業務効率化ツールを活用したくても、何を取り入れたら良いのか悩んでいる方は多いのではないでしょうか。業務効率化ツールは種類が多く、それぞれ役割が異なります。
そこで今回の記事では、業務効率化ツールのメリットや導入する際のポイント、おすすめツールなどについて解説します。業務効率化ツールを選ぶ際に知っておくべき情報を網羅しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次：
業務効率化ツールとは、生産性向上やコスト削減を目的とした各種アプリケーションやシステムを指します。Web会議やビジネスチャットなどのコミュニケーションツールや、ワークフローシステムやタスク管理といった業務管理ツールなどが代表例です。
業務効率化ツールを活用できると業務の無駄が減り、就業環境の改善にもつながります。労働力の有効活用を考える多くの企業にとっては、業務効率化ツールの適切な使用が課題解決の鍵と言えます。
業務効率化ツールを導入するメリットは、以下の3つがあります。
導入するメリットが把握できると、自社の課題解決に適したツール選びが可能です。この章では、それぞれのメリットについて詳しく紹介します。
ツールの活用により作業時間が短縮できると、人件費や残業代などのコストを抑えられます。たとえばChatworkやSlackなどのコミュニケーションツールを利用すれば、打ち合わせのための時間や移動コストが減らせるでしょう。少ない労働力でも既存の業務に対応できるようになるため、人件費の軽減も可能です。
また、書類をデータ化することで、印刷や保管のコストを低減できます。コストの削減は企業の業績に直接つながるので、積極的にツールの活用を進めていきましょう。
業務効率化ツールの導入によって、作業時間の大幅な短縮が可能です。時間短縮により、捻出できたリソースで人手が足りていない業務に取り組めるます。たとえば、ツールを用いて単純作業が自動化される仕組みを作ると、余ったリソースでさらに生産性の高い業務に注力できます。
人材不足に悩んでいるときは社員を増やす以外にも、業務効率化ツールの導入によって解決できるケースがあります。
業務効率化ツールの導入は時間短縮と社員のパフォーマンスアップの面から、生産性の向上が見込めます。ツールの活用によって判断力の伴わない作業を減らすことで、限られた労働力を生産性の高い業務に集中させられます。
また、ツールの活用で人為的なミスが減るため、時間の余裕が生まれるでしょう。業務の遂行スケジュールに無理がないので、社員パフォーマンス向上が期待できます。生産性の向上には、業務効率化ツールの使用で生まれる時間の使い方が重要です。
業務効率化ツールを導入するポイントは、以下の3つがあげられます。
ツール導入のポイントを理解していると見極めがスムーズに進み、選択のミスを防げます。この章では、それぞれのポイントについて詳しく紹介します。
業務効率化ツールは、インターネットを介して使用するケースが多いです。インターネットを使用する際、企業の重要な情報が漏洩することがないようセキュリティ対策は必須です。
ツールの公式サイトでは、導入実績などが公開されている場合があります。官公庁などの導入実績が確認できれば、セキュリティ対策が十分であると言えます。また、プライバシーマークなどの認証も確認しましょう。個人情報が適切に保護されている証ですので、セキュリティ対策への取り組みを行っている企業か見分けられます。
業務効率化ツールは、自社で使用している既存のシステムとうまく適合しない場合があります。その、サポート体制が充実しているツールを選ぶのがポイントです。とくに海外のツールは、日本語のサポートに対応していない場合があるため、導入前に確認しましょう。
ツールが動かなくなってしまったのに担当者が不在だったり、他社との連携がスムーズに行えなかったり、ツールの導入後はトラブルが発生することが多いです。サポート体制が整っていると、こういったトラブル時にも素早く対応してもらえます。
有用なツールでも操作が難しいと、使いこなせるまで時間がかかってしまいます。そのため、社員のITレベルに合ったツールを選ぶことが大切です。たとえば、データの入力がマウス操作だけで完結であれば、高度なITスキルがなくても使用できるでしょう。
ツールの多くは、有料と無料のプランに分かれています。たとえば、コミュニケーションツールであれば、基本システムであるチャット部分は無料で使えることが多いです。そのため、無料プランで使用具合を見定め、有料プランを含めた本格導入へとつなげていくと良いでしょう。
業務の効率化におすすめするツールには、以下の5つがあげられます。
