オフィス電話機の仕組みを解説

オフィス用の電話機は家庭用と仕組みが異なり、内線通話や複数回線の利用、コール転送などの機能を備えています。オフィスでの業務効率化や顧客対応の品質向上のため、業務上の多様なニーズに対応可能です。

例えば、かかってきた外線電話を複数の電話機に着信させたり、複数の電話機から同じ電話番号で発信したりできます。また、内線機能を利用したオフィス内の電話機同士の通話は無料です。オフィス電話機は企業のさまざまなシーンに応じて柔軟に対応でき、社内コミュニケーションの円滑化や業務効率化につながります。

オフィス電話機と家庭用電話機との3つの違い

オフィス電話機と家庭用電話機には以下のような違いがあり、使用目的や仕組みが異なります。

本章では、ケースごとにオフィス電話機と家庭用電話機の違いをそれぞれ解説します。

複数の電話機を同時に発信・着信できる

オフィス用電話機は、複数の端末で同時に発信・着信が可能です。複数チャネルを契約の場合、1つの番号からの着信で同時に複数の電話機を鳴らすことや同時に通話ができるため、業務の効率性が向上します。家庭用の場合は、電話機と同じ数の電話回線が必要になります。オフィス用はオプション契約により複数の電話機を同時に利用でき、社内外との電話連絡が多いオフィスにおいて導入されることが多いです。

多くのビジネスシーンでは、複数の従業員が同時に通話を行う場合があるでしょう。オフィス用電話機を利用する場合は電話機と同じ数の電話回線は必要なく、1つの回線に対して必要な電話機だけ用意すれば良いため経済的に利用できます。

電話番号を複数の電話機で共用できる

オフィス用電話機では、1つの電話番号を複数の端末で共用できます。オフィスでは1つの電話番号を共有して業務を行うことが多く、着信時はどの電話機からでも応答することが可能です。電話番号を部署内で共有することで、誰でも顧客からの問い合わせに対応できます。

家庭用電話機は着信があると、回線接続している電話機でしか通話ができません。オフィス用電話機による電話番号の共用は、オフィスの業務効率を向上させ業務の柔軟性を高められます。

電話を別の担当者につなげられる

オフィス用電話機は、電話を簡単に別の担当者に転送できる機能を備えています。顧客からの問い合わせを迅速に担当者へ引き継げるため、顧客満足度の向上につながります。家庭用電話機は複数の電話機同士での接続ができないため、着信がある場合に別の電話機へ転送できません。

そのため、通話の際は電話機が設置されている場所まで移動しなくてはならないため、しばらく保留状態が続き相手を待たせてしまいます。オフィス用電話機の転送機能により別の担当者にスムーズにつなげられるため、顧客サービスの品質が高められます。

オフィスで使われる2種類の電話機

オフィスで使われる電話機は大きく2種類に分けられます。本章では、オンプレミス型・クラウド型電話機の特徴やメリットをそれぞれ解説します。

オンプレミス型オフィス電話機

オンプレミス型オフィス電話機は、主装置を物理的な機器としてオフィス内に設置します。このタイプはオフィス内の固定電話機を配線で繋ぎ、内線・外線の発着信や転送が可能です。また、自社の業務に応じたカスタマイズが行えます。

例えば、不正アクセスに備えたセキュリティ強化や、アクセス増加による高負荷に対応した高性能なシステムを構築しておくことが可能です。ただし設置や配線にともなう工事費や設定費用などの初期費用と、設置規模に応じた保守費用などのランニングコストが必要になります。

クラウド型オフィス電話機

クラウド型オフィス電話機は主装置がクラウド上で管理され、インターネットを介して利用します。物理的な機器の設置が不要で場所を問わずアクセス可能であり、多様なニーズに対応可能です。また、災害時に物理的な破損が起こりにくい点もメリットの1つとして挙げられます。

利用開始するための主装置にまつわる費用は設定費のみとなるため、初期投資が少なく導入もスムーズに行われます。クラウド型オフィス電話機はスマートフォンにアプリケーションを追加すれば外出先から社外の電話を直接受けられるため、業務上での利便性が高いです。

オフィス電話機を選ぶ際の5つのポイント

オフィス電話機は業務に合ったものを選ぶことが大切です。オフィス電話機を選ぶ際のポイントを以下の5つにまとめました。

本章では5つのポイントについて、それぞれ解説します。

電話機の種類

標準電話機・コードレス電話機・防水電話機・停電用電話機などの中から適切な電話機の種類を選択することにより、さまざまな機能が活用することで業務効率を高めます。電話機によって提供される機能が異なり、業務の特性に適した選択が必要です。固定電話機以外に、スマートフォンをオフィス電話機として選ぶこともできます。

営業での外出やテレワークが多い場合は、オフィスの外からスマートフォンで内線通話できるようにしておくと便利です。電話機の選択はオフィス業務の内容を考慮し、最適な機能が備えられたモデルを選びましょう。

電話回線の種類

電話回線の種類を正しく選択することが、コストと通信品質を最適化するために重要です。回線の種類によって、通話料金や接続の安定性が異なります。電話回線はおもに2種類あり、加入電話（アナログ回線）か光回線を選択します。

