2022-11-21｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

仕事を自動化するメリットは？注目される背景や注意点、おすすめツールを紹介

現在の日本では少子高齢化が進み、人手不足の問題が顕著になっています。また、新型コロナウイルスによるリモートワークの推進で、働き方も多様化しました。このような中で注目されているのが「仕事の自動化」です。仕事を自動化すれば、少ない人材で最大限の効果を発揮できる環境づくりができます。

今回の記事では、自動化の基礎知識やメリット、導入時のポイント・注意点について解説します。業務の自動化を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

日本では、長時間労働が当たり前になっている企業も多く、世界的に見て長時間労働者の多い国と言われています。働き方改革や、テレワークの普及によって是正されつつあるものの、まだ問題が解決されたとは言えません。働き方改革をさらに促進するには、仕事の自動化・効率化が必須です。

そこで、仕事の自動化に関する基礎知識やその背景、自動化できる仕事の範囲についてご紹介します。

１基礎知識

仕事の自動化とは、手作業で行っていた業務を、RPAやOCRなどのツールや、AIなどのIT技術に任せることです。

現在のIT技術では、簡単な事務作業はロボットに任せられるため、業界・業務内容を問わず自動化が推進されています。実際に人件費・労働時間の削減という結果を出している企業も多く、自動化しない人の力に頼る企業体質のままだと、格差が開いてしまうでしょう。

２注目される背景

作業の自動化が注目される背景には、少子高齢化のスピードが加速し、人材不足問題が顕著になっていることや、リモートワーク化が進み、オフィスでの業務縮小が求められるようになったことがあります。

人間はどれだけ頑張っても、働く時間と生産性に限界がありますが、機械であれば、24時間365日作業を続けることが可能です。一部の作業を自動化すれば、業務効率や生産性を上げられるだけでなく、人件費の削減にもつながります。

３自動化できる仕事の範囲

仕事の自動化が実際に使われている業務は、単純なデータ処理の多いバックオフィス業務（事務・総務・経理など）が中心です。

今後は、バックオフィス業務に限らず、自動化できる業務の範囲が増えると予測されています。自動化ツールを導入する際に、自社の業務内容と相性が良いか把握をし、自動化する範囲を明確にすることが大切です。

以下では、自動化できる仕事の一例を紹介します。

繰り返しの単純作業

繰り返し行う単純作業は、自動化が可能です。

• ・ワークシートへのデータ入力
• ・在庫管理や受注・発注業務
• ・販売状況の調査・日報の作成
• ・集計・分析
• ・データをもとにしたグラフの作成
• ・コピー＆ペースト作業
• ・伝票の印刷

単純作業は、時間がかかるだけでなく、人的ミスも引き起こしやすいです。機械であれば、膨大なデータを短時間で処理できます。

頻度が多く工数がかかる作業

頻度が多い作業は負担がかかるため、自動化によって大幅な時間を削減することで、他の業務に時間を割けるようになります。

自動化ツールは、一度設定すれば毎回同じ手順で業務の実行が可能です。また、休みなく稼働できるため、頻度に関係なく作業を遂行でき、業務の効率化につながります。

属人性の低い作業

特別な技術や知識が必要なく、属人性の低い作業は自動化できる可能性があります。作業の質が変わらないのであれば、定型業務は自動化すると良いでしょう。

自動化ツールは、人間にしかできない発想力や臨機応変さを必要とする業務には向いていません。1つの業務の中に、定型業務と非定型業務が混在している場合もあるため、自動化する作業を切り分けることも大切です。

仕事の自動化には、以下のようなメリットがあります。

• ・人材不足の解消
• ・業務効率化
• ・人的ミスの削減

単純作業を自動化できれば、その分の業務は不要になり、限りある人材を他の業務に回せます。その結果、効率化や人的ミスの削減につながり、会社の生産性向上が期待できるでしょう。

１人材不足の解消

仕事を自動化すると、労働力を削減でき、小規模な会社でも人材不足の解消につながります。

ロボットでもできる単純作業に、従業員の手を使うのはもったいないです。自動化ツールをうまく導入すれば、より少ない人材で仕事をこなせます。また、従業員の労働時間のカットにもつながり、人件費も削減できます。

２業務効率化

仕事を自動化することにより、従業員を生産性のある仕事に割り振れるようになります。

自動化の最大のメリットは、単純作業を任せられることです。単純作業は、ミスに注意して膨大な量の業務をこなすため、従業員の大きな負担になります。自動化できる作業の洗い出しをすることで、本来従業員に任せるべき生産性の高い業務を見極められ、効率化につながります。