自社の目的に合ったツールを選択するため、それぞれの機能を確認しておきましょう。
RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、定型業務や単純作業を自動化するツールです。事前に動作を設定しておけば、膨大な量の事務作業でもミスなく進められます。単純な業務をRPAに任せて捻出できた労働力はコア業務に充てられるため、生産性の向上が見込めます。
たとえば、経理や人事・総務部門といったバックオフィス業務にRPAを活用すると、人員計画や評価精度の策定に十分なリソースを投下できるでしょう。RPAはプログラミングが不要なので、システム関連の部署でなくても利用可能です。
ペーパレス化ツールは、会議資料や稟議書などから契約書や請求書まで、社内外を問わずに書類を電子データ化できます。システム上でやり取りが可能で紙を使わないため、郵送や書類の管理にかかるコストを下げられます。
たとえばペーパレス化ツールを用いて企業間の取引を行うと、受発注や請求・支払い業務などがシステム上で完結できるでしょう。会議であれば事前に資料を送信し、変更点があれば都度システム上で共有できるので、改めて印刷する必要がありません。
またツールの使用によって書類の盗難や紛失を防げるため、セキュリティ面が強化できます。紙資源の節約は社会貢献としても企業アピールにつながるため、ペーパーレス化に取り組む意義は大きいでしょう。
コミュニケーションツールを使用すると、業務連絡にかかる時間を短縮可能です。グループチャットやWeb会議ツールであれば、離れた場所にいる社員と一度にコミュニケーションが取れるため、本社などに出向くコストを削減できます。また、スマートフォンでの操作が容易なツールが多く、移動時間やすきま時間も有効に活用できます。
さらに社員間で気軽にコミュニケーションが取れるため、働きやすさの向上にも貢献するでしょう。
タスク管理ツールを利用すれば、チーム全体の業務を可視化できます。たとえば、納期や担当者、作業内容などの把握が容易になるでしょう。プロジェクト全体が把握しやすくなると、業務の漏れを発見できたり、進捗状況の遅れに対処できたりします。
また、チーム間の情報共有などが容易になるので、一部の社員に業務が集中している状況の早期改善ができるでしょう。業務が平準化されると、働きやすさの向上で社員の満足度が高まり、職場環境の改善につながります。
オンラインストレージツールを使用すると、データやファイルをインターネット上に保存できます。そのため、外出先でのファイルの閲覧や編集が可能となり、業務の効率化につながります。また、バックアップが自動で行われるため、データ消失のリスクの対策が可能です。オンラインストレージに保存しておけば、手持ちのデータを消失した場合でも簡単に復旧できます。
またオンラインストレージツールは、自社内で使用しているソフトやファイル形式との連携が重要です。たとえば、Googleのスプレッドシートを多用している企業であれば、GoogleDriveを活用すると連携がスムーズです。自社内で使用しているファイルを把握した上で、導入するツールを検討すると良いでしょう。
業務効率化を進めるためには、ITツールの活用が欠かせません。ただし、やみくもにツールを導入しても業務効率化の効果は薄く、かえってコストがかかる場合があるので、自社に適した手法を探す必要があります。
そこで業務効率ツールの選び方や手法に悩んでいる企業の担当者様は、NTT東日本が提供している「【自社にあった業務効率化の手法がわかる】業務効率化の手法まとめebook」をぜひご覧ください。
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業務効率化ツールはさまざまな種類と役割があり、活用できると企業の課題解決に大きく貢献します。導入の際には、メリットや選ぶためのポイントを理解し、自社の状況に適したツールを選ぶことが大切です。そのためには、今ある業務内容を見直し、課題を把握する作業から始めると良いでしょう。
自社の課題が発見できたら、どのようなツールを用いて業務効率化を進めるか検討します。NTT東日本が提供している「【自社にあった業務効率化の手法がわかる】業務効率化の手法まとめebook」は、有効なITツールが紹介されています。業務効率化を進めるための手法やツールの理解を深めるために以下のリンクより、ぜひダウンロードしてみてください。
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NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
