編集 NTT東日本編集部

ビジネスフォンをこれから新しく導入しようと検討している企業や店舗では、「ビジネスフォンにどのような機能が搭載されているのだろう」あるいは「自社で使いこなせるだろうか」と気になっている方も多いのではないでしょうか。

ビジネスフォンの多機能電話機が家庭用電話機と違う点は、業務を円滑に進めるための便利な機能が数多くある点です。

本記事では、ビジネスフォンの基本的な使い方から、把握しておきたい便利な機能を紹介します。

ビジネスフォンの基本的な使い方

ビジネスフォンの多機能電話機の基本的な使い方は、家庭用電話機とほぼ同じですが、いくつかの違いがあります。たとえば、ビジネスフォンには家庭用電話機にはない「内線」という考え方があります。したがって、電話番号を入力する前に外線か内線を選択する必要がある点や、保留中の機能が豊富であることなどが挙げられます。

外線のかけ方

ビジネスフォンの多機能電話機で取引先や顧客などに外線をかける際は、まず外線ボタンを押してから、次に受話器を上げて電話番号を入力するのが基本です。回線（チャネル）が複数ある場合には、空いている外線ボタンを選んでから電話をかけます。

空き状況は、電話機の外線部分に点灯するランプから確認する方法が一般的です。外線ボタンは契約している回線（チャネル）数の分だけあり、ランプの点灯具合で使用中の回線かどうかがわかります。

機種によっては、電話番号の最初に0を入力する場合もあります。ビジネスフォンでは、受話器を上げると自動的に内線につがなるものがあり、外線モードに切り替えるために0を押すタイプも少なくありません。

内線のかけ方

内線電話は、顧客や取引先との連絡ではなく、社員同士でのコミュニケーションを目的とした機能です。ビジネスフォンで内線をかける際は、まず内線ボタンを押してから、受話器を上げて相手の内線番号を入力します。

多機能電話機の機種によっては、受話器を上げると自動的に内線につながるタイプも見られます。内線を受ける相手には着信音が鳴るのが一般的です。

なかには、発信時に内線番号の最後に#をつけることで、呼びかけた音声を相手のスピーカーから流せるタイプもあります。

また、スマートフォンを使って内線を利用できるサービスも提供されています。

保留の仕方

ビジネスフォンの多機能電話機で保留をする場合には、まず保留ボタンを押し、通話を再開する際に外線ボタンを押します。自分以外の相手にかかってきた電話の場合、近くにいれば家庭用電話機と同様に、保留中にその相手に声をかけて取り次ぎが可能です。

相手が異なるフロアにいる場合などには、保留中に担当者に内線をかけて、どの外線番号に電話がかかっているのかを伝え、そのまま取り次げます。内線を受けた担当者は、かかってきている外線番号を押すことで外線につながる仕組みです。

定番から応用まで！ ビジネスフォンの便利な機能25選

ビジネスフォンには、家庭用電話機にはない業務効率化につながる便利な機能が数多くあります。ここでは、25の機能をご紹介します。

保留や転送に関する機能

ビジネスの現場では組織が大きくなるにつれて着電が増え、担当者以外が電話を受けるケースが多発する傾向です。そのため、ビジネスフォンの多機能電話機には電話のスムーズな取り次ぎをサポートする機能が備わっています。

1.保留転送

外線からの電話を保留にして、別の担当者に取り次ぐ場合に便利な機能が「保留転送」です。外線電話がかかってきたとき、通常は保留ボタンを押しますが、この機能では転送ボタンを押し、担当者の内線番号を入力すると電話を直接転送できます。

その間、外線は保留状態になるのが基本です。担当者とつながった内線で取り次ぎ内容を伝えた後、受話器を置くと、外線が自動的に転送されます。

保留時に、近くの相手に取り次ぐ際に内線ではなく口頭で外線番号を伝える方式は口頭転送、違うフロアや場所にいる人に対して内線を利用して伝える方式は内線転送とそれぞれ呼ばれます。

内線転送では、担当者が再度外線番号を入力する必要がないため、ミスの減少や業務スピードの上昇などのメリットが期待できるでしょう。

2.代理応答

代理応答機能とは、担当者が不在の際に、担当者の端末ではなく自分の端末から代わりに応答できる機能です。

受話器を上げた後、代理応答ボタンを押し、電話機のある内線番号を入力すれば電話を受けることが可能で、着信がある席まで行く必要がありません。部署ごとに内線をグループ化し、該当するグループへの着信に対して、受話器を上げるだけで代理応答できるような設定もできます。

