【必見】クラウド電話を使うメリット・デメリット6選！導入時のポイントやおすすめサービスも紹介

クラウド電話とは？しくみを解説

クラウド電話が便利なツールであるとは知っていても、一体どのような使い方ができるのかや、しくみを知らない方が多いのが現状です。そこで、ここではクラウド電話の基本的な概要やしくみを解説します。

クラウド電話とは

クラウド電話とは、PBX（電話交換機）をクラウド上に置くことで、インターネット回線を利用して通話できるシステムです。専用のアプリケーションを導入すれば、従業員が持つパソコンやスマートフォンを内線・外線化し、ビジネスフォンとして使用できます。したがって、外出先やテレワーク中の自宅からでも、従業員は自分のパソコンやスマートフォンを使って会社の代表電話番号宛の内線・外線を受け取れます。

クラウド電話はインターネットを利用して通話をするため、電話回線に関わる工事が必要ありません。また、内線数の設定もインターネット上で簡単にでき、導入後の管理や運用がしやすいのも特徴です。クラウド電話の中には、従来のビジネスフォンと同様に、市外局番の番号を利用できるサービスや、フリーダイヤルが使えるサービスもあります。

クラウド電話のしくみ

PBXとは複数の電話回線を接続して、内線や外線を制御するための電話交換機です。従来、ビジネスフォンを利用するには、PBXをオフィス内に設置する必要があり、電話回線の工事や機器の準備に大きな手間と費用がかかっていました。保守運用も事業者に対応してもらわなければならず、費用面でも工数面でも、コストがかかるのがデメリットでした。

一方、クラウド電話は、従来のPBXをオフィス内に設置する必要がありません。インターネット回線さえ契約しておけばPBXが機能するため、設置場所をとらず、工事も不要です。回線数の増減や各種設定の変更をしたい場合、自社でインターネット上で簡単にできます。

クラウド電話導入における3つのメリット

クラウド電話の導入は、企業に大きなメリットをもたらします。ここではクラウド電話の導入によって得られるメリットを3つ紹介します。

導入費用を抑えられる

会社にビジネスフォンを導入するには、一般的に、主装置と各従業員が利用する電話機本体を準備する必要があります。さらに、電話回線を接続するための配線工事が必要です。したがって、機器の代金と工事費をあわせて多額な導入費用が発生します。また、機器の管理にも手間がかかるのがデメリットです。

しかし、クラウド電話の場合は、利用するパソコンやスマートフォンなどの端末にシステムをインストールするだけなので、機器や工事が不要で導入費用を大幅に抑えられます。導入コストがかからず、運用も手軽に行えるのが魅力です。

また、固定電話からクラウド電話への変更で、通話料や日々の管理費用の低減も可能です。クラウド電話は、基本的に、社員間のやり取りはすべて内線扱いとなり、無料で通話ができます。インターネット回線を使うので国際通話も安くなり、コストをかけずに海外との電話が可能です。したがって、社員間のやり取りが多かったり、海外に支社を持っていたりする企業の場合は、クラウド電話の導入で大きなコスト低減につながります。

場所に縛られずに発着信ができる

クラウド電話を活用すれば、働く場所に関わらず、どこからでもビジネスフォンでの発着信ができます。昨今、テレワークやワーケーションなどの新しい働き方を導入する企業が増えています。そのような中で、従来のビジネスフォンでは、社外からの電話番号を使った受発信が困難で、外部からの電話の取り次ぎにも手間がかかるという現状がありました。

クラウド電話の場合、通話に従業員のパソコンやスマートフォンを利用するため、場所を制限されず、会社の代表電話番号を使用して受発信できます。会社にかかってきた電話を、社外にいる従業員へ取り次ぐことも容易に可能です。テレワークを導入している企業にとっては、クラウド電話は欠かせないツールの1つとなるでしょう。

メンテナンスを一任できる

従来のビジネスフォンの場合、日々の保守運用や情報セキュリティ対策は、自社で行わなければなりません。しかし、ITに詳しい担当者がいなければ、故障や通信障害などへの対応が遅れてしまい、最悪の場合、業務の停止や情報漏えいなどのトラブルに発展してしまう可能性があります。

クラウド電話の場合、日々のメンテナンスや情報セキュリティ対策を、サービスを提供する会社に一任できます。専任スタッフを採用する必要がなく、トラブル時も迅速に対応が可能です。ただし、クラウド電話の情報セキュリティや保守作業が外部に依存してしまうため、信頼できるクラウド電話サービスの選定が重要です。

クラウド電話導入における3つのデメリット

クラウド電話の導入には大きなメリットがある一方、デメリットも存在します。したがって、事前にメリットとデメリットを知った上で、導入を検討するのが重要です。ここではクラウド電話を導入するデメリットを紹介します。

品質がインターネット環境に左右される

クラウド電話は、一般的な固定電話とは違い、インターネットを利用して通話機能を使用します。したがって、インターネット接続環境が不安定な場合、品質の良い通話はできません。インターネット接続環境に通話品質を左右されてしまうのがクラウド電話の大きなデメリットです。

通話品質が不安定な場合、業務効率の悪化だけでなく、電話先の相手にストレスを与えてしまい、機会損失につながる可能性もあります。クラウド電話を使用する際には、インターネット接続環境が安定している場所かどうかに気を付けましょう。

電話番号の引き継ぎができない

クラウド電話は、利用するサービスによっては市外局番が利用できず、元々会社で使用していた電話番号を引き継げない可能性があります。したがって、取引先とのやり取りに電話を頻繁に利用している企業の場合は、電話番号の変更をお知らせする必要があり、他社に認知してもらうまでに時間がかかる可能性があります。もしほかの企業が、番号が変わったことを知らずに旧番号に発信してきた場合、ビジネスのチャンスを逃してしまうおそれもあるでしょう。

