給与計算代行サービスによって委託できる業務は、主に以下の4つがあります。

• ・給与計算
• ・振込・納税
• ・年末調整
• ・住民税更新

実際には、上記の4つの業務以外にも、社会保険の更新や書類の作成業務、勤怠管理など、企業の規模やニーズに合わせてさまざまなサポートをしている代行業者が存在します。この章では、主な業務として上記の4つに絞って解説します。

1-1.給与計算

給与計算代行サービスによって、従業員の毎月の給与計算の委託が可能です。勤怠管理のデータをもとに、従業員の給与額や手取り額を計算する業務です。給与計算業務には、以下の項目の計算も含まれます。

• ・残業代
• ・交通費や出張費などの各種手当
• ・社会保険料
• ・所得税
• ・住民税　など

サービスによっては、上記の計算のほかにも、給与明細の発行や送付までサポートします。

1-2.振込・納税

計算した給与の振込や、所得税・住民税などの税金の納付を代行できます。給与計算や賞与計算を代行する場合に、追加で依頼されるケースが多い業務です。給与計算から納税・支払いまでを依頼すれば、給与に関する業務の一連の流れを委託でき、大幅な負担軽減になります。

1-3.年末調整

年末調整は、従業員の所得税の過不足を調整するために行われます。申告書の集計や内容のチェック、各種類の作成・提出など、工数が多く、従業員にとって負担の大きな業務です。また、申告書が煩雑なため従業員からの問い合わせが多く、毎年年末から年初にかけて年末調整業務に追われている企業も多いでしょう。

給与計算代行サービスでは、申告書のチェックから各種書類の作成・提出、従業員からの問い合わせ対応など、年末調整に関わる一連の業務を代行できます。通常、給与計算を委託していない場合でも、スポットで年末調整業務のみ依頼できるサービスも存在します。

1-4.住民税更新

毎年5〜6月には住民税の更新があり、各自治体からの大量の通知書を処理する作業が発生します。また、住民税の税額は毎年自治体ごとに異なり、変更への素早い対応が求められます。

住民税の更新業務は、年末調整と同様に、限られた期間に発生する煩雑な業務です。したがって、スポットで依頼すれば、業務の負担を大幅に減らせ、通常業務に集中できます。

給与計算代行サービスの活用には、さまざまなメリットが存在します。この章では、活用のメリットを5つ紹介します。

2-1.コストを低減できる

給与計算の委託によってコストの低減が可能です。給与計算には専門的な知識やスキルが必要で、実務経験のある人を雇おうとしても、なかなか見つからないケースが多くあります。初心者を雇用する場合は、教育コストがかかり、戦力になるまで時間がかかってしまいます。

さらに、給与計算を自社で対応する場合、専用のシステムを利用する企業が多いでしょう。システムは導入費や運用費、法改正があった際の更新料などが発生し、多額のコストが発生します。給与計算代行サービスを利用すれば、アウトソーシング費用しかかからず、人件費とシステム費の双方のコスト低減が実現します。

2-2.法改正に対応できる

法令改正は毎年のように行われています。直近だと、2023年4月から、月60時間を超える時間外労働に対する法定割増賃金率50％以上への引き上げが中小企業に適応されました。

このような法令改正に、専門家でもない自社の従業員がスムーズに対応するのは困難です。しかし、給与計算代行サービスだと、最新の情報に精通した専門家が適切に対応してくれます。法令違反によるトラブルを防げ、業務フローやシステム変更に追われることもなく、従業員の負担を軽減できます。

2-3.コア業務へ専念できる

給与計算は会社経営の上でなくてはならない業務ですが、直接的な利益を生み出さない非コア業務です。昨今、市場競争で勝ち残るには、非コア業務の効率化と、営業や商品開発などのコア業務への注力が急務だと言われています。

毎月の定型的な業務である給与計算の委託によって、今まで非コア業務に要していた時間をコア業務に充てられます。コア業務へのリソース集中によって、競争力を強化し、事業拡大が可能です。

2-4.属人化を防止できる

給与計算のような定型的で煩雑な業務は、属人化しやすいのが特徴です。1人の担当者が長期的に給与計算を担当している場合、急な休職・退職時に、ほかの従業員では対応できず、思わぬ損失につながる可能性があります。

