アルバイトやパート勤務の方を多く雇っている店舗や企業において、シフト管理は手間のかかる業務の1つです。従業員の希望の収集や、条件を考慮してのシフト作成・共有に時間がかかってしまっている方が多いのではないでしょうか。
そこで、おすすめなのがシフト管理システムです。今回の記事では、シフト管理システムの導入のメリットや選ぶポイントを紹介します。おすすめのサービスも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次：
シフト管理システムは、効率的にシフト作成・管理ができるツールです。毎月、シフト作成が発生する業種において、積極的にシステムの導入が進んでいます。ここでは、シフト管理システムを使って、どのようなことができるのかを具体的に紹介します。
シフト管理システムによって、スタッフの希望や勤務状況などを考慮したシフトが自動で作成可能です。必要な人数やスタッフの休憩時間・連続勤務日数などをあらかじめ設定すれば、条件を満たしたシフトを効率的に作成できます。
シフトが決定した後に、急にスタッフが出勤できなくなったり、予定よりも多くの人員が必要になったりとイレギュラーな事態が発生することがあるでしょう。そのようなときのために、欠員分のスタッフをシステム上で募集できるサービスもあり、柔軟かつ簡単に調整できます。
従業員は自らシステム上でシフトを確認できるので、管理者の手間なく共有されます。多くのシステムがモバイル対応しているので、ネット環境さえあれば従業員はどこにいてもシフトの確認が可能です。
また、システムによってはシフト表を日別・週別・月別・スタッフ別など、さまざまなパターンで確認できます。メールやアプリでシフトが自動配信されるツールもあり、従業員への共有漏れを防げます。
シフト管理システムによって、スタッフは自分のスマートフォンから希望の勤務日時を登録可能です。時間や場所を問わず簡単に申請できるため、シフトの提出漏れを防げます。
中にはLINEなどの日常的に利用するチャットツールで申請できるシステムもあり、高い提出率が期待できます。さらに、シフトを提出していないスタッフに自動でリマインドできるシステムもあり、管理者の連絡の手間が省けます。
スタッフの申請状況はリアルタイムで反映されるため、管理者はスムーズに確認でき、シフト管理にかかる時間の削減につながります。
シフト管理システムにはスタッフの打刻機能が搭載されているケースが多く、スムーズに勤怠状況を確認できます。スタッフも自分のスマホから簡単に出退勤の打刻ができるため、打刻漏れが防げます。
管理者はシステム上からリアルタイムにスタッフの勤怠状況を把握できるため、スケジュール通りに勤務しているかを簡単に確認できます。
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従来の紙やExcelなどを利用してのシフト管理には、以下のような課題がつきものです。
上記のような課題は、シフト管理システムの導入で、すぐに解決できる可能性があります。ここでは、シフト管理システムの導入における3つのメリットを紹介しますので、自社への導入を検討する際の参考にしてみてください。
シフト管理システムを使えば、複雑で時間のかかるシフト作成を代わりに行ってくれます。さらに希望シフトの集計やスタッフへの共有・リマインドの手間がなくなり、管理者の作業時間が大幅に削減されます。
従業員にとっても、スマホで簡単にシフトを申請できるので、従来の紙やチャットでの提出に比べて手間がかかりません。したがって、管理者と従業員の双方で、作業時間の削減が可能です。
中には給与計算ソフトや休暇管理機能と連携できるシステムがあり、総合的に管理者の業務負担が軽減されるでしょう。
従来の紙やExcelでの管理では、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい特徴があります。さらにミスを補うための労力が必要になり、結果的により多くのコストがかかってしまいます。
シフト管理システムを使えば、ツールが自動で処理するため従来のヒューマンエラーによるミスは発生しません。シフトの作成から共有、当日の稼働まで一貫してスムーズに進められます。
また、システムによっては、勤務時間が法定時間を超えそうな従業員がいる場合に、アラームでの警告が可能です。過重労働の防止や、コンプライアンス遵守につながります。
人員不足では業務に支障が発生し、人員が多すぎる場合は無駄に人件費がかかってしまいます。しかし、スタッフそれぞれの希望を集計して最適な人員配置を考えるのは負担が大きいため、頭を悩ませる管理者が多いのが現状です。