電話回線の種類を決定する際には、オフィスの規模・費用・通信頻度に合わせて、最も効果的なものを選んでください。

必要な機能

オフィス電話機を選ぶ際には自社に必要な機能を特定し、適切なモデルを選択することが重要です。搭載されている機能が多い電話機は高額になる傾向があり、業種や活用方法により機能の必要性が異なります。業務の特性に合わせて、以下のような機能が必要か洗い出しておきましょう。

搭載機能が多いオフィス電話機は高額になる傾向があるため、ニーズと予算に合った選択を行い、業務効率向上とコスト削減の実現をめざします。

導入・運用コスト

オフィス電話機を導入する際のコストは、以下の通り利用方法によって異なります。

導入時の初期費用以外に、導入後は月額利用料が発生する場合もあるので確認が必要です。また、電話機を「新品」や「リース」で利用していない場合は、保守サービスの対象外となる場合もありますので、事前に確認することをおすすめします。

保守・サポート体制

オフィス電話機を選ぶ際には、長期的な視点での保守・サポート体制を考慮することが重要です。システムのトラブルや不具合が発生した際に、迅速かつ適切な対応を行うためです。サポートが無い場合、故障後数日から数週間にわたって通常通りの電話業務ができなくなる可能性があります。

また多くのメーカーで、販売終了後6年にサポートが終了するのが一般的です。サポート期限切れでも使い続けることはできますが、故障した際のメーカー修理は受付できない場合があるので注意しましょう。導入後の保守・サポートを十分に検討し、信頼できるサポート体制を確保することで、オフィス電話機の安定した運用が可能です。

オフィス電話機なら「SmartNetcommunity αZX typeS,M」がおすすめ！4つの活用方法を紹介

オフィス電話機の導入を検討されている方におすすめしたいのが、NTT東日本が提供する「SmartNetcommunity αZX typeS,M」です。本章では便利な4つの活用方法について解説します。

会社にかかってきた電話をスマートフォンで着信

「SmartNetcommunity αZX typeS,M」は、会社にかかってきた電話を直接スマートフォンに転送^※1する機能により、外出先でも通話に対応できます。この機能により、従業員はオフィスから離れていても重要な通話を逃さず、顧客サービスの質を維持することが可能です。

スマートフォンの電話帳に顧客情報を登録しておくことで、会社にかかってきた電話も相手の名称と電話番号がスマートフォンに表示されるため、会社以外の場所からも適切に対応できます。スマートフォンへの直接転送機能は、オフィス外での業務効率を向上させ顧客満足度を高めるのに役立ちます。

• ※1
  スマートフォンとの連携には「フレッツ光」などのインターネット接続環境とオプション機器（「モバイル内線アダプタMB510」、内線ユニット）が必要になります。

スマートフォンから会社の電話番号で発信

「SmartNetcommunity αZX typeS,M」では、社員は個人のスマートフォンから会社の電話番号を使って発信できます。個人のスマートフォンの電話番号を発信先へ開示することなく会社の電話番号を使用できるため、プライバシーを守ることが可能です。

さらに営業担当者が個人のスマートフォンの電話番号を使用して顧客に連絡する際、会社の電話番号が表示されるため、信頼性が高まります。個人のスマートフォンの電話番号から会社の電話番号を使って発信する際の通話料金は、会社負担となるため、気兼ねなく利用してもらえます。

内線番号でスマートフォンへ転送

「SmartNetcommunity αZX typeS,M」では、内線番号を使用してスマートフォンに通話を転送できるため、どこにいてもオフィス内の通信環境を維持できます。社内のコミュニケーション手段を外部に持ち出せるため、柔軟な働き方の実現が期待できます。

例えばリモートワークをしている従業員が自宅で内線通話を受けたり、外出先から社内の他のメンバーに連絡が取れます。内線番号をスマートフォンに転送する機能は、オフィスの外でも連絡を円滑に行いチーム間のコミュニケーションをサポートします。

「自動音声ガイダンス」によるメッセージの録音・再生

「SmartNetcommunity αZX typeS,M」の自動音声ガイダンス機能を利用すると、効率的に顧客のメッセージ管理が行えます。この機能は不在時の問い合わせに対応し、重要な情報を録音して後で再生することが可能です。

例えば、顧客がオフィスに連絡した際に通話可能になるまで待っていただいたり、電話をかけ直していただく旨を伝えることができます。留守番電話に録音機能があることで、すぐに電話に出られない時でもトラブルなく対応できるでしょう。自動音声ガイダンス機能は顧客サービスの質を向上させ、業務効率を高める有効なツールです。

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まとめ

オフィス電話機を導入する上で大切なことは、業務に応じて必要な電話機能や回線の種類、利用方法を選択することです。オフィス電話機によって自社業務の課題解決を行い、業務効率化へつなげましょう。

「SmartNetcommunity αZX typeS,M」は、リモートワーカーや多忙なビジネス環境での利用を考慮した、さまざまな機能が自社のニーズに対応可能です。ぜひ以下のリンク先から資料をダウンロードしてください。

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