給与計算アプリとは、従業員の給与を勤怠情報より自動で計算し、出力できるソフトウェアです。勤務時間や勤務形態、手当などを入力し、給与が決まるシステムが構築されています。パソコンやタブレット、スマートフォンからブラウザ上でアクセスできることはもちろん、スマートフォンやタブレット専用のアプリでアクセスできるものもあります。

給与計算アプリは、業務効率化やコスト低減、リスク管理などの面から、多くの企業で導入が進んでおり、今後もますます増えていくでしょう。

給与計算アプリの代表的な機能は、主に6つあります。

• ・給与の自動計算
• ・保険料や所得税などの自動計算
• ・給与明細の電子化
• ・勤怠管理
• ・法定帳簿の自動連携
• ・年末調整

この章では、6つの機能の特徴について解説します。

2-1.給与の自動計算

給与の自動計算は、給与計算アプリの主要な機能です。給与計算に必要な勤怠情報などのデータをアプリにまとめると、自動で計算してもらえます。そのため、アプリ導入後は、手動でデータを入力したり、計算したりする必要がなくなります。

給与計算は、従業員が多ければ多いほど、時間や負担もかかるため、特に多くの従業員を抱えている企業は、導入を検討しましょう。

2-2.保険料や所得税などの自動計算

保険料や所得税などの自動計算も、給与計算アプリに搭載されている機能の一つです。給与計算をする際には、勤怠情報の入力だけではなく、保険料や所得税などの計算も必要になります。保険料や所得税は従業員によっても異なるため、計算ミスが起こりやすいです。しかし、給与計算アプリを導入すれば、計算結果を自動で反映してもらえるため、計算ミスの心配がなくなるでしょう。

2-3.給与明細の電子化

給与明細の電子化も、給与計算アプリの代表的な機能です。給与計算アプリを使用すれば、アプリやWebから給与明細を閲覧またはダウンロードできるようになります。そのため、従来のように、給与明細を紙に印刷したり、保管したりする手間が省けます。給与明細をアプリ上で簡単に確認できるようになるため、従業員にとってもメリットが大きいです。

2-4.勤怠管理

給与計算アプリのなかには、給与計算のみではなく、勤怠管理の機能が搭載されているアプリもあります。従来は、専用のシステムを用いて勤怠管理をすることが一般的でした。しかし最近では、給与計算や勤怠管理などの管理を一元化できるアプリも増えています。

現在、手動で勤怠管理を行っている場合、勤怠管理の機能も搭載されているアプリを選んで、効率化を検討しましょう。

2-5.法定帳簿の自動連携

給与計算アプリのなかには、法定帳簿の自動連携ができるアプリがあります。労務管理をするにあたって、法定三帳簿の記録が義務付けられています。法定帳簿の自動連携機能が搭載されていれば、法律が変わった際に変更作業をする必要がなくなり、労務管理の効率化を図れるでしょう。

2-6.年末調整

給与計算アプリのなかには、年末調整の効率化が図れるものもあります。年末調整の機能が搭載されていれば、従来のように労務担当者が書類を配布して回収する業務が発生しません。また、アプリ上で年末調整に関する告知や説明ができるようになるため、従業員からの問い合わせ数を減らせます。システムへのデータ入力も不要であるため、業務時間も低減できるでしょう。

給与計算アプリを導入すると得られるメリットは、主に4つあります。

• ・給与計算業務の効率化
• ・コスト低減
• ・法改正への自動対応
• ・働き方改革の推進

この章では、4つのメリットを深掘りして解説します。自社が求めるメリットがあるか、確認してみましょう。

3-1.給与計算業務の効率化

給与計算アプリを導入する大きなメリットは、給与計算業務の効率化ができる点です。勤怠情報などのデータを取得するだけで、給与計算を自動化できるため、労務担当者の業務の負担を軽減できます。

また、勤怠情報や諸々のデータを取得し、自動的に給与計算を行えるため、従業員の生産性向上にも貢献できるでしょう。給与計算アプリには、従業員のデータを自動的に保存する機能があり、従業員の給与情報を保管するための手間が省けます。

