「スマートフォン内線化(内線電話)」は当たり前?!クラウドPBXの活用で業務効率化

クラウドPBXは便利な機能を多く持っていますが、サービスとしての歴史がまだ浅く、さらに、それを取り扱うたくさんのベンダーが存在するということも相まって、「いざ自社に導入」となると、悩まれる方も少なくないかと思います。

また、それに付随するアプリについても同様です。クラウドPBXを導入後、専用アプリをスマートフォンにインストールすることで、着信をスマートフォンへ転送することが可能ですが、どのアプリを入れたら便利な使い方ができるのか、迷うケースがあるでしょう。

そこで今回は、弊社が厳選した活用イメージを、業種・業態・企業規模が異なる3パターンでご紹介いたします。

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更新日：2024年8月29日

「スマートフォン内線化」の3つの活用イメージを紹介します

以下でご紹介する3点は、いずれも事例を基にしたイメージです。よって、3社いずれも便宜上の記載であり、実在する企業のイニシャルではありません。また、すべてのお客さまにおいて、同様の効果があることを保証するものでもありませんので、あらかじめご了承ください。

活用イメージその1：営業が外出中でも問題なし！内線番号がスマートフォンにつながる？！

まずは、小売業を営む会社（百貨店A社）の営業部署での導入を想定してのお話です。小売業の営業職にはさまざまな業務がありますが、百貨店となると、企業に商品を提案する法人営業のほかに、外商と呼ばれるお得意さま担当の営業社員が存在します。お得意さまに、より質の高い応対をするうえで、「お待たせしないスピーディーな対応」は基本的かつ必須となると思いますが、実態としてはお得意さまにお待ちいただく時間が生じている......とお悩みの方も少なくないでしょう。なぜなら、オフィスにかかってきたお得意さまからのお電話（外線電話）に対して、一旦電話を切り、担当の外商社員のスケジュール表を確認し、彼らへ連絡を入れて折り返しするという複数のステップを踏んでいるためです。

この問題解決の一助となるのが、クラウドPBXの導入です。インターネット回線を利用するサービスであるクラウドPBXには、スマートフォンや、パソコン、タブレットほか幅広い端末機器と連携可能というメリットがあり、外出中の外商社員のスマートフォンへダイレクトに転送電話を接続することが可能です。そのため、お得意さまの待ち時間短縮につながることはもちろん、オフィス内のコミュニケーション効率化についても効果を発揮します。

ロケーションにしばられない新たなコミュニケーション方法実現によって、「顧客のストレス軽減」と「業務効率化」、この2つを同時に達成することができるというわけです。

通話イメージ

クラウドPBX の活用は、さまざまなコミュニケーションの効率化を手助けしてくれます。

活用イメージその2：リモートワークでも、会社の電話番号が使える！

次に、オンラインショッピング事業を展開しリモートワークも積極的に取り入れている会社（B社）の活用イメージについて、ご紹介いたします。

B社では、リモートワークで業務に従事する社員のスマートフォンを活用した、社内電話発信を導入しています。以前より同社では、従来のオフィス就業だけでなく、社員宅でのリモートワークも推奨するなど、「働き方の多様化」を積極的に導入してきました。しかし、リモートワーク先からお客さまに電話する際に、お客さまの電話機に表示される番号が統一されていないことにより、受信側の顧客に不安を与えるという課題が生じていました。さらに、社員私用の携帯電話や固定電話を使用することもあるため、社員自らが電話代を負担しなくてはならないという問題点がありました。

そこで対策としてとられた方法が、携帯電話料金を会社が負担することにしたうえで、社員所有のスマートフォンを社用電話として活用することです。会社の電話番号より発信することができるため、リモートワークの社員であっても、スムーズな顧客対応ができるようになりました。また、社員側も、使い慣れたスマートフォンでコミュニケーションツールが一本化されたため、業務スピードがアップしました。一石二鳥とは、まさにこのことです。

おなじみとなった働き方改革や来年に迫った東京五輪の影響などで、今後ますます注目を浴びるであろう「リモートワーク」。スマートフォンを活用することで、より高いパフォーマンス発揮が期待できます。

Wi-Fiにより、スマートフォンが「子機」になる

高額な経費を投じて大規模システムを導入しなくても、スマートフォンアプリ対応の電話システムを利用することで、スマートフォンを子機として活用することができるようになります。

例えば、NTT東日本の「オフィステレフォン」を利用すると、ギガらくWi-FiなどのWi-Fi環境が整っており、かつ専用アプリをインストールできれば、スマートフォン5台までを子機として活用することが可能となります。本項では、その具体的な活用イメージについて、お紹介していきます。

オフィステレフォンとは？

オフィステレフォンとはルーター機能を備えたビジネスフォンシステムのことで、NTT東日本では、月額料金払いの形でオフィスおよび店舗にサービスを提供しています。外線2チャネルを同時に接続することが可能なほか、電話機を最大8台まで収容することが可能です。また、レンタル機器のため、お客さまご自身で機器設置をいただくことで、工事費用などの初期費用を抑えることができ、費用対効果の面でもご好評をいただいております。

さらに、お客さまは、365日^※1対応可能なユーザーサポートをご利用いただくことができ、動作不具合や故障の受付対応はもちろんのこと、使用方法に関する問い合わせも手厚くサポートいたしますので、初心者の方・通信機器の使用に不安がある方も気軽にご利用いただくことが可能なサービスです。
オフィステレフォンの詳細やご利用に関する費用などは以下よりご確認ください。

「オフィステレフォン」詳細はこちら

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営業時間は9：00～21：00となります。

活用イメージその3：スマートフォンの有効活用で子機要らず、ハイコスパなオフィステレフォン活用

ハイコスパなオフィステレフォン活用

最後に、広告業を営む小規模企業（C社）の活用イメージについて、ご紹介します。

C社は、社員数わずか3名、電話回線も2回線という小規模企業ながら、大手クライアント案件の新規受注により事業を拡大することになりました。それに伴い、オフィス用電話導入を検討することになったものの、「現在の企業規模で高額なビジネスフォンを導入することは、いかがなものか？」という後向きの意見も出ていました。

「通信環境を良い方向に一新できて、かつコストパフォーマンスも良い。そんな都合のいいサービスなんて、なかなかないよね......」と悩んでいた際に偶然出合ったのが、NTT東日本の「オフィステレフォン」でした。
Wi-Fiと組み合わせて、A1mobile^※2をインストールしたスマートフォンを5台まで子機として利用できるため、小規模企業特有の「オフィスに誰もいなくてビジネスチャンスを逃してしまう」といった課題が解消されたことはもちろん、子機要らずになったため、オフィスのデスク上もより有効活用できるようになりました。また、外線電話も2回線対応可能なため、1台の電話機が話中であっても、もう1台で対応することも可能です。