働きやすい環境づくりのために、業務改善を検討する企業は多いのではないでしょうか。業務改善は、企業の生産性や作業効率を高めるために欠かせません。

しかし「どのように進めていけばいいか分からない」とお悩みの方も多いでしょう。業務改善は事例を参考にすることで「何をすれば良いのか」を判断しやすくなります。

そこで本記事では、業務改善の事例と取り組むメリットについて紹介します。事例を参考にする際の注意点も解説するので、ぜひ最後までご覧ください。

1. 業務改善とは【ムダな作業を省き仕事の効率をあげること】

業務改善とは、日常の「ムリ・ムダ・ムラ」な作業を省き、仕事の生産性や効率を高めることです。業務改善が多くの企業で重要視される大きな理由は「人材不足」と「働き方改革の推進」の2つが関係しています。

日本は少子高齢化により、新しい人材が確保しにくいことが社会問題になっています。人材不足の状況であっても企業が利益を確保していくため、業務改善は欠かせません。

また働き方改においても、ワークライフバランスの実現に繋げるため、業務改善が重視されています。例えば、作業工程の問題点を見直すことでムダな労働時間が減り、従業員の負担を減らせます。

2. 業務改善のアイデア事例5選

業務改善の方法は、1から考えるよりも事例を参考にした方がスムーズです。そこで本章では、以下の業務改善のアイデア事例5選を紹介します。

• アウトソーシング
• RPAによる自動化
• 業務の可視化
• 作業量の平準化
• 契約書の電子化

自社の目的や作業内容と照らし合わせて、取り組める事例がないか確認してみてください。

アウトソーシング

アウトソーシングとは、外部委託者に業務の一部を協力してもらうことです。単純作業を外部に発注することで、経営戦略などの重要な業務に集中しやすくなります。

アウトソーシングの導入事例は、以下のとおりです。

• 商品の発送・梱包・納品
• Webサイト制作・更新
• 問い合わせ対応

様々な分野でアウトソーシングが利用されていますが、現代では情報分野でニーズがあります。その理由は、情報技術の発達スピードに人員の教育などが追いつかないためです。

改善策の1つとしてアウトソーシングを利用すれば、教育時間を短縮できます。また専門分野に頼むことで業務の処理スピードがあがり、品質を高められるメリットもあります。

アウトソーシングを取り入れる際は、自社で対応しきれていない業務を依頼するのがポイントです。ただし情報漏洩のリスクもあるため、依頼先の選定は慎重に行いましょう。

RPAによる自動化

RPAとは、定型作業を自動化するシステムです。単調な定型作業をRPAに任せることで、業務効率化や人員不足の解消に繋げます。

RPAでできることは、以下のとおりです。

• 請求書の作成
• 電話やメール対応
• 在庫管理
• 発注業務

このような反復性の高い業務を自動化すると、人員的なミスが減り作業の質が向上します。また従業員の作業時間を軽減できるので、残業削減にも有効です。

RPAを導入する場合は、サポート体制が整っているか事前に確認する必要があります。RPAの導入後に「エラーが出てしまった」「設定がうまくいかない」といったトラブルにも、対応してくれるかが重要です。

RPAツールのなかでもNTT東日本提供の「おまかせRPA」は、サポートが手厚く簡単に導入できます。RPAをまだ利用していない企業は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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業務の可視化

業務の可視化とは、形のない分かりにくい業務を目で見て確認できる状態にすることです。従業員の作業量や全体像を把握できなければ、効率よく業務改善ができません。

業務の可視化により、全体像や複雑な工程を把握して問題点を見つけやすくします。具体的には、以下のような事例があります。

• 業務工程のマニュアル化
• 売上の数値化
• 勤務状況の測定

業務の一連の流れやスケジュールなどを可視化して、把握しやすい状態に整えることが重要です。日常業務で必要のないムダな作業を洗い出し、改善・廃止して仕事の効率化に繫げます。さらに勤務状況を可視化できるツールを利用すれば、テレワークでの業務も簡単に把握できるようになります。

作業量の平準化

業務改善のアイデアの1つとして、作業量の平準化があります。平準化とは、従業員の作業量を均等に振り分けることです。

業務の平準化がされていない場合、従業員の負担が偏ったり品質にバラつきが起きやすくなります。例えば、仕事ができる社員に業務が偏ってしまうと、負担になるだけでなく業務効率低下にも繋がります。

特定の人しか作業できない状態では、作業内容が分からず引き継ぎも大変です。1人でこなせる作業量には限りがあるため、マニュアルを整備するなどして対策をしておきましょう。

作業量を平準化により、どの社員も同じレベルで業務がこなせるようなると、急な退職や休職にも対応しやすくなります。

契約書の電子化

紙での契約は、時間を取られてしまい作業効率低下の原因になります。紙ベースの契約書を電子化して、ムダな作業工程を削減できます。紙ベースでの契約には以下の工程が必要ですが、電子化により短縮可能です。

• 書類の印刷
• ハンコを押す
• 切手を貼る
• 印刷物を届ける

紙ベースの場合、契約書などの印刷物を持参したり送付したりしなければいけません。契約書を電子化すれば、インターネットでの送付が可能になり従業員の作業量を軽減できます。

会社にいなくても契約を締結できるため、テレワークにも有効です。契約書の電子化には、ツールの導入が一般的とされています。

NTT東日本が提供する「クラウドサイン for おまかせ はたラクサポート」は、紙と印鑑をクラウドに置き換えられるので、ぜひ導入を検討してみてください。

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3. 業務改善の事例を取り入れるメリット3選

業務改善に取り組む前に「どのようなメリットがあるのか」気になるのではないでしょうか。目的を達成するためには、業務改善によってどのような効果が得られるか把握することが重要です。

そこで本章では、業務改善の事例を取り入れる3つのメリットを紹介します。

• コストの削減
• 職場環境の改善
• 作業の効率化

これから業務改善の事例に取り組む企業は、ぜひ参考にしてみてください。

コストの削減

業務改善の取り組みにより、様々なコストを削減できます。例えば、ムダな作業をなくしマニュアル化が容易になれば、人材育成に掛かるコスト削減が可能です。

また業務改善の事例で取り組みやすい紙ベースの業務を電子化した場合、以下の経費を削減できるメリットがあります。

• コピー用紙代
• インク代
• 切手代

とはいえ、やみくもにコスト削減をすると商品やサービスの品質低下に繋がるため注意が必要です。まずは必要のない作業や経費を洗い出し、無理のない範囲でコスト削減を目指しましょう。

職場環境の改善

業務改善をすると、働きやすい職場環境が整うメリットがあります。職場環境の改善とは「ムダな業務を減らす」「作業時間を短縮する」などを指します。

例えば、日々の業務で意味をなさないムダな作業は、ストレスが溜まりやすいので改善が必要です。価値の高い業務を増やし、やりがいを感じれるようになれば従業員のモチベーションアップに繋がります。

会社以外で業務ができるようになれば、テレワークなどの柔軟な働き方が可能になります。職場環境が悪いと感じている方は、できることから業務改善に取り組みましょう

作業の効率化

業務改善の一環として、ムダな作業をなくすと作業効率が上がります。特に、昔からのやり方で仕事を続けている企業は、ムダな工程が多いケースがあるので対策が必要です。

今の手順に慣れているからといって、ムダな作業を続けていては多くの資産を浪費してしまうかもしれません。ここで言う多くの資産とは「従業員の意欲」「人件費」「作業時間」の3つです。

3つの資産を浪費しないために、以下の工程を見直してみてください。

• 作業のダブルチェック
• 登録作業
• 部門間の共有

業務フローの見直しや部門間での共有をWeb化すると、作業の効率化に繋がります。まずは業務の問題点をみつけて、ムダな工程があれば削減していきましょう。

4. 業務改善の事例を参考にするときの3つの注意点

本章では、業務改善の事例を参考にする際の、以下3つの注意点を解説します。

• 優先順位を決める
• 社内全体で共有する
• 長期的な視点を持つ

ぜひ、これからの業務改善に活かしてみてください。

優先順位を決める

全ての事例に取り組もうとすると、現場に無理が生じてミスが発生しやすくなります。現場の状況にもよりますが、優先順位を決めるとスムーズに業務改善が進みます。優先順位の考え方は、以下のとおりです。

1. 安全に関わる業務
2. 問題の改善・解消に繋がる
3. 効率化ができる

上記のように優先順位をつけて、小さな業務改善から取り組み成功体験を積み重ねていくのがポイントです。業務改善の事例はたくさんあるので「全て実行したい」という気持ちになりやすいですが、できることから始めましょう。

社内全体で共有する

業務改善を進めていくには、目的や改善策などを社内全体で共有する必要があります。現場の従業員と共有できていないと、思うように業務改善が進みません。

社内全体で情報共有すると、自分以外の業務も把握できるようになるため効率よく作業が進みます。また相手の仕事状況も見えるようになるので、コミュニケーションがとりやすくなるメリットもあります。

部署を超えた連携が「うまくいっていない」という企業は、社内全体の共有に力を入れてみてはいかがでしょうか。

長期的な視点を持つ

業務改善は一度だけでなく、継続しなければ意味がありません。なぜなら、その場しのぎの業務改善は、時間が経つと元の状態に戻ってしまいやすいからです。

業務改善はこれまで根付いていた作業を変更していくので、成果が出るのに時間が掛かる可能性があります。しかし成果がすぐに出ないからといって、継続をやめると同じ課題に再び悩まされてしまいます。

そのため、長期的な目線での取り組みが重要です。また定期的に業務改善の効果を振り返りをすると、さらなる問題点を洗い出せます。業務改善を行ったあとは、狙った効果が得られているかも確認しておきましょう。小さなことを定期的に積み重ねることが、成功するコツです。

5. 業務改善なら「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」がおすすめ

NTT東日本が提供する「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」は、クラウド型の会計サービスです。一度入力をすれば、経理や会計に関する業務を自動化できます。

「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」の主な特徴は、以下のとおりです。

• 日々の経理がラクになる
• 経理業務の効率化が進む
• 経営分析が容易になる
• 決算がしやすくなる

紙ベースの作業を電子化すると、経費精算や会計業務の効率化が望めます。日々の業務が楽になるので、従業員の負担軽減にもつながります。

リアルタイムで経営が分かるため、多角的な分析や戦略を考えることも可能です。効率よく業務改善に取り組めるので、ぜひチェックしてみてください。

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6.まとめ

業務改善とは、効率よく仕事を進めるために日常のムダな作業を省くことです。1から取り組むのは大変ですが、事例を参考にすることで効率よく進められます。

業務改善の基本的な事例は、以下のとおりです。

• アウトソーシング
• RPA
• 業務の可視化
• 作業量の均等化
• 紙ベースを電子化

業務改善をすると、コストの削減、労働環境の改善、作業効率のUPが期待できます。事例を参考に業務改善を行う際は、優先順位を決めて長期的な視点で取り組みましょう。

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