「申請から決裁までの一連の手続きのシステム化を検討しているので方法を知りたい」と考える方がいらっしゃるのではないでしょうか。ワークフローを導入することで申請から決裁までの時間が大幅に短縮され、効率的な業務遂行が可能となります。
そこで本記事ではワークフローシステムによる申請業務の電子化について解説します。ワークフローシステムの種類やメリット、導入時の注意点についても説明しますので、最後までお読みください。
目次：
業務を円滑に行うには一連の流れを可視化する必要があります。この章ではワークフローの解説をします。併せて業務フロー・プロセスとの違いも把握しておきましょう
ワークフローとは、業務に関する一連のやり取りの流れを指します。組織の中で複数人が関与する業務に対し、予め決めた流れに沿って処理することです。
一例として経費の精算を挙げると、事務処理に「何の書類が必要で」「誰から承認を得て」「最終承認を得るのか」という一連の流れがあります。組織の意思決定を進行させる際に、条件毎に承認が必要な範囲を可視化できれば、効率的な業務遂行が可能です。
ワークフローと業務フローは同じ意味で通じますが、業務プロセスはワークフローの集合体を意味します。業務の一連の流れを図式化したワークフローに対して、業務プロセスは「PDCAサイクル」を滞りなく回すことに主軸を置いた大きな業務の流れを指します。
業務プロセスは会社全体の流れを可視化したものなので、より効率的に業務の改善が行えるようになります。
ワークフローシステムでは、紙の申請書や伝票を申請フォームとして電子化することで承認と回覧が可能です。オフィスワークの整理とシステム上での電子化・定型化により、作業の標準化と業務の効率化を図れます。
申請・承認・却下をシステム上で実現するので、申請フォームに必要項目を入力すれば承認の進捗状況の確認が可能です。また、設定した条件に応じて承認者を自動で変更できます。
ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。この章では、自社で運用する場合に適したオンプレミス型と低コストで導入しやすいクラウド型について解説します。
オンプレミス型は、自社のサーバーやパソコンにシステムを導入・運用していくワークフローシステムです。完全に内製で運用する場合は、システムを構築する専門知識やスキルを持ったエンジニアと導入のための環境整備が必要です。保守やメンテナンスも自社で行う必要があります。
サポートを代行業者に依頼できますが、導入時と月々のコストがかかります。オンプレミス型の一番の強みは自社での独自運用を検討する場合、クラウド型よりも自由なカスタマイズを行える点です。自社で自由にカスタマイズでき、既存システムとの連携により独自のシステムが構築できます。
クラウド型は、オンライン上でワークフローを構築するシステムです。自社で専門知識を持ったエンジニアやサーバーの設置が不要であり、ワークフローシステムの中でも比較的安価で導入できます。外部サービスとも連携できるサービスも多く、保守・メンテナンスもクラウド事業者が代行します。
オンライン上でワークフローが構築されるので、テレワークなど異なる場所からでもパソコンやスマホでアクセスできるのもクラウド型の強みです。
ワークフローシステムには、以下のメリットがあります。
この章で説明する内容を確認した上で、導入する際の検討材料にしましょう。
紙の場合は承認者へ申請書を手渡しで回覧するので、決裁完了まで時間がかかります。しかしワークフローシステムの導入で申請書の手渡しが不要となり、承認を受けたら自動的に次の承認者へと申請フォームが送付されます。
紙の場合は複数の承認者すべての回覧が終わるのに1週間以上要する場合がありますが、ワークフローシステムは承認待ちを解消し円滑な業務遂行が可能です。
申請フォームを利用すると申請書の承認状況が可視化され、承認がどこまで進行しているか確認できます。また、提出先の承認者が誰なのかもシステム上ですぐに把握できます。申請者が複数いる場合でも、提出先に悩む必要がありません。
また申請フォームを用いると、使用する申請書の種類とワークフローシステム上の情報画面によって承認状況の把握が容易になるのも強みです。承認者の把握と状況の可視化、申請書の振り分けやすさは電子化のわかりやすい恩恵と言えます。
ワークフローシステムの導入により履歴管理とアクセス管理が可能なので、申請書の検索も行えます。申請されたデータの検索、抽出、集計が容易でデータ活用による業務の分析や改善が可能です。
紙の場合はキーワード検索が不可能なので1枚ずつ内容を確認して探しますが、電子化によりデータ上で検索により申請書を探す手間を省略できます。種類の異なる申請書であろうと、電子データの検索であればすぐに結果が表示される点が強みです。
紙の申請書と異なりワークフローシステムを導入した場合、パソコンやスマートフォンからもアクセスできるようになり申請や承認、決裁業務のための出社が不要です。システム上でやりとりが行われ、会社外でも容易にアクセスできるのでテレワークに対応できます。
申請者や承認者がシステム上でやりとりを行う性質上、場所を選ばず承認が行えるので自由な働き方が可能です。特に出張などで長期間出社しないなどの事情がある場合は、システム上での承認は決裁の停滞防止にもつながります。
システム上にて申請フォームと承認のルートが一元管理されるので、必要な情報を必要な相手に正しく伝達できるだけでなく、素早い情報共有や申請書の追跡も可能です。
申請・承認・決裁が自動処理で進められるので、ログが残り不正やヒューマンエラーを防止します。申請書の履歴の管理や権限のない人物のアクセス制限も可能なので、セキュリティ面でも安心して運用でき、コンプライアンス強化にもつながります。
ワークフローシステムにはセキュリティリスク対策や申請書の電子化が必要であるなどの課題が存在します。この章では2つのデメリットを解説しますので、より理解を深めてワークフローシステム導入の検討材料としましょう。
セキュリティ強度を強固にしていても、ログインIDやパスワードの管理は実際に運用する社員たちに委ねられます。故意・過失問わず、社員がログインＩＤやパスワードを流出させた場合のリスクは甚大です。
重要な情報の流出を防ぐためにも、セキュリティ面で万全のワークフローシステムを導入するだけでなく、実際に運用する社員たちも情報流出を起こさないよう教育を行う必要があります。
ワークフローシステムの導入を行うには申請書を電子化する必要がありますが、移行に時間と労力がかかるケースがあります。
また申請書の電子化を行ったとしても、スムーズにワークフローシステムに組み込めるとは限りません。従来の運用方法のままワークフローシステムを導入すると、設定が複雑化し余計な手間が生じることで、逆に業務効率が下がることもあるでしょう。導入の際には、システムの説明会を十分に行うなど、利用環境を整えることがおすすめです。
ワークフローシステムの導入によって、申請から決裁までの時間短縮や承認状況の可視化などが実現します。ペーパーレス化が進むことに加えて、外出先でも申請書の手続きが行えるのがメリットです。
さらに快適な職場環境を作るために、ワークフローシステムだけでなく「AI-OCR」も併用することをおすすめします。「AI-OCR」は高い識字能力を持っており、紙の申請書を電子化させる場合に最適です。
ワークフローシステムによる快適な職場環境を作るのであれば「AI-OCR」も申請書の電子化に大きく貢献します。ワークフローシステムの導入を検討している企業は、お気軽にNTT東日本までご相談ください。
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ワークフローシステムとは申請業務を電子的に行うツールであり、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。前者は独自の運用を考える会社向けで、後者は安価でテレワークの要領でスマホやタブレットから場所を選ばずにアクセスできるのが利点です。
ワークフローシステムによる快適な職場環境を作るのであれば「AI-OCR」と併用することで申請書の電子化に大きく貢献します。「AI-OCR」との併用をお考えの企業担当者の方は、お気軽にNTT東日本までご相談ください。
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