また、クラウド電話には「光回線」と「IP回線」があり、「IP回線」を利用するタイプのサービスだと、「050」の番号に限られるケースがあります。「050」の番号を使う企業に対して抵抗を感じる人もいるため、電話番号が変わっても問題ない企業や、新規で電話番号を取得する予定のある企業の場合でも、事前にどのような番号を取得できるのか確認が必要です。

情報セキュリティリスクがある

クラウド電話はインターネットを利用したサービスである以上、情報セキュリティ上のリスクが存在します。例えば、システムの乗っ取りやデータの流出など、さまざまな被害が考えられ、大きな損害を負う可能性もあるでしょう。

クラウド電話の中には、インターネット上で電話帳を共有できる機能が搭載されているサービスがあります。従業員が使用しているパソコンやスマートフォンなどの端末の紛失・盗難が発生した場合、個人情報が漏えいする危険性があることを心に留めておきましょう。

クラウド電話の導入時に注意すべき3つのポイント

昨今、テレワークの促進に伴い、さまざまな企業が独自のクラウド電話サービスを提供しています。そのため、自社に適切なサービスを選ぶのが難しいのが現状です。ここでは、クラウド電話を導入する際に注意するポイントを紹介します。

機能と拡張性

クラウド電話はビジネスフォンとして内線・外線機能を使えるだけではなく、ほかにもさまざまな機能が搭載されているサービスが多くあります。例えば、クラウド電話には以下のような機能があります。

クラウド電話の導入前に、自社にどのような機能が必要なのかを事前に洗い出すのが重要です。そのうえで、必要な機能が搭載されたサービスを選定しましょう。搭載されている機能が多いほど、販売価格が高くなる傾向があるため、機能と予算のバランスを考慮してサービスを選びましょう。

また、将来的にオフィスの拡大や従業員増員の可能性がある場合は、拡張性のあるサービスを選ぶ必要があります。今後、複数拠点で利用したり、テレワークを導入したりと、さまざまな変化を迎える場合を考慮して、柔軟に対応できるサービスかをチェックしておきましょう。

システムの使いやすさ

クラウド電話はほとんどの社員が使うことになるので、誰でもすぐに扱えるような使いやすさを考慮して選ぶ必要があります。ITやデジタルツールに詳しくない社員であっても、簡単に操作が可能なサービスを導入しましょう。

例えば、シンプルなデザインは、システムの使いやすさを表す1つの条件です。必要な機能の使い方が視覚的に分かれば、どんな社員でも簡単に利用できます。

クラウド電話の中には、本格導入する前に無料トライアルでサービスを体験できる場合があります。無料トライアルで従業員に実際に利用してもらい、操作性や使いやすさをヒアリングしてから導入を検討するのもよいでしょう。

サポート体制

クラウド電話サービスを提供する会社は、ほとんどの場合、導入や運用のサポートまで実施しています。サービスを選ぶ前に、どのようなサポート体制を行っているのかを確認すべきです。

クラウド電話を利用すると、システムやインターネット上でのトラブルが発生する可能性が多くあります。その際に、電話が使えずに業務が滞ってしまったり、顧客とのトラブルが発生したりして、事業に大きな影響を及ぼすおそれがあります。

サポート体制が十分に整っている企業であれば、専門知識を持ったスタッフが迅速に対応してくれます。中には、24時間修理対応を行っているサービスや、トラブル時に直接オフィスまで駆けつけてくれる企業もあります。

導入前には、サポート体制の充実度や、修理対応の受付時間を確認するのがおすすめです。サービスの口コミやレビューをチェックしたり、クラウド電話サービスを提供する企業に直接問い合わせてみたりするのもよいでしょう。

クラウド電話の導入ならNTT東日本の「ひかりクラウド電話」を

「ひかりクラウド電話」はNTT東日本が提供する、クラウド型電話サービスです。「Webex Calling」、「Microsoft Teams」、「MiiTel」、「RING x LINK」のいずれかのサービスを利用して、ビジネスフォンを利用できます。

「ひかりクラウド電話」を導入すれば、外出先でもテレワーク中の自宅からでも、従業員が持つパソコンやスマートフォンから、自社の固定電話番号で受発信ができます。パソコンやスマートフォンで電話機能を使えるだけでなく、チャットやWeb会議、ファイル共有などを同じツール内で行えます。テレワーク用に複数のアプリやシステムを導入する必要がなくなり、1つのツールで一元的に管理できるのがメリットです。

以下のページで「ひかりクラウド電話」の詳細を確認できます。コスト低減につながるクラウド電話を手軽に導入したいという方は、ぜひご検討ください。

「ひかりクラウド電話」
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。
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  「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「MiiTel」は、株式会社RevCommが提供するサービスの名称です。
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  「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社またはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社が提供するサービスの名称です。
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  「Webex Calling」、「Microsoft Teams」、「MiiTel」または、「RING x LINK」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。

まとめ

クラウド電話とは、PBXをクラウド上に置いて、インターネットを利用して通話するシステムです。専用のアプリケーションを利用して従業員が持つパソコンやスマートフォンを内線・外線化できます。外出先やテレワーク中の自宅からでも、会社の代表電話番号を使って受発信が可能です。

クラウド電話の導入のメリットは、導入費用を抑えられる点や場所に縛られず受発信できる点などがあります。また、クラウド電話サービスを提供する会社にメンテナンスを一任できるのもメリットの1つです。

クラウド電話を導入するときは、機能や拡張性、システムの使いやすさを考慮しましょう。また、サポート体制の充実度合いも事前にチェックするのがベストです。

クラウド電話の導入をお考えなら、ぜひNTT東日本の「ひかりクラウド電話」をご検討ください。

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