2023-06-06 ｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

電子帳簿保存法の申請はどのように行う？申請の必要性や方法について紹介

2022年1月に行われた電子帳簿保存法の改正により、企業や個人事業主のほとんどは「電子取引のデータ保存の義務化」に対応する必要性が出てきました。これまで以上にこの法律への関心が集まっています。
具体的な申請方法や事前申請の必要性、必要書類にはどのようなものがあるのか、調べ始めたという方も多いのではないでしょうか？

今回の記事では、電子帳簿保存法の申請手続きについてまとめて説明します。

電子帳簿保存法とは、企業や個人事業主の業務におけるペーパーレス化を進めることを主眼に、国税関係の帳簿・書類を電子データ保存するための要件を定めた法律です。これまでに何回か改正されていますが、2022年1月の改正で大きく要件が緩和されました。

2022年1月の改正では「電子取引におけるデータ保存の義務化」も予定されていました。従来のように、PDFで受け取った請求書などを印刷して紙で保存するという方式は認められず、電子取引によるデータは電帳法の要件を満たしたうえで、電子データのまま保存することが義務付けられます。こちらは、対応のための期間として2年間延長されることになりました。

電子帳簿保存法が要件を定めている書類は、国税に関わる帳簿や書類、また納品書などの取引書類といったものです。ExcelやWordなどで最初から電子データで作成された書類や、紙の書類をスキャンして保存する方式、また電子取引など、それぞれで保存のための条件が決まっています。

電子帳簿保存法の申請について知っておくべき内容を紹介します。

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2022年から事前申請は不要に

電子帳簿保存法に適応した電子保存を行うためには、「電子データ保存」と「スキャナ保存」については、事前に所轄の税務署長に申請し承認を得る必要がありました（電子取引については、事前承認は不要です）。

しかし、2022年の改正により、この事前承認制度は撤廃されました。そのため、現在申請は不要となっています。

2
電子帳簿保存法の申請手順

これまで必要とされていた申請のステップは以下となります。

• ●電子化に必要な社内規程等を整備する
• ●電子化に必要なシステムを導入する
• ●国税庁の所定の書類に必要事項を記入する（承認を受けたい帳簿の名称や根拠税法、開始日等）
• ●操作マニュアル等の必要な添付書類を用意する
• ●税務署に届け出る

申請期日は電子データの保存を開始する日の3ヵ月前までとなっています。

参考・出典：申請書等様式

電子帳簿保存法で定められている保存要件にはいくつか種類があり、それぞれで申請書類が必要です。

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国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書

国税関係帳簿に関する電子データの保存に関する申請書です。帳簿はスキャナ保存がそもそも認められておらず、紙ではなく最初から電子データで作成された書類が対象です。

国税関係帳簿の例は以下が挙げられます。

• ●総勘定元帳
• ●現金出納帳
• ●固定資産台帳
• ●仕訳帳
• ●売上帳
• ●仕入帳

承認申請書は、以下のリンクからアクセスできます。

参考・出典：国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書

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国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請

国税関係書類を電子保存するための申請書です。対象となる書類は大きく分けて2種類あります。

貸借対照表・損益計算書・棚卸表などの決算に関する書類

国税関係帳簿と同じように、紙をスキャンして保存するのは不可とされ、最初から電子データで作成されたものです。

契約書・請求書・領収書などの重要書類と、見積書・注文書などの一般書類

重要書類・一般書類ともに、電子データでの保存が認められていますが、自社が発行した書類のみについて有効とされています。また、こちらは紙のスキャンの保存も認められており、以下の「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」の方法で申請します。

承認申請書は、以下のリンクからアクセスできます。

参考・出典：国税関係書類の電磁的記録による保存の承認申請書

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国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

取引先が発行して受領した書類や、自社が発行した書類の控えなど、国税関係の書類の電子保存のための申請書です。

書類の例は以下が挙げられます。

• ●領収証
• ●請求書
• ●発注書

承認申請書は、以下のリンクからアクセスできます。

参考・出典：国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ適用届出書

各申請それぞれで、添付書類が必要になります。記入内容については、どの書類でも概ね同じような内容です。
国税庁のサイトによると、添付書類は以下の３つが記載されています。

１．承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類

2022年改正の前で緩和される以前の要件は、電子帳簿保存法の要件に対応したシステムを導入することが多いですが、そのシステムの概要を示す書類。

２．承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類（当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し）

事務手続きの概要が把握できる書類が必要です。

３．申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類

例えば、システムの操作マニュアルなどが挙げられます。

参考・出典：電子帳簿保存法関係｜国税庁

このように、改正前の申請においてはそもそも電子保存のためのクラウドサービスの導入・運用方法の策定などを同時に行う必要がありました。事前承認制度の撤廃によって、ぐっとペーパーレス化を推進しやすくなります。

一方、今回の改正で事前承認などの要件は緩和されましたが、スキャナ保存においては従来同様、明瞭に紙書類をデータ化する必要があります。

現行の業務プロセスの中で紙の取引書類が多い場合には、それらをスキャンしてデータ化することも多くなるでしょう。スキャンした紙の文字情報を自動でデータ化し・必要な部分をAIが自動で読み取ってくれる「AI-OCR」を導入することで、電子化のための労力の軽減につながります。

申請の手続きについては、申請書を印刷して記入し、添付書類とともに税務署に提出します。e-Taxでの申請も認められています。

期限は、電子データ保存を行う3ヶ月前です。新たに事業を開始する場合は、事業開始の2ヶ月を経過するまでに申請して承認を受ければ、事業開始の年から電子保存が認められます。

仮に電子保存を取りやめたり、保存方法等について変更を行ったりする場合は、それぞれ申請が必要になります。2022年からはそもそもの事前承認が不要のため、変更や取りやめの申請も不要です。

必要になる書類は、それぞれ以下が該当します。

• ●国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の取りやめの届出
• ●国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の変更の届出

参考・出典：国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等の変更の届出書

今回の記事では、電子帳簿保存法の申請方法や必要書類などについて説明していきました。
2022年の電子帳簿保存法改正ではそれまで必要だった事前申請が不要になり、同時に要件も緩和されたことで、これまで以上にペーパーレス化が進んでいくでしょう。

スキャナ保存を代表として、国税関係書類の電子化を進める場合、それ以外の紙書類の電子化も徐々に行っていくと効率が良いです。
また、自社のペーパーレス化が進んでも、相手から受け取る紙の取引書類などがすぐになくなりはしないため、それらを電子化し一元管理するための仕組みが必要になります。

NTT東日本の「AIよみと〜る」は、紙書類を読み取り電子化する際にAIが必要な部分だけを高精度で読み取ることが可能で、大量の紙書類のデータ入力業務・資料の電子保存などに最適です。

社内の電子化を検討している場合は、ぜひ資料や活用事例を御覧ください。

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