近年、テレワークを推進する企業が増えたことに伴いテレカン（遠隔会議）を導入する企業が増えつつあります。テレカンの導入で離れた場所にいても会議に参加できることで業務の効率化につながるメリットがあります。
そこで、今回の記事では、テレカンの概要やメリット、デメリットなどを解説します。これからテレカンを導入しようと検討している企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次：
テレカンについて、正確な定義をご存じない方が多いのではないでしょうか。この章では、テレカンの概要や種類を紹介します。自社の業務にあったテレカンを選ぶために、ぜひ参考にしてみてください。
テレカンとは「teleconference（テレカンファレンス、遠隔会議）」の略語です。近年では働き方改革やコロナ禍によりテレワークを推進する企業が増えたため、離れた場所にいる人とも会議ができるテレカンの導入が進められています。
テレカンと聞くと、電話会議を想像する方もいるでしょう。現在はインターネットの普及により、Web会議やテレビ会議なども含めた「遠隔会議」という意味で使用される言葉になりました。
テレカンは遠隔会議の総称で、電話会議とテレビ会議、Web会議に分けられます。テレカンを導入する際は、それぞれの特徴を理解することが大切です。以下の表に特徴をまとめているので、導入を検討するときの参考にしてみてください。
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テレカンの種類 |
特徴 |
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電話会議 |
● 電話を使って音声だけで行う会議 |
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テレビ会議 |
● 支店や店舗などのテレビがある部屋に参加者が集まり、複数地点と音声・映像を共有しながら行う会議● 参加者の顔を見ながら会議が行える |
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Web会議 |
● パソコンやタブレットなどを使用して行う会議 |
それぞれの特徴を把握し、自社に合ったテレカンを導入しましょう。
テレカンを導入することで、遠隔地からでも会議に参加ができたりコスト削減につながったりするメリットがあります。この章では、テレカンを導入することで「どのような点が改善されるのか」を理解しましょう。
テレカンを導入することで、遠隔地からの参加や3拠点以上での通信も可能になります。そのため、参加者が1箇所に集まらなくても会議の実施が可能です。大人数で開催する会議や遠隔地または国内外でのやり取りも、テレカンを使用することで容易になります。
メールとは異なり、その場でリアルタイムにお互いの意思を確認できるため、業務上の決定がスムーズになり効率化につながるでしょう。
テレカンの導入で場所にこだわらずに会議に参加できるようになると、介護や育児などの事情にあった働き方が実現できます。休職や離職せざるを得なかった方も仕事を続けられるようになるので、人手不足の解消につながります。他にも、「遠隔地に住んでいる優秀な人材の確保が可能になる」「入社希望者の増加が期待できる」といったメリットがあります。
テレカンを導入するときには、メリットだけではなく注意すべき点もいくつかあります。この章では、テレカンを導入するデメリットを解説します。注意すべき点を把握してスムーズにテレカンを導入できるように、ぜひ参考にしてみてください。
テレカンを導入するには、デバイスや専用機器、システムなどの購入費用が必要です。長期的な目でみれば交通費や宿泊費の削減が期待できますが、導入時にはお金がかかります。導入時のコスト負担が障壁となり、テレワークやテレカンの導入が進まない企業は少なくありません。
特に従業員の人数が多いほどデバイスの購入に費用がかかるため、テレカンの導入には予算を考慮する必要があります。
パソコン・タブレットなどのデバイスやテレカンのシステムの操作には、IT機器を使いこなすスキルが必要です。そのため、IT機器の操作が苦手な従業員は、慣れるまで時間がかかる可能性があります。操作に慣れていない従業員のためにも、マニュアルを作成したり、必要に応じて社内研修を実施したりしましょう。
また、画面や電話越しの会話に慣れるまで時間がかかる方もいます。特に導入してすぐの段階では、参加者同士がフォローしながら会議を行うことも必要です。
テレカンを導入すれば、会議のために1箇所に集まる必要がなくなります。会議のための移動や宿泊が必要なくなるので、コストの削減が可能です。
日程調整の手間や移動時間も削減できるため、業務の効率化につながります。業務効率化により、労働時間が減ることによるコスト削減も期待できるでしょう。
テレカンを導入する前に、以下の検討すべきポイントがあります。
これらのポイントを事前に検討しておくことで、どのようなテレカンシステムを導入すべきなのかが見えてきます。テレカンシステム選びに失敗しないよう、この章の内容をしっかりと確認しておきましょう。
テレカンを導入するときには、会議に参加する人数や頻度を確認しておくことが大切です。規模の大きい会議を行う可能性がある場合は、大人数でも問題なく実施できるシステムの導入を検討しましょう。
頻繁に会議を行うのであれば、高画質で音声も聞き取りやすいシステムがおすすめです。想定される参加人数や頻度を把握しておくことで、自社に合った会議方法やシステムを導入できます。
テレカン導入時には、導入の目的を明確にすることが大切です。目的を明確化するために、自社の課題点や問題点、テレカンに期待したいことを洗い出しましょう。
目的を明確にすることで、どのような機能が備わったシステムを導入したら良いのかが把握しやすくなります。目的を明確化し、自社のニーズに合ったテレカンシステムを導入しましょう。
音声や画像の有無も、テレカンを導入するときの重要なポイントです。会議において「顔を見たり資料を提示したりしながら意思疎通を図る必要があるのか」それとも「音声だけでも問題ないのか」などを検討しましょう。
画像が必要であればテレビ会議かWeb会議、音声だけなら電話会議の導入をおすすめします。また、会議の内容に合わせて適切な形式で開催できるよう、柔軟に対応できるシステムを選ぶことも大切です。
この章では、どのテレカンを導入するのか検討するときのコツを解説します。具体的にどのようなシステムを導入するのか検討するときの、参考にしてみてください。
どのテレカンシステムを選ぶかによって、料金プランが異なります。システムを検討するときには、料金プランや導入時に必要なコストを比較してみましょう。
導入時には、テレカン専用の回線や機器などが必要になります。また、同じ業者でも同時接続数や画像の品質などによって細かく料金プランが設定されているケースがあります。自社に必要な機能を洗い出して、どのプランが良いか検討しましょう。
何かトラブルが発生したときにすぐにサポートしてくれる体制が整っているかどうかも、テレカンを選ぶ際には確認しましょう。テレカンの種類や料金プランによっては、サポートサービスがついていないケースがあります。
会議中にトラブルが発生すると参加者に迷惑をかかるため、なるべくサポート体制が整っているテレカンを選ぶのがおすすめです。
回線の安定性や品質が悪く会議がスムーズに実施できないと、参加者のストレスになります。それだけではなく、通信が乱れて会議が開催できなくなる可能性もあります。円滑に会議を実施するためにも、導入前に回線の安定性をチェックしておきましょう。
回線の安定性だけではなく、音声・映像の品質が良いテレカンを導入すれば、さらに充実した会議を行えるようになります。頻繁に会議を実施することが想定される場合は、費用がかかっても高機能なシステムを導入するのがおすすめです。
テレカンとは、テレフォンカンファレンス（遠隔会議）の略語で電話会議やテレビ会議、Web会議をまとめた広い意味で使用される言葉です。
テレカンを導入することでテレワークが推進され、コストの削減につながります。会議にかかる移動時間が不要になるので、業務効率化や労働時間の減少も期待できます。
テレカンにはさまざまな種類があるので、コストやクオリティ面を考慮しながら、それぞれのニーズに合ったものを選ぶようにしましょう。
さらに業務効率化を目指したい方は、以下の資料に業務効率化の手法をまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。
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NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