3-2.コスト低減

コストが低減できる点も、給与計算アプリを導入するメリットの一つです。給与計算アプリを導入することで、業務効率化によって労務担当者の数を減らせるため、人件費を低減できるようになります。また、給与明細書の印刷・郵送にかかるコストも抑えられるため、長期的なコスト低減効果もあります。

3-3.法改正への自動対応

給与計算アプリのほとんどは、法改正への自動対応が可能です。法改正された際には自動的にアップデートされるようになっているため、労務担当者が手作業でアップデートする必要がなくなります。アップデートが漏れたことによる、計算ミスを防げる点もメリットといえるでしょう。

3-4.働き方改革の推進

働き方改革の推進も、給与計算アプリを導入する際に得られるメリットです。給与計算にかかる業務負担を減らすことで、作業に追われることがなくなります。余計な作業を行う時間がなくなることで、コア業務に集中できる環境を作れるでしょう。

また給与計算アプリのなかには、クラウドやブラウザ上で動作するものが多いため、自宅でも給与計算業務や確認ができるようになります。そのため、「これまでは給与計算作業のために出社せざるを得なかった」という方も、リモートワークを導入できるでしょう。

給与計算アプリを選ぶ際には、3つの点を確認してから選ぶ必要があります。

• ・自社に適した機能がある給与計算アプリを選ぶ
• ・サポート体制・セキュリティ面がある給与計算アプリを選ぶ
• ・アプリの操作のしやすさで選ぶ

この章では、給与計算アプリの3つの選び方について解説します。自社に導入する給与計算アプリを選ぶ際の参考にしてください。

4-1.自社に適した機能がある給与計算アプリを選ぶ

自社に必要な計算機能があるアプリかどうか、確認しましょう。給与計算アプリは、多くの企業ニーズを満たすものもあれば、特定の業界に特化したものもあるためです。例えば、正社員以外のパート・アルバイトの非正規社員も雇用している場合は、非正規社員に対する給与計算に特化したアプリを選びましょう。

4-2.サポート体制・セキュリティ面の充実度で選ぶ

サポート体制・セキュリティ面の充実度も確認しましょう。給与計算アプリによって、サポート体制・セキュリティ面の対策は異なるためです。サポート内容も、電話やメール、チャットなど、アプリによってさまざまなので、使用しやすい手段を選ぶのが良いでしょう。

また情報セキュリティ対策は、会社の信頼を保つために重要です。そのため、アプリ導入前にどのような対策が練られているのか、を具体的に確認しておくことをおすすめします。

4-3.アプリの操作のしやすさで選ぶ

アプリの操作性や管理画面の使いやすさなども確認しましょう。アプリを効率的に使用するためには、使いやすく見やすいアプリを選ぶ必要があります。アプリによっては、トライアルプランを用意していたり、デモンストレーションで試せたりする場合もあるため、活用しましょう。

「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」は、給与計算や年末調整、入退社の手続きなどを効率化できる、クラウド型の給与計算・労務管理サービスです。搭載されている機能は、以下のとおりです。

• ・給与計算
• ・給与明細
• ・年末調整
• ・従業員管理
• ・毎年の給与ジム
• ・法定三帳簿
• ・マイナンバー管理
• ・入退社管理

上記の機能を活用して、社内の労務業務を一本化することで、労務の作業時間やミスの低減が期待できます。また、給与明細などのペパーレス化、人事情報の一元化も可能です。労務関連の業務の効率化を考えている方は、ぜひ検討してください。

クラウド型サービス – freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート

給与計算アプリは、従業員の給与を勤怠情報より自動的に計算して、出力できるソフトウェアです。給与計算アプリを導入すると、業務の効率化、コスト低減、法改正への自動対応など多くのメリットが得られます。給与計算アプリを選ぶ際には、自社に適した機能、サポート体制・セキュリティ面があるかどうかを確認しましょう。アプリの操作のしやすさの確認も大切です。

給与計算の業務を効率化したい企業には、「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」の導入をおすすめします。「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」は、勤怠管理システムや人事情報管理などの他の各種クラウドサービスと連携もできます。自社の給与計算の業務効率化を検討している方は、ぜひご利用ください。

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