給与計算代行サービスの活用によって、業務プロセスの可視化やマニュアル作成ができ、属人化を防げます。また、経験と知識が豊富なスタッフが対応するため、業務フローの改善や業務品質向上が可能です。

2-5.繁忙期の負荷を軽減できる

年末調整や住民税更新などが発生する繁忙期に新たな人員を確保する場合、採用の手間や人材コストがかかります。また、繁忙期が終われば人員が飽和状態になってしまい、無駄なコストが発生してしまいます。

代行サービスを利用すれば、繁忙期のみの業務負荷軽減が可能です。手間をかけて新しい人材を採用・育成する必要がなく、繁忙期以降も適切な人員配置で業務を遂行できます。

給与計算代行サービスには多くのメリットがあるものの、デメリットも存在します。したがって、メリットとデメリットの両方を把握した上で、導入を検討しましょう。この章では、給与計算代行サービスを利用する場合のデメリットを紹介します。

3-1.ノウハウを蓄積できない

給与計算を外部委託する場合、自社へノウハウを蓄積できないというデメリットがあります。今まで社内で培ってきた給与計算のノウハウをうまく残せなかったり、法令改正や税制の知識がアップデートされず、古いままになってしまったりします。

この場合、もしサービス提供会社で何らかのトラブルがあった場合、自社での対応が不可能です。再度新しい給与計算代行サービスを探す必要があり、ずっと外部に依存した状態になってしまいます。

3-2.情報漏えいのリスクがある

給与計算を委託する場合、従業員の個人情報や給与情報を社外へ渡すことになります。代行業者が正しく情報を取り扱えるのなら良いですが、場合によっては、代行業者のアルバイトやパート人材が業務に対応していたり、さらに外部へ委託していたりする場合もあります。

代行業者の情報セキュリティが万全でなかった場合、社内の大切な情報が漏えいし、自社の従業員との間でトラブルが発生するおそれがあるでしょう。したがって、実施している情報セキュリティ対策や、プライバシーマークの取得状況を確認した上で、業者を選ぶのをおすすめします。

給与計算のみを委託する場合、費用相場は従業員1人当たり月額1,000円前後が一般的です。しかし注意したいのが、初期費用やほかのオプション費用なども発生する可能性がある点です。「初期費用＋給与計算業務（月額約1,000円／人）＋追加オプション」という料金設定が一般的な相場であることを覚えておきましょう。

また、年末調整や住民税更新などを単発で依頼する場合は相場が少し高く、従業員1人あたり3,000円前後だと言われています。ただ、自社の従業員数や、代行業者によって価格は大きく異なるため、サービス選定前にしっかりと料金を確認しましょう。

中には、初期費用が無料の業者も存在します。初期費用以外に価格を抑えるには、委託する業務範囲を絞ることです。自社で雇用した場合の人件費と、代行業者に委託した場合の費用を比較検討して、導入を決定しましょう。

給与計算代行サービスには多くのメリットがあるものの、実際に自社に必要かどうかを見極めるのは困難です。この章では、サービス導入の必要性を判断する際のポイントを紹介します。

5-1.従業員数が10名以上である

従業員数が多い会社ほど、給与計算に対応する担当者の負荷は大きくなります。例えば、従業員数が2〜3人の小規模な企業の場合は、給与計算にそれほど時間を割く必要がないため、給与計算代行サービスを導入せずに、自社で対応した方がコストパフォーマンスが良いでしょう。

一般的には、従業員数が10人を超えると、給与計算代行サービスを導入した方が効率的だと言われています。ただ、従業員数が10人未満の企業でも、繁忙期は業務量の多さに対応できない可能性があるため、その点も考慮して導入を検討しましょう。

5-2.1人の担当者が給与計算を担当している

1人の担当者が給与計算をしている場合、業務の属人化が発生している可能性が高いです。その場合、担当者が急に休んだり、退職したりすると、ほかの従業員では対応しきれずに、業務が滞る可能性があります。

