業務効率化を進めるために他社の成功事例を参考にしようと思っていても、何を取り入れたら良いかわからずお困りではないでしょうかか。各企業の置かれている状況は違うので、成功事例をそのまま参考にしても効果は薄く、自社の現況に合わせる必要があります。
そこで今回の記事では、業務効率化の進め方や成功事例、参考にする際の注意点などについて解説します。成功事例を取り入れる際に知っておくべき情報を解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次：
業務効率化を進める5つのステップは、以下のとおりです。
業務効率化は順序よく進めないと大きな効果が得られないため、この章で流れを確認していきましょう。
まず現状を把握しなければ、行うべき改善策が具体化できません。そこで、以下のような業務の棚卸を行いましょう。
各項目の内容を可視化できると、効率の悪い業務が見分けやすくなります。ただし、従業員数が多い企業は集計が大変です。業務が可視化できるツールを使用すると、集計を省力化できるでしょう。
業務を可視化した上で、改善すべき業務の問題点を洗い出していきましょう。とくに改善すべき業務の問題点は、以下のような事象です。
問題点の内容によって、実際に行う手法を検討しましょう。たとえば担当者のリソースに問題がある場合は、タスク管理ツールによって全体の進捗を把握し、他の社員へ業務を割り振ります。一方で担当者によって成果に差がある場合は、マニュアルの作成による標準化が有効です。このように、問題点を洗い出すことで改善策が具体化できます。
改善すべき問題点を洗い出したら、業務効率化を行う実際の方法を検討し、スケジュールを立てます。ツールを導入する場合は、メーカー選別や見積もりに時間がかかるため、スケジュールに余裕をもたせましょう。
また、業務効率化が達成されていくと、社員のモチベーションアップにつながります。そのため、効果が見えやすく達成可能な計画を立てるのがポイントです。スケジュールの立案は、業務効率化を図るうえで成功の鍵を握ります。成功事例などを参考にすると、無理のない計画が立てられるため、積極的に情報を取り入れてみましょう。
立案したスケジュールに沿って、部署内などの小さな範囲で改善策を実施してみましょう。小さな範囲で始めれば、改善策の修正が容易です。また、ツールを導入する際にトラブルが発生しても影響が抑えられるでしょう。
成果が見えてくると社員のモチベーションが高まり、次の業務改善にも精力的に取り組めます。そのため、改善策を実施するときには、小さくても結果を出すことが重要です。また実行した改善策の結果をデータでまとめ、次の立案に役立てていきます。
業務効率化の取り組みを行っても、必ずしも成果が出るわけではありません。改善策を実施した後に効果を検証し、業務を見直す必要があります。検証で見つかった課題をさらに改善することで、業務効率化のPDCAサイクルを回します。PDCAを回すことでさらなる業務改善に繋がり、立案当初よりも効果の高い取り組みが可能になるでしょう。
また効果検証の際は、定量的なデータを収集することが重要です。数値目標を設定して効果検証を繰り返すことで、自社にとって最適な改善策の立案が可能となります。
ここでは、業務効率化の成功事例を5つ紹介します。
自社の課題解決へ活かしていくために、成功事例を確認していきましょう。
無駄な業務の削減はすぐに効果を感じられるため、実現しやすい業務効率化の手法です。たとえば以下のような無駄が発生していると、業務の見直しにより速やかに改善できる可能性があります。
「この業務は必要なのか」を常に考えることが、無駄を省くためには効果的です。業務全体を把握し、どこに無駄があるのかを洗い出してみましょう。
繰り返し行う業務は、マニュアル化すると標準化できます。マニュアルは誰が行っても同じ成果を出せるよう、業務の進め方をわかりやすく記載したものです。たとえば社員によって同じ業務でも成果に差があったり、完了までの時間が違ったりといった問題を解決できるでしょう。
マニュアルは読み手が理解しやすい表現で書き、図や表を用いるとより伝わりやすくなります。また、新しい業務が発生してもマニュアルを用意できれば、円滑に作業を進められます。日常的にマニュアル作成に慣れておくと、新しい業務への対応力を高めることが可能です。
オンラインツールを導入すると、離れた場所とのやり取りがスムーズに進められます。1箇所に集まって業務を行う必要がなくなるため、移動や場所の確保にかかるコストの低減につながります。たとえばチャットツールやWeb会議ツールを用いると、情報の共有やコミュニケーションがスムーズに図れるでしょう。
昨今はコロナ禍の影響で働き方が多様化し、コミュニケーションがとりづらい環境です。オンラインツールの導入は、社員の働きやすさを維持する施策と言えます。
また、クラウドストレージを活用すると、離れた場所で作業する社員への資料提供が容易です。在宅ワーカーや外出先の社員でも、社内と変わらない情報を手に入れられます。コミュニケーションツールと併用することで、さまざまな場所で効率的に業務を行えるようになるでしょう。