ダイヤル（電話をかける行為）に関する機能

ビジネスフォンの利用シーンでは、発信を行う回数が多くなるため、スムーズにダイヤルできる機能が豊富に備わっています。

3.リダイヤル発信

ビジネスフォンにも、家庭用電話機と同様に過去の発信・着信履歴を利用して、電話番号を入力せずに電話をかけられるリダイヤル機能があります。

一部の機種では、リダイヤルボタンや履歴ボタンが標準装備されているほか、機能が割り当てられていないボタンに、履歴やリダイヤル機能を設定することも可能です。

4.オートリダイヤル

一部のビジネスフォンには、リダイヤルを自動で行うオートリダイヤル機能も搭載されています。

オートリダイヤルとは、発信先が話中の場合に、自動的に電話をかけ直す機能です。業務中に受話器を上げて手作業で電話をかけ続ける必要がなく、他の業務を進めながら電話がつながるのを待つことができます。

5.ワンタッチダイヤル

ワンタッチダイヤルは、電話機のボタンに電話番号を登録しておき、押すだけで発信が可能になる機能をさします。端末ごとに個別に登録が可能で、全端末で共通の番号をボタンに割り当てることも可能です。よくかける外線番号や内線番号をあらかじめ登録しておくことで、業務の効率化が図れるでしょう。

ワンタッチダイヤルの登録方法は電話機によって異なりますが、通常は専用のボタンを押し、登録したい番号と対応するボタンを設定します。実際に利用する際には、受話器を上げた状態で電話番号の代わりに登録したボタンを押せば発信が可能です。

6.オンフックダイヤル

オンフックダイヤルは、受話器を置いた状態で電話番号を入力し、発信できる機能です。通話がつながってから受話器を取り上げて通話を開始します。

受話器を置いた状態でも発信が可能なため、電話がつながるまで他の業務をしながら待機可能です。

7.短縮ダイヤル

短縮ダイヤルは、頻繁に発信する電話番号を短縮した番号で登録できる機能です。前述のワンタッチダイヤルが電話機のボタンに番号を登録するのに対して、こちらは3桁の数字などを電話機に記録します。

事前に登録した短い数字を入力するだけで発信できるため、番号の入力ミスや手間が省けて便利です。端末ごとに個別で設定できるだけでなく、全端末で共通の設定や、部署単位で共有できる機能もあります。

内線に関する機能

ビジネスでは、オフィスや事務所内での離れた席同士でも通話ができる内線がよく活用されます。ビジネスフォンには、内線時に通話できるだけでなく、業務効率化にもつながる機能が装備されているのが特長です。

8.不在転送

不在転送機能とは、離席中に受けた内線の着信に対し、あらかじめ設定した他の担当者の内線や携帯電話、スマートフォンの番号に転送できる機能です。

9.不在メッセージ

不在メッセージ機能とは、離席中にかかってきた内線の発信者に対して、電話機に「不在中」のメッセージを表示できる機能です。

10.不在設定一括解除

不在設定一括解除機能とは、すべての端末の不在設定を解除できる機能です。退勤時に不在設定を行い、営業時間の開始にあわせて一括で不在設定を解除できるため、個別で解除する手間を省けます。

11.話中呼出

話中呼出機能とは、通話中の電話機に対して着信音を鳴らして呼び出しができる機能です。通話中でも着信音が鳴り、通話を保留にして内線電話をつなげられるため、緊急時にも迅速に連絡が取れるでしょう。

12.コールウェイティング

コールウェイティング機能とは、通話中の電話機に内線の着信があった際に、その通話を終了した段階で自動的に内線電話につなげる機能です。

13.不応答返答

不応答返答機能とは、内線の着信に応答がない場合、設定したコール数や時間が経過すると、他の内線番号に自動で転送される機能です。

14.グループ呼出

あらかじめ設定したグループに属する電話機に対して、各電話機のスピーカーから呼びかけができる機能です。

15.内線会議通話

内線でも複数名での会議のような通話ができる機能です。

着信拒否機能

ビジネスフォンに着信拒否機能があると、迷惑電話をブロックでき、業務に集中できる環境が整いやすくなります。

16.迷惑電話ブロック機能

迷惑電話ブロック機能は、特定の電話番号からの着信を拒否できる機能です。「迷惑電話が多く業務が中断される」「何度も断っているのに電話がかかってくる」「不要なFAXが届いて困る」などの悩みを抱えている場合、この機能を使えば自動で警告を表示したり、着信拒否できたりするため便利でしょう。

ただし、ブロックしたい電話番号が多いと、一件ずつ設定する手間がかかる点には注意が必要です。そのような場合、迷惑電話のデータベースを活用して番号を一括登録できる機種を利用すれば、効率化が期待できます。

17.国番号識別ブロック機能

国番号識別ブロック機能とは、特定の国番号を自動で識別し、着信を拒否する機能のことです。トビラシステムズの調査によると、近年、国際電話番号を悪用した迷惑電話や特殊詐欺が急増しています。

たとえば、架空料金請求詐欺という特殊詐欺の手口では、2022年9月時点では国際電話番号の利用はほとんど見られませんでしたが、2023年9月にはその割合が約20％にまで増加しました。