シフト管理システムを使えば、1日に必要な人数やスタッフのスキルに応じたシフト作成が簡単にできます。必要な人数、スタッフの希望、スキルなどを考慮した上で、条件に合ったシフトの自動作成が可能です。
もし急に人員不足になった場合は、システム上でほかのスタッフや店舗にヘルプ要請を出せる機能もあります。急な欠員補充も可能で、効率良く最適な人材配置が実現できます。
多くのシフト管理システムが存在する中で、もし自社に合わないサービスを選んでしまうと、効率化が実現できません。したがって、数あるサービスの中から自社に適したものを見極める必要があります。ここではシステムを選ぶ上での3つのポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
シフト制とは言っても、以下のようにさまざまなパターンがあります。
さらに、土日出勤がある場合や、休日や休憩時間が変則的なシフトを採用している場合もあります。そのため、自社のシフト体系に適したシステムを導入する必要があります。特にイレギュラーなシフト体制を採用している場合は、システムが対応してるかを事前に確認しましょう。
例えば、飲食や医療などの「業界に特化したシフト管理システム」もあるため、自社業界専用のサービスがあるかを調べてみるのがおすすめです。また、対象の従業員数の確認も必要です。システムによってはスタッフ100人以上を対象としたサービスもあるので、自社の規模に対応しているかを調べましょう。
入力や操作方法がわかりにくければ、従業員へ使い方を教える手間が増え、管理者に負担がかかります。シフト管理システムは、シフト申請や確認が簡単にできるのがメリットなので、初めて扱う人でも直感的に扱えるサービスを導入しましょう。
管理者は、いずれは後任への引き継ぎを行うことも頭に入れておく必要があります。引き継ぎに手間がかからないよう、管理画面が操作しやすいシステムを選びましょう。
中にはシンプルなデザインや操作性をアピールしているシステムもあるので、まずは無料トライアルで体験して、導入を検討するのがおすすめです。
シフト管理システムの料金体系は、利用するユーザー数に応じて月額料金がかかるケースが多いです。しかし、中にはユーザー数に関わらず、月額料金が一定のサービスもあります。また、初期費用がかかる場合や、シフト作成以外の機能に追加費用が発生する可能性もあります。
このように、料金体系はサービスによってさまざまです。システムを比較検討する際には、毎月のコストだけでなく、自社の従業員数の変動や扱う機能を考慮しましょう。
シフト管理システムは、NTT東日本の「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」がおすすめです。簡単に勤怠管理ができるクラウド型サービスで、以下の業務が効率的に行えます。
スタッフは、外出先やテレワーク中の自宅からでもリアルタイムで打刻できます。打刻データはブラウザ上で集計でき、管理者は簡単に勤怠管理が可能です。
さらに、給与ソフトとの連携によって、スタッフの打刻データから給与計算が簡単に行えます。ほかにも働き方改革関連法の違反防止や、テレワーク時の不正勤務防止にも有効で、作業効率向上とコスト削減を実現できます。
サービスについてさらに詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。
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シフト管理の一番のデメリットは、シフト作成に手間がかかる点です。スタッフの希望やそのほかの条件を考慮しながらの作成は、管理者にとって大きな負担になります。
シフト管理システムを使えば、スタッフからの希望日の回収、シフトの作成・調整・共有が簡単になります。管理者の作業時間の削減につながり、最適な人材配置が可能です。
シフト管理システムにはさまざまなサービスがあるので、複数の製品を比較検討することをおすすめします。以下の3つに注意して、サービスを選びましょう。
NTT東日本の「KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」を使えば、簡単に勤怠管理ができます。シフト管理システムの導入を検討する際は、ぜひご検討ください。
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NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