また、属人化している場合、担当者の業務遂行能力を評価できずに、効率の低下を招いてしまっている可能性もあります。1人の担当者が対応している場合は、属人化を防ぎ、業務効率を上げるためにも、給与計算代行サービスの活用がおすすめです。

5-3.担当者がほかの業務を兼任している

給与計算は、従業員がほかの業務と兼任して進めている場合が多くあります。特に、スタートアップやベンチャー企業は、コア業務に注力するあまり非コア業務担当者の確保に追いついていなかったり、給与計算の重要性を正しく理解していなかったりして、兼務しているケースが多いです。

給与計算は専門的な知識が必要で、工数が多く手間のかかる作業です。そのため、給与計算に想定以上の時間を費やしてしまい、コア業務に支障が出るおそれがあります。給与計算とほかの業務を兼任している場合は、コア業務へ注力するためにも、給与計算代行サービスの活用がおすすめです。

5-4.専門知識を持った人材がいない

給与計算は専門知識が必要で、計算間違いや入力漏れなどのミスが許されない業務です。また、毎年のように法令が改定されるため、アンテナを張って新しい情報を常にアップデートしていく必要があります。

単純な事務作業のように思われがちですが、給与計算業務を迅速にミスなく遂行するのは、知識や経験のない初心者にとっては困難な作業です。したがって、専門知識を持つ従業員が自社にいない場合は、給与計算代行サービスを利用して、専門家に依頼すれば安心です。

数ある給与計算代行サービスの中から、自社に適したサービスを選定する必要がありますが、選ぶポイントを把握していなければ、見極めは困難です。この章では、給与計算代行サービスを選ぶ際のポイントを紹介します。

6-1.過去の実績

サービスを選ぶ際、業者の過去の実績は1つの判断基準になります。ポイントとしては、自社と業種や業態、会社規模が近い企業への提供実績があるかどうかです。また企業導入数だけでなく、継続率も確認しましょう。継続率が高い場合、高品質のサービスを提供している可能性が高いと考えられます。

ここで、同時に実際の利用者の声も確認できればベストです。業者のホームページや、口コミを集めているサイトで確認するようにしましょう。

6-2.業務の対象範囲

自社で依頼したい業務が対応できる業者かどうかも判断するポイントです。したがって、サービスの選定前に、自社の課題を洗い出し、委託したい業務を把握しておきましょう。

業者によって対応できる範囲や得意分野は異なります。「多くのスタッフを抱え、業務量が多くても迅速に対応できる業者」「法令改正に精通し、迅速な対応が可能な業者」など、特性はさまざまです。そのため、自社の課題に適切に対応できるサービスかどうかに焦点を当てて、業者の選定を行いましょう。

6-3.セキュリティ体制

代行業者には、自社の大事な従業員の個人情報を預けることになるため、情報漏えいのリスクを考え、セキュリティ体制が万全な業者を選ぶ必要があります。どのような情報管理体制を構築しているかを事前にしっかりと確認しましょう。

また、個人情報を適切に取り扱っている事業者に使用が認められるプライバシーマークの取得状況も、1つの指標になります。ほかにも、災害や事故が発生した際のバックアップ体制も確認しておきましょう。

給与計算代行サービスでは、給与計算やそれに関わる業務を委託できます。活用によって、コスト低減や業務効率化、属人化の解消などが可能です。

給与計算代行サービスを提供する業者は多く、それぞれ対応できる範囲や得意分野が異なります。サービスを選定する際には、業務範囲や実績を調べ、自社に適した業者であるかを確認しましょう。また、安心して任せられるよう、セキュリティ体制が万全な業者を選定するのもポイントです。

給与計算をはじめ、バックオフィス業務を効率化したいなら、給与計算代行サービスの活用以外に、システムの導入という方法があります。「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」を導入すれば、給与計算から年末調整、従業員の入退社管理など、労務の幅広い業務の効率化が自社だけで実現可能です。

法令改正や料率変更があった際は、追加料金なしで自動対応し、給与明細の送付や年末調整の手続きをペーパーレスで行えます。勤怠管理や会計管理サービスと連携でき、社内全体の業務効率化と生産性向上が可能なので、興味のある方は、サービス詳細ページをぜひご確認ください。

freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート