2022-12-10｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

【必見】RPA導入で効率化できる業務4選！成功させるコツやツールの選び方を徹底解説

RPAとは、業務を自動化する効率化ツールとして様々な企業で注目されています。RPAを利用できると、非IT企業でも業務効率化が可能です。

一方で、とRPAについて分からない部分がある方は多いのではないでしょうか。そこで今回の記事では、導入することで自動化できる業務や自社での導入を成功させるコツについて解説します。ITツールを利用した業務効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、人間が行うパソコンの画面操作を人間の代わりにロボットが動作を模倣して実行する仕組みです。RPAは、主に事務作業を効率化させる以下のような目的で導入されることが多いです。

• ・生産性の向上
• ・コスト削減
• ・人材不足を補う手段

また、RPAはプログラミングが導入しにくい非IT企業でも導入しやすいツールとして採用されています。

RPAは、予め設定されたプロセスの通りに操作することを得意とします。一方で、設定されたプロセス以外の業務を臨機応変に行うことはできません。あくまでもRPAは、定型的な単純作業を行うツールです。

RPA導入で効率化できる業務には、以下のようなものがあります。

• ・顧客システムへのデータ入力
• ・交通費精算へのチェック
• ・在庫状況の更新
• ・請求書の発行

本章の内容を確認して、自社の業務にRPAが活用できるか検証してみましょう。

１顧客システムへのデータ入力

RPAでは、繰り返し行われるデータの登録・転記作業の自動化が可能です。例えばExcelで顧客リストを作ると以下のような人の手で行わなければいけません。

• ・顧客情報の入力やデータ検索
• ・データの並び替え
• ・データの管理

特に顧客情報が多いとデータ入力・管理を行うのは時間と労力がかかります。また、顧客情報を手入力していると、ミスが発生して企業の信頼を失墜するほどのリスクがあります。

RPAを用いてデータ入力・転記、管理をまとめてしまえば、入力ミスを回避できるようになります。

２交通費精算のチェック

交通費精算の際に多くの企業では、申請書に必要事項を記入したのち、直属の上司に承認印をもらって経理担当者へ提出します。経理担当者が内容を確認し、問題なければ給与の支払いと合わせて精算されます。

企業によっては、通勤手当や出張費も合わせて精算するケースもあるでしょう。多くの従業員の交通費を申請書に沿って照合をする作業は、膨大な時間が必要です。

しかし、RPAではこれら交通費精算のチェックをツールに任せられるため、手作業によるデータ入力の漏れ・転記ミスを回避できます。

３在庫状況の更新

在庫状況の確認・更新には、常にデータと実数を照らし合わせながら修正が必要です。企業によっては、実在庫数を目視で確認しているケースもあるでしょう。また業種によっては、毎日業務終了後の在庫状況更新が求められる企業もあります。

RPAを活用すれば、在庫状況の確認・更新作業を自動化できます。さらに、データ作成にかかる時間を自動化できると、受発注状況の確認・見直しなどを見直せる余裕を持つことが可能です。

４請求書の発行

請求書を発行するには、領収書の整理・印刷や封入作業といった工程を行わなければなりません。これでは、請求書が発行されるまでに多くの時間と労力がかかってしまいます。

領収書や請求書といった紙書類をデジタル化した上でRPAを導入できれば、発行に必要な工程を自動化できます。

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RPAを導入しても、すべての社内業務を自動化することはできません。RPAは、システム上で設定されたプロセスのみを実行します。一方、定型的な繰り返し作業でなければRPAの持つ特性を引き出すことはできません。。ここでは、RPA導入で業務効率化を成功させる3つのコツについて解説します。

• ・目標の明確化
• ・導入目的の共有
• ・サポートツールの活用

RPAの導入を成功させるためにも、本章の内容を参考にしてみてください。

１目標の明確化

RPAを導入する目的は、企業によって様々です。業務内容によって、コスト削減やサービスの品質向上など様々な目的があります。

RPAを導入する前に「どの業務でITツールを導入するべきか」洗い出しを行います。業務プロセスを見直したら、RPAにより効率化できる業務を検討しましょう

RPAを導入する場合は必要な業務を明確にし「どの程度の業務改善を図るか」目標を掲げる必要があります。目標を明確にすることで、解決するべき課題を適切に判断することが可能です。

２導入目的の共有

RPAは企業目線で考えると、業務の生産性が上がるメリットがあります。しかし、実際に利用する従業員がRPAの効果を