架空料金請求詐欺が海外の電話番号で頻繁に行われ、特定の国から迷惑電話が繰り返しかかってくる場合でも、国番号識別ブロック機能を使えば一括で着信を拒否できる点が特長です。

なお、共通電話帳に登録されている電話番号は、着信拒否する国番号に含まれていても拒否されません。

参考：「TOBILA SYSTEMS｜国際電話番号を利用した特殊詐欺が急増、全体の3割超　トビラシステムズ、特殊詐欺に関する独自調査レポートを公開」（https://tobila.com/news/report/p1587/）

オフィス内の端末機以外と連携できる機能

営業などで外回りが多い企業では、外出先から携帯電話などと連携できる機能も重要になります。

18.リモートコールバック

リモートコールバック機能では、オフィスの電話機に留守番電話が録音されると、携帯電話に通知が届きます。着信があった電話機を使用せずに、携帯電話から留守電の内容を聞くことが可能です。

19.不応答着信通知

不応答着信通知は、オフィスの電話機に着信があり応答できなかった場合に、携帯電話に通知が届く機能です。

20.外線自動転送

外線自動転送は、事前に登録した取引先などからの着信を、担当者の携帯電話に自動的に転送する機能です。

その他、便利な機能

これまでご紹介した機能に加え、ビジネスフォンに標準装備されている便利な機能や、サービスの種類やプランに応じてオプションとして利用できる機能、業態によっては不可欠となる機能の一例をご紹介します。

21.音声自動応答・案内（IVR）

音声自動応答・案内機能（IVR）とは、顧客がコールセンターなどへ問い合わせをした際に、録音された音声案内のガイダンスに従って番号を入力して自動応答を行うシステムです。IVR（Interactive Voice Response）とも呼ばれます。

ダイヤル操作にもとづいて自動的に対応が振り分けられ、フローによってはオペレーターが直接対応しなくても終わる要件なども多くあります。以前は費用が高いとされていましたが、近年ではビジネスフォンの機能として比較的手軽に利用できるようになりました。

22.発信規制

発信が制限される特定の番号を登録し、その後は電話ができなくなる機能です。通話中に発信規制のリストに追加でき、その後の誤発信を防げます。

23.録音機能

録音機能は、すべての通話を録音するのではなく、通話が終了した後に保存したい内容を録音できる機能です。大容量の記憶媒体がなくても利用でき、通話開始時に録音操作を行う必要はありません。通話はバックグラウンドで自動的に録音され、後から必要なものだけ保存するという仕組みです。

24.ホットライン機能

ホットライン発信とは、受話器を上げるだけで、番号の入力やボタンの操作なしに設定された内線番号に自動的に発信する機能です。この機能が設定された多機能電話機は、特定の番号への専用電話機になります。

内線においては、拠点間での連絡や部署間での連絡などで利用されます。外線においては、得意先などの特定の相手先と担当者を直接つなぐ目的で利用されます。

受付にて保留や転送などの取り次ぎがなくなるため、頻繁に連絡をとる部門では担当者の業務負荷が軽減されるでしょう。

25.通話録音内容の音声テキスト化機能

音声テキスト化機能は、録音した音声ファイルを文字起こしし、テキストデータとして保存できる機能です。通話内容をテキストで確認できるため、「言った・言わない」のトラブル回避や応対品質、コンプライアンスの向上に役立ちます。

とくに、1日の対応件数が多いコールセンターや自治体など、大量の通話記録から正確な情報を迅速に探したい組織にとって便利な機能といえるでしょう。

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NTT東日本のビジネスフォン「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」

NTT東日本の「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」は、多彩な機能を備えたビジネスフォンです。外線・内線通話や保留・転送といった基本操作はもちろん、強化された着信拒否機能や音声テキスト化機能など、さまざまな便利な機能も利用可能です。以下に、特長的な4つの機能をご紹介します。

なお、共通電話帳に登録されている番号は、迷惑電話番号データベースや着信拒否登録された国番号リストに含まれていても拒否対象外となります。

また、電話機はオフィスに調和するデザインが採用され、緩やかな美しいカーブが特長です。落ち着いた複数のカラーから選べるため、どのようなオフィスにもマッチするでしょう。

安定した通話品質を維持しながら、多様な機能を活用し電話業務を効率化したい場合におすすめです。

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まとめ

今回の記事では、ビジネスフォンの基本的な使い方と、定番から応用まで幅広い機能について紹介していきました。

現在、多くのメーカーからさまざまなビジネスフォンが販売されており、どの製品やサービスを選択すべきか迷う方も多いでしょう。

新しく導入をお考えの方や、現在ご利用中のものから変更をご希望の場合にも、「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」の導入をぜひご検討ください。詳しい内容については、以下の資料からご覧いただけます。

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