外線や保留転送などの機能を利用できます。利用できる機能に大きな差がないため、従来のビジネスフォンからクラウド型電話に移行する場合でもスムーズな切り替えが可能です。

クラウド型電話（PBX）を導入するメリット3選

クラウド型電話の導入にはいくつかのメリットがあります。

一つずつ解説していきます。

初期費用が低減できる

クラウド型電話では主装置の設置費用を低減できます。従来のビジネスフォンは主装置や電話回線の設置工事が必要なのに対し、クラウドPBXは設置工事が必要ありません。別途クラウドの利用料はかかる場合が多いです。

また、クラウド型電話では個人のスマートフォンをビジネスフォンとして利用可能です。専用の端末を購入せずに利用できるため、電話機端末の設置費用を抑えることができます。

外出先からでも利用できる

クラウド型電話はインターネットがつながっている場所であればどこからでも利用可能です。外出先からでも内線通話が利用できるため社内連絡での通話料を軽減できます。

また、インターネット通信環境が整っていればテレワーク中の自宅からでも内線通話や保留転送などの機能が利用できます。テレワークを導入している、検討しているという企業には適したツールと言えるでしょう。

PCで簡単に設定できる

クラウド型電話では担当者自身での設定変更が可能です。従来のビジネスフォンは電話機端末の増設など、設定の変更を行う際には専門の業者に依頼する必要があります。一方で、クラウド型電話ではPCなどのWeb端末を利用することで簡単に設定変更が可能です。専門的な知識のない人でも設定が変更できるため、業務効率化につながります。

クラウド型電話機を利用するなら「ひかりクラウドPBX」

はじめてクラウド型電話を利用する企業には「ひかりクラウドPBX」がおすすめです。「ひかりクラウドPBX」はNTT東日本が提供するクラウド型電話サービスで、はじめて利用する方でも安心して利用できるよう、以下のサービス体制をとっています。

特に、専任スタッフが対応する相談窓口や無料トライアルサービスは「導入を検討しているが不明な点が多い」「自社の用途に適したプランを選択したいがどれを選べばよいかわからない」という方はぜひ利用してみてください。

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電話に関するお悩みはNTT東日本にご相談ください

NTT東日本の「電話総合ポータル」では、電話に関するお悩みを解決できる以下のコンテンツを提供しています。

電話導入のポイントを教える資料も提供していますので「電話機の選び方がわからない」とお悩みの方は資料を参考にしてみてください。また、サイト内ではNTT東日本が提供する電話機やサービスを一覧で紹介しています。電話機の比較がしやすいので、自社に適した電話機を選ぶ際にぜひ利用してみてください。

電話サービスに関する
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まとめ

ビジネスフォンの導入は、社内外の円滑なコミュニケーションにつながったり、社会的信頼が高まったりと、多くのメリットがあります。

ビジネスフォンを選ぶ際には、以下の3つのポイントを押さえましょう。

メーカーや機種によって機能性・操作性・デザイン性などの特徴が異なり、機能が豊富なほど電話機の価格は高くなる傾向があります。導入費用を抑えたいのであれば、主装置と工事が不要なクラウド型電話機がおすすめです。会社の規模や利用用途を考えて、自社のニーズと予算に適したビジネスフォンを選びましょう。

自社に最適なビジネスフォンの選び方のポイントがわかる資料をご用意していますのでぜひご活用ください。

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