業務担当者の配置を見直すことは、業務の効率化につながります。社員一人ひとりの経歴や実績などから、持っている力が発揮しやすい配置を選択します。人事担当者などと打ち合わせを行い、効率的な社員配置の調整が可能か判断すると良いでしょう。
ただし担当業務を変更する際は、社員への説明を丁寧に行う必要があります。「仕事ができなかったから外されてしまった」などと社員に思われてしまうとモチベーションが下がり、次の業務に前向きに取り組めません。特徴に配慮した結果の配置換えであることを、しっかりと伝えることが大切です。
紙の書類が多いと印刷・郵送・保管などのコストがかかります。ペーパーレス化により印刷の手間をなくし、郵送のコストがなくせます。
また、データ化した書類をサーバーで管理できるため、オフィスのサイズを縮小し保管コストの軽減が可能です。さらに申請業務をペーパーレスによって電子化すると、外出先でも承認ができるため決裁の流れがスムーズになるでしょう。
ペーパーレス化に興味のある方は、NTT東日本が提供している「【稟議にそのまま使える】ペーパーレス化推進ガイドブック」がおすすめです。ペーパーレス化の進め方や導入事例、対象書類などが詳しく解説されています。以下のリンク先から、ぜひ資料をダウンロードしてみてください。
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業務効率化の事例を参考にする際の注意点は、以下の3つです。
企業によって置かれている状況が異なるため、そのまま成功事例を活用しても効率化が進まないことがあります。この章では、成功事例を参考にする場合の注意点を確認していきましょう。
優先順位の高い取り組みは、担当者の配置換えや、業務手順の入れ替えです。マニュアルの作成やツールの導入などは、配置換えなどのあとに行います。マニュアルを作成してから配置換えを行うと、業務を行う体制が変わってしまっているので、もう一度作り直さなくてはいけません。
成功事例を把握し、業務効率化を推進する気持ちが高まると、多くの課題を解決したくなるものです。しかし、業務は複雑に絡まっていることが多く、一度に取り組むと中途半端な結果に終わる可能性が高いです。
1つの業務であれば全体を把握しやすいため、立案から改善策の実行・効果のチェック・改善というPDCAサイクルを回しやすくなります。自社の状況を考慮して取り入れるべきアイデアや事例を見極め、優先順位をつけて実施していきましょう。
成功事例を取り入れる際は、取り組みの目的を組織全体で共有することが重要です。組織全体で取り組むと、業務効率化は最大の効果を発揮します。「なぜ効率化するのか」「どこまで進めるか
など、目的とゴールを定めることで、組織が同じ方向に進めるでしょう。
参考にすべき取り組み事例が他部署と異なっている場合でも、目的に沿った手段であればアイデアを受け入れてもらいやすくなります。組織全体で取り組む体制づくりができると、部署間の連携がスムーズになるため、業務効率化が成功する確率が上がります。社員の意見に耳を傾け、風通しの良い職場環境の構築が、成功事例を取り入れる際には大切です。
成功事例にとらわれ過ぎてしまうと、本来行うべき業務も省略してしまい品質が低下します。あくまでも不要な作業を省き、品質を維持したままの業務改善が大切です。たとえばダブルチェックの工程を業務効率化のために省くと、ミスを発見できなくなってしまうでしょう。成功事例を参考にし、工数を減らしてできたリソースは、品質の維持・向上に充てることが可能です。
また、業務スピードの追い求め過ぎによる品質低下に注意が必要です。成功事例を取り入れ業務効率化が進むと、さらなるスピードを求めてしまう場合があります。必要な業務時間を短縮しては、かえって社員の負担が増えてしまいます。社員の働きやすさを維持しつつ、品質の維持向上ができて、業務効率化が成功していると言えるでしょう。
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理解を深めると、より効率的に自社の業務改善へとつなげられるでしょう。興味のある方は下記のリンクよりダウンロードしてみてください。
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業務効率化は現状の把握からはじめ、順序良く進めることが重要です。自社の現状を把握せずに取り組んでも手段だけが先行してしまい、大きな効果は望めないでしょう。それどころか修正に迫られてしまい、かえって手間が増えてしまいます。
成功事例を参考にしながら、自社の状況に適した手法を取り入れるのが効果的な進め方です。
業務効率化の全体像や手法を詳しく知りたい方は、NTT東日本までお気軽にご相談ください。
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NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