３人的ミスの削減

仕事を自動化することで、人がやっていた作業を機械が代替し、人的なミスの防止ができます。

人の力では、体調や勘違いなどで入力ミスや操作ミスがどうしても起きてしまいます。ロボットであれば、設定通りに仕事を遂行するため、ヒューマンエラーが起こりません。

作業を自動化すれば、人的ミス防止のために行う複数人での確認業務なども不要になります。

仕事の自動化にはさまざまなメリットがありますが、ただ導入するだけでは成果が出せません。仕事を自動化する前に、以下のポイントを確認しておきましょう。

• ・自動化した後に注力すべき業務があるか
• ・自動化できる業務範囲の確認
• ・ツールのコストパフォーマンス

これらのポイントを確認しておくことで、スムーズな自動化の導入につながります。

１自動化した後に注力すべき業務があるか

ルーティンワークとなって時間を割いていた仕事を自動化したものの、担当していた従業員が生産性の高い業務に従事できなければ意味がありません。

自動化によってできた時間を、どのように活用し、生産性を高めていくのかを従業員に考えさせたり、どのような業務を任せるのか決めたりして、計画的に導入することで生産性の向上につながるでしょう。

２自動化できる業務範囲の確認

仕事の自動化は、作業の流れが決まっているものや厳格なルールに従って行われている作業に向いています。逆に、工程が複雑なものや、判断や分析が必要な業務には適していません。

しかし、最近ではAIが搭載されて高度な分析ができるものや、複雑な意思決定までできるものもあります。このような自動化ツールは高額になるため、自動化する範囲を見極め、コストとのバランスを考える必要があります。

３ツールのコストパフォーマンス

ツールの導入費用と比較して、どの程度の効果が見込めるのか事前に確認しておくことが重要です。

自動化のコストが人件費より大きければ、ツールを導入する意味がありません。まずはスモールスタートし、徐々に運用規模を拡大していくことが大切です。自社の業務内容に必要な機能を備えたサービスを導入しましょう。

仕事の自動化には、確認しておくべきいくつかの注意点があります。

• ・セキュリティ対策できるか
• ・従業員が自動化ツールを扱えるか
• ・サポート体制があるか
• ・導入前のトライアルがあるか

自動化ツールを導入すれば、単純業務を素早く正確にこなせますが、やみくもに導入すると思わぬ問題につながったり、さらに業務が増えたりします。あらかじめ対策をし、計画的に導入しましょう。

１セキュリティ対策できるか

外部のネットワークとつながっているサーバー型や、クラウド型の自動化ツールを使用する場合、ログイン情報が漏れないよう、厳格に運用する必要があります。特に機密情報を扱う場合には、高度なセキュリティ対策が求められます。

ウイルスソフトの導入や、USB持ち出し禁止などのルール共有、定期的なセキュリティに関する講習会を行うなど、従業員のセキュリティ対策の意識を高めることが重要です。

２従業員が自動化ツールを取り扱えるか

操作性の良さは定着率に影響するため、ITツールに慣れていない従業員でも簡単に操作できるものがおすすめです。操作画面に従って簡単に実行できる自動化ツールもありますが、高度なプログラミング知識が必要なものもあります。

研修や適切な人員の配置、パソコン業務に明るい人材の雇用など、従業員のITリテラシーも考慮し、実際に使いこなせそうなツールを選ぶと良いでしょう。自動化の担当者を複数人配置しておき、自動化について誰もわからないという状況にならないよう対策が必要です。

３サポート体制があるか

導入時のサポート体制が整っているかを確認しておくと、スムーズに自動化を進められます。具体的には、電話・メールによるヘルプデスクや勉強会の有無、トレーニングガイドの提供などです。

自動化する業務が大きくなるほど、トラブル時の影響も大きくなります。プロによるサポート体制が整っていれば、万が一の事態が起こってもストップすることなく業務を進められます。

自動化ツールの中には、海外製のものも少なくありません。英語でしかサポート対応していないものもあるため、日本語に対応しているか確認をしましょう。

４導入前のトライアルがあるか

ツールによっては、導入前に無料プランやトライアルとして一部の機能が利用できるものがあります。

無料のトライアルを活用すれば、実際の使用感や課題などを事前に把握でき、予算も無駄になりません。高いコストをかけて自動化ツールを導入したものの、うまく使えなかったというケースを避けられるように、あらかじめシミュレーションしておくと安心です。

NTT東日本の「おまかせRPA」は、Windowsの端末上でさまざまな業務を自動化できるRPA（業務効率化）ツールです。

導入実績は6,500社に登り、NTT東日本のサポートも充実しているため、安心して始められます。操作しやすいGUIにより、プログラミングせず直感的な画面操作で業務を自動化できることも魅力です。

インターネット環境があれば、パソコンにインストールするだけで利用でき、1ライセンスから導入できるので、手軽に小規模で始め、段階的に広げられます。操作感や機能を確認できるよう2ヵ月トライアル版も用意されているため、まずは試してみてはいかがでしょうか。

「おまかせRPA」の詳細はこちら

少子高齢化や働き方の多様化における人材不足は、今後ますます日本の大きな課題となってくるでしょう。しかし、仕事を自動化し、少ない人材を有効活用できるようになれば、そのような問題に対応できるだけでなく、より良いコストパフォーマンス・生産性の向上につながります。

仕事を自動化する企業は年々増えており、自動化ツールの種類も増加しています。トライアル期間が設定されているものもあるため、自社の現状を把握しながら導入を進めるのがおすすめです。

適切な仕事の自動化で、業務の負担を減らし、より働きやすい環境・効率的な事業運営を目指しましょう。