給与計算を効率的かつミスなく行うためには、エクセルなどのツールを活用すると良いでしょう。しかしながら、一から給与計算表や勤怠管理表などを作成するのは労力がかかります。

そのため、インターネット上のさまざなサイトで配布されているテンプレートを活用すると良いでしょう。エクセルを提供しているMicrosoftでは、給与計算表やシフト管理表、有給休暇管理表などのテンプレートを配布しています。テンプレートに関数が入力してあるため、エクセルを使いこなせない人にとっても便利です。テンプレートに自社の体制に合わせた項目や関数を追加して、給与計算業務を行いましょう。

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エクセルを使って給与計算をする際は、関数を使用することで効率性や正確性が向上します。また、給与計算表を自社の体制に合わせたフォーマットへ変えられると良いでしょう。給与計算で活用できる関数は、以下のような種類があります。

上記の関数を利用することによって、給与計算業務の時間を大幅に節約できます。しかし、関数を覚えたり、エクセルを使いこなせるようになるのは難しいという方も多いのではないしょうか。NTT東日本では、給与計算から年末調整・入退社手続きなどを簡単にできる給与計算・労務管理サービスを提供しています。さらに、使い方が分からなくても安心なサポート機能がついています。法人担当者の方は下記のリンクより、ぜひ詳細をご覧ください。

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給与計算において、効率的かつ正確に行う方法のひとつとして表計算ソフト「エクセル」があげられます。この章では、エクセルで給与計算をする方法を3つのステップに分けて解説します。

3-1.勤怠管理表・給与計算表の作成

まず給与計算するために、「勤怠管理表」と「給与計算表」の作成が必要です。エクセル上に、「勤怠管理表」と「給与計算表」両方の表を作成し、集計した勤怠データに基づいた給与計算がされるよう自動連携させることができれば、給与計算の工程を削減し、業務スピードをアップさせることができます。

しかし、表を一から作成するのは手間がかかるため、インターネット上のさまざまなサイトで配布されているエクセルテンプレートを活用するのがおすすめです。ダウンロードしたテンプレートをベースに、適宜項目や関数を追加し、社内で使いやすい仕様へカスタマイズするとよいでしょう。最初に自社に合わせたテンプレートを作成しておけば、後から簡単に改変することが可能になります。

3-2.社会保険料・税金などの計算

まず給与計算するために、「勤怠管理表」と「給与計算表」の作成が必要です。エクセル上に、「勤怠管理表」と「給与計算表」両方の表を作成し、集計した勤怠データに基づいた給与計算がされるよう自動連携させることができれば、給与計算の工程を削減し、業務スピードをアップさせることができます。

しかし、表を一から作成するのは手間がかかるため、インターネット上のさまざまなサイトで配布されているエクセルテンプレートを活用するのがおすすめです。ダウンロードしたテンプレートをベースに、適宜項目や関数を追加し、社内で使いやすい仕様へカスタマイズするとよいでしょう。最初に自社に合わせたテンプレートを作成しておけば、後から簡単に改変することが可能になります。

3-3.各種データの集計・入力

給料の振込日に合わせて、各種データの集計・入力を済ませて給与を算出する必要があります。給与計算業務のミスを減らすために、エクセルへデータの入力をする前にデータの整合性を確認することが大切です。正確なデータをエクセルに入力し、精度の高い給与計算が行えるようにしましょう。

エクセルを使用して給与計算をするメリットは多岐にわたります。手動での計算ミスを防ぎ、正確性を確保できるだけでなく、計算の自動化により時間と労力を節約できます。エクセルで給与計算をする主なメリットは、以下のとおりです。

• ・コストが抑えられる
• ・計算ミスを防げる
• ・勤怠管理表と連携して業務効率が図れる

この章では、それぞれのメリットについて解説します。

4-1.コストが抑えられる

給与計算ソフトなどのツールは導入コストが高いことが多いですが、エクセルは月額750円で利用が可能です。また、購入したパソコンにエクセルが付いていたり、会社がすでに導入している場合は、新たに費用をかけなくて済みます。給与計算ソフトとエクセルのコストを比べて、費用対効果が高い方を選ぶと良いでしょう。

参照元：Microsoft 365 のすべてのプランを比較

4-2.計算ミスを防げる

エクセルの機能を使って計算を自動化することによって、人為的な計算ミスを防げます。手動での計算ではヒューマンエラーが発生する可能性がありますが、ツールを使うことで計算ミスを大幅に減らすことが可能です。

給与に誤りがあれば会社と労働者の信頼関係に影響をおよぼすおそれや、再び計算する手間がかかります。また、納税額に誤りがあれば、追徴課税が課されます。追微課税とは納税者に過去の申告漏れや、誤った申告による税金の不足分を追加して請求することです。税務署などに納税額の指摘をされた場合には、計算や情報の精査をする作業に大幅な時間を要するため、計算ミスを防ぐことは大きなメリットです。

4-3.業務効率化が図れる

計算を自動化することにより業務効率化が図れます。勤怠管理表と連携することによって入力の手間が省けたり、労務管理も同時に行えます。また、インターネットに接続していなくても利用可能なため、いつでもどこでもエクセルは使用が可能です。

一方で、エクセルは業務効率を向上させられますが、給与計算に特化したツールではないため給与計算ソフトと比べると利便性は劣るでしょう。そのため、費用対効果を考えてエクセルか給与計算ソフトを選ぶ必要があります。

給与計算業務は複雑で正確さが求められるため、いくつかのリスクが伴います。エクセルを給与計算に利用する場合には、適切な対策と注意が必要です。エクセルで給与計算するリスクは次のとおりです。

• ・法改正に伴う料率更新の未対応
• ・データの消失
• ・個人情報の漏えい

この章では、それぞれのリスクについて解説します。

5-1.法改正に伴う料率更新の未対応

法改正による料率の更新があった場合には、給与計算表の関数やフォーマットを改変する必要があります。納税額に誤りがあれば、追徴課税が課されます。追微課税とは納税者に過去の申告漏れや、誤った申告による税金の不足分を追加して請求することです。税務署に納税額の指摘をされた場合には、計算や情報の精査をしなければなりません。

毎年、社会保険や税金の料率には変更があるため、都度対応する必要があります。最新の情報を反映させられるような体制づくりが大切です。

5-2.データの消失

給与計算表のデータを誤って変更してしまった場合は、エクセルの機能を使って元のデータに復元が可能です。しかし、エクセルで給与計算したデータをそのままパソコン上のみで保存する場合が多いため、パソコンが故障した場合にはそのままデータが消失してしまうおそれがあります。対策としては、データをクラウド上やUSBメモリなど、別の場所で保存することがあげられます。

5-3.個人情報の漏えい

エクセルでのデータ消失の対策として、パソコン以外の場所で保存することがあげられます。しかし、管理する手間が増えるため、個人情報の漏えいリスクが高まります。また、漏えいしてしまった場合には個人情報保護法に抵触するおそれがあるため、個人情報は会社全体で厳重に管理しましょう。

NTT東日本では給与計算・労務管理サービス「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。給与や社会保険料、税金などの自動計算はもちろんのこと、従業員の個人情報も厳重に管理が可能です。

また、法改正に伴う料率更新も自動対応してくれるため、未対応による納税額の過少申告を防げます。入社手続きや勤怠管理、年末調整などの労務業務もソフト内で一貫して行えるため、大幅な効率性の向上・ミスの軽減が可能です。専門的な知識がない方やITツールを使用するのが苦手な方でも安心なサポートサービスもついています。業務効率化やペーパーレス化をさらに進めたい方は「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」の導入を検討しましょう。

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給与計算は企業にとって欠かせない重要な業務ですが、複雑で正確性が求められるため、ミスを無くすことが重要です。そのため、エクセルなどのツールを活用して給与計算の効率化を図ることが必要になります。また、一から給与計算表や勤怠管理表などを作成するのは労力がかかります。そのため、インターネット上のさまざなサイトで配布されているテンプレートを活用すると良いでしょう。

しかし、エクセルで給与計算をする場合はさまざまなリスクが存在し、以下のようにあげられます。

• ・法改正に伴う料率未対応
• ・パソコンが故障した場合のデータ消失
• ・個人情報の漏えい

給与計算においてエクセルを使用する際には、適切な対策と注意が必要です。NTT東日本では給与計算・労務管理サービス「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」を提供しています。法改正に伴う料率の自動更新や、データ消失のリスクもクラウド保存によって解消されたりなど、さまざまなメリットがあります。業務効率化やペーパーレス化をさらに進めたい方は「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」の導入を検討しましょう。

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