企業において固定電話番号が重要な4つの理由

テレワークが普及し、固定電話がそもそも不要ではないかと感じる方も多いでしょう。しかし、オフィスにおける固定電話番号は、以下の理由により大切です。

この章で、企業において固定電話番号が重要な理由を詳しく確認をしていきましょう。

社会的信頼の向上

固定電話番号があることによって、企業の社会的信頼が向上します。会社の連絡先が携帯電話番号である場合、顧客や取引先は「本当に会社が存在するのか」「電話番号を変えられ、連絡が取れなくなるのではないか」と不安を抱く可能性があるからです。

市外局番から始まる固定電話番号は、住所と紐づけられていることが多いため、会社の存在を証明しやすくなります。また、金融機関への融資申請など社会的信用を必要とする場面でも、固定電話があることで信頼を得やすくなります。

プライバシー保護

会社の固定電話番号があると、プライバシーを保護できます。個人の携帯電話番号が会社の代表番号になってしまうと、休日であっても仕事の電話がかかってくるなど、プライベートと仕事の線引きが難しくなるからです。

企業のホームページや名刺にも個人の携帯電話番号を載せることになり、迷惑電話やセールス電話が増えてしまいます。そのため、会社の固定電話番号はプライバシー保護のために重要です。

安価でFAXの利用が可能

固定電話番号があれば、FAX機が必要になったときに安価で利用ができます。インターネットFAXなら電子メールで受信できますが、金額が割高になるケースが多いです。FAXの送信であればコンビニのマルチコピー機からもできますが、頻繁に利用する場合は手間がかかります。

ペーパーレス化が進んでいる現在でもFAXを利用している会社は多いため、オフィス内で使えると便利でしょう。固定電話番号を取得することによって、安価にFAXを利用できます。

銀行口座の開設に有利

固定電話番号があると、銀行口座の開設に有利です。携帯電話番号で法人口座が開設できる金融機関は、ほとんど存在しないからです。ほとんどの地方銀行やメガバンクが、法人口座開設に固定電話番号を必須条件としています。

また、会社設立時に携帯電話番号で法人登記登録をしてしまうと、変更する際に手間や手数料がかかります。固定電話番号であれば、市外への移転がない限り変更はないため、手間やコストが省けて安心です。

固定電話をスマホで受ける4つのメリット

固定電話をスマホで受けるメリットは、以下の4つです。

テレワークが進んでいる現在において、いつでもどこでも電話に出れるスマホで固定電話番号が利用できると、仕事の幅が広がります。この章で、それぞれのメリットについてしっかり確認しましょう。

外出先で電話応対が可能

固定電話番号をスマホで受けられると、外出先や自宅でも電話応対ができます。オフィスの固定電話機であれば、社員が外出や出張をしている場合は対応できません。そのため、電話に出るためのスタッフが出社する必要があります。

固定電話をスマホで受けられるようにすれば、オフィスに誰もいなくても外出先で電話を受けたり、着信履歴を確認して折り返したりすることが可能です。

リモートワークへの対応

スマホはどこにでも持ち運びができるため、リモートワークに適しています。スマホで固定電話番号の着信が受けられれば、会社に電話スタッフを配置することなく、自宅にいても顧客・取引先対応ができます。

また災害などのトラブルで出社できない場合も、電話転送ができれば自宅にいながら対応が可能です。リモートワークでの電話対応に悩んでいる企業は多いですが、スマホで固定電話番号が利用できれば解決できるでしょう。

情報伝達ミスの防止

リモートワーク中の担当者にかかってきた電話を、取次なく本人がスマホで受信できれば、情報伝達ミスの防止につながります。顧客や取引先と直接通話できるため、伝言よりも内容にズレが生じないからです。折り返しの手間も省け、業務の効率化につながります。

取次された内容がうまく伝わらない場合や、間違った情報が伝達される場合があります。直接本人が外出先で電話を受けられると、伝達ミスを防止して顧客トラブルが防げるでしょう。

機会損失の防止

オフィスに誰もいないときでも、かかってきた電話をスマホで受信できれば、機会損失の防止につながります。オフィスにかかってくる電話は、顧客や取引先からなどビジネスにとって重要なケースが多いです。担当者が長時間対応できないと、新規の問い合わせなどのビジネスチャンスを逃す可能性があります。

スマホでオフィスにかかってきた電話を受信できれば、出張などでオフィスを留守にしていても、確実に対応ができます。いつでも連絡が取れることは相手へ安心感を与え、顧客満足度アップにつながるでしょう。

固定電話をスマホで受ける2つの方法

スマホで会社の固定電話への着信を受ける方法は、以下の2つです。

オフィスにインターネット環境がない場合は、転送電話オプションをつけると受信した電話を転送できます。インターネット環境がある場合は、光回線を利用した光電話がおすすめです。テレワークの社員が多い場合や、ビジネスツールを活用し業務効率化も進めたい企業は、クラウドPBXを検討すると良いでしょう。

それぞれのサービスで特徴が異なりますので、この章で自社に合った方法を確認してください。

転送電話

転送電話サービスは、オフィスにかかってきた着信を、設定しておいた電話番号へ転送できるサービスです。新しく機器を購入する必要がなく、利用していた固定電話番号をそのまま使い続けられます。

NTT東日本・西日本の電話サービスを利用している場合、ボイスワープという転送サービスが利用できます。ボイスワープは「かかってきた電話すべてを転送する」「登録してある電話番号のみ、着信を転送する」など方法を選ぶことが可能です。

しかし、オプション費用や転送料金がかかり、頻度が高いと通信料金が高くなります。また、通常は転送先を複数設定できないため、事業規模が大きい会社には向きません。

参照元：NTT東日本「ボイスワープ」

クラウドPBX

クラウドPBXは、内線をつないだり外線を管理したりする通話機能を、インターネット上で提供する電話サービスです。電話転送の料金もかからずWeb上で手続きや設定ができるため、インターネット回線があればすぐにサービスを利用できます。

クラウドPBXは固定電話番号で複数人同時に発着信できるため、1人に電話負担が集中したり着信を取りこぼしたりすることがありません。また、電話転送以外にもさまざまなビジネス向きのツールが利用でき、業務効率化が期待できます。費用を抑えたい場合にも、機器設置や工事・メンテナンスが必要ないため魅力的です。

クラウドPBXは、インターネットを介して最新版へと常にアップデートされるため従来のPBXより優れており、近年人気が高まっている電話サービスです。

固定電話番号をスマホで利用したい企業はNTT東日本へご相談ください

NTT東日本「ひかりクラウド電話」は、オフィスの固定電話番号でパソコンやスマホから発着信できるサービスです。1人1番号を設定できるため、電話の取次にかかる手間を軽減できます。また、以下のビジネスに役立つ機能がまとまっているため、複数機器を用意する必要がありません。

ひかりクラウド電話は、社員のスマホに「Microsoft Teams」「Webex Calling」「MiiTel」のいずれかをインストールするだけで、業務用携帯電話の代用ができます。「テレワークなどにより会社の電話環境を見直したい」「業務効率を上げたい」企業は、ぜひ一度NTT東日本へご相談ください。

NTT東日本「ひかりクラウド電話」の概要はこちら

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  「Microsoft Teams」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。
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  「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。

まとめ

企業において、固定電話番号は信頼性の向上やプライバシー保護の観点から重要です。固定電話をスマホで受けられるようになると、以下のメリットがあります。

固定電話をスマホで受けるには、以下の2つの方法があります。

中でも、複数人が固定電話番号で発着信できる「クラウドPBX」がおすすめです。自社に適した固定電話をスマホで受ける方法が知りたい担当者の方は、一度以下の概要をチェックしてください。

NTT東日本「ひかりクラウド電話」の概要はこちら

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