自社で在宅勤務を導入するにあたってお悩みの方が、いらっしゃるのではないでしょうか。在宅勤務の導入は、新型コロナウイルスの流行によって注目され、導入企業が増えてきている状況にあります。しかし、対面での業務との違いや導入時の初期費用などが課題となり、うまく導入できていない企業もあるでしょう。
そこで今回の記事では、在宅勤務とテレワークの違いや導入のメリット・デメリット、導入前の準備について解説します。在宅勤務導入で注意すべきことを把握できる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。
目次：
在宅勤務は、テレワークなど類似した単語が存在します。ここでは、在宅勤務の定義とテレワークとの違いについて見ていきましょう。
在宅勤務とは、テレワークの一種であり、オフィスではなく自宅で仕事を行う業務形態を言います。在宅勤務にも種類があり、終日在宅の場合もあれば、会議のみ出社する場合もあります。
技術力発展により、自宅で仕事を行えるようになったのが、在宅勤務が普及している理由です。在宅勤務を推進することによって、働く場所にとらわれず働けるため、働き方に多様性を持たせられます。
テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用して、会社以外の場所で働くことを言います。厳密には在宅勤務と異なり、オフィス外などを含んだ在宅勤務より広い意味で使われます。「在宅勤務」以外に「モバイルワーク」や「サテライトオフィス勤務」という働き方が含まれるのがテレワークです。
モバイルワークは、場所を問わず、インターネットが利用できる環境で仕事をすることを言い、サテライトオフィス勤務は、リモートワークができるような通信設備を整えたオフィスで勤務することを言います。
在宅勤務の導入には、5つのメリットがあります。
それぞれのメリットを把握して、自社での在宅勤務の導入を検討してみましょう。
オフィス勤務がなくなれば、出社にかかる交通費を削減できます。企業が負担する交通費が削減できるだけでなく、社員の通勤時間も節約できます。在宅勤務は、企業だけではなく、社員にもメリットが多いです。
その他にも、客先への訪問数も少なくなるため、旅費交通費等も削減できます。
勤務場所の条件がなくなるため、遠隔地に居住している優秀な人材を確保できる可能性が高まります。就職先を勤務地で選ぶ人も多いため、勤務場所を自由にすることで、人材確保のチャンスとなります。
子育て世代などのフルタイムで働けない人材の雇用に期待できるのは、在宅勤務の導入の魅力です。
出社する従業員が減れば、小規模なオフィスに変更できるため、オフィスの賃料を下げられます。オフィスを使用しないことで、照明や空調などの電気代の減少も見込まれます。
企業の業績改善には、固定費の削減や見直しが重要です。
オフィス勤務の場合、従業員同士で感染症が拡大する可能性があります。社内でクラスターが起こってしまうと、企業活動が停止してしまう恐れがあるため、社内クラスターには注意が必要です。
在宅勤務の導入により、感染症患者の数を減らせるとともに、家庭内にウイルスを持ち帰る可能性を減らせます。
在宅勤務により通勤時間がなくなるため、ワークライフバランスが充実し、肉体的・精神的に負担が軽減されます。飲み会も少なくなり、家族との時間も増えるため、日々の充実感が増えることが予想されます。
在宅勤務では、同期や上司などの周りの目を気にせず業務を行えるため、業務に集中できたり、ストレスが軽減されることで、生産性が向上します。
在宅勤務の導入には、5つのデメリットがあります。
導入の際に注意すべきことを理解して、失敗しないようにしましょう。
在宅勤務導入までにパソコンやチャットツール、Web会議システムなどの初期費用や維持費がかかります。金銭的なコストだけでなく、ツールの導入による業務フロー整備やマニュアル作成などに人材的なコストもかかることに注意が必要です。
在宅勤務の導入をするためには、さまざまなコストがかかりますが、時代の変化に対応していくための必要な経費として認識しておきましょう。
在宅勤務では、プライベートとの切り替えが難しく、生産性や集中力が低下してしまう可能性があります。他人の目がないと業務に集中できない人や、家にいると誘惑が多くて集中力が途切れてしまう人は、外部のワーキングスペースなどの利用を検討しましょう。
在宅での騒音などの対策やプライベートの切り替えができるように、家庭に防音室を設置する方法もありますが、高額の初期費用がかかるため、個人的な対策には限度があります。
在宅勤務では、コミュニケーションが不足するため、普段起こらないようなミスが生じる可能性があります。在宅勤務により、対面で話す機会が少なくなり、疑問点や悩みごとを気軽に相談できなくなることも考えられます。
コミュニケーション不足の対策として、定期的に社員同士が交流できるようにカフェ代を支給したり、オンライン上でランチミーティングなどを行うと良いでしょう。
在宅勤務を導入するときは、パソコンを支給するだけでなく、インターネット回線の整備も必要です。最近では、家庭でもインターネット回線は普及していますが、快適に業務を行えるほど、良質な回線が備えられている家庭は少ないでしょう。
業務が滞らないように、インターネット回線の整備に時間がかからないようにする必要があります。
在宅勤務では、労働の実態が確認できないため、マネジメントや勤怠管理が難しくなります。コミュニケーション不足により、会社への不満が募り、退職者が増える可能性もあります。
労働の実態が不透明だと、成果物のない業務をしている社員の評価が困難となるため、評価方法についての見直しが必要です。
在宅勤務導入のために準備すべきことは、以下の3つがあります。
スムーズに在宅勤務を導入するためには、事前に企業や個人で入念な準備を行っておく必要があります。
従業員が自宅の環境を整えられるよう、会社で支援する制度を整えましょう。企業内でワーキングスペースが用意できない場合には、レンタルオフィスなどを検討しましょう。
ワーキングスペースの設置により、社員同士のコミュニケーションが増えたり、対面でしかできない業務をスムーズに行えるメリットがあります。ワーキングスペースの設置により、大幅にコストが増加するため、慎重に検討しましょう。
納期や締め切りの確認を定期的に行う習慣をつけましょう。進捗状況や成果の報告を義務づけることで、サボり問題を解決し、適切な社員評価をできるようになります。
勤怠状況を把握するために、勤怠管理ツールやWebカメラ、リモートデスクトップなどの利用を検討しましょう。
在宅勤務では、セキュリティ面での気持ちが薄れてしまったり、テレワークで使用するパソコン等を他人と共有して使用する可能性もあるため、オフィス勤務よりも情報漏洩などの危険性が高まります。
業務で個人のパソコンを使用すると、従業員以外が使用する可能性や、プライベートで使用することもあるため、会社からパソコンを支給する必要があります。
すでに在宅勤務制度を導入している企業も、システム管理者に問い合わせるなどにより、セキュリティ面に関して再度確認してみることをおすすめします。
NTT東日本では、「ペーパーレス化推進ガイドブック」を提供しています。この資料では、ペーパーレス化の必要性やメリット、具体的な導入事例について解説しています。在宅勤務を導入する上で、社内業務のデジタル化は避けて通れない問題となるため、これから在宅勤務の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてくだい。
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在宅勤務とは、オフィスではなく自宅で仕事を行う業務形態のことです。在宅勤務には、従業員のワークライフバランスの向上や、業務継続体制の強化など、多くのメリットがある一方で在宅のためのツールやシステムの導入、勤怠や評価体制の構築などが必要です。
また、在宅勤務の導入方法には、いくつかのポイントがあります。安全にスムーズに在宅勤務するために、事前の準備も必要です。在宅勤務の導入を検討している方は参考にしてみてください。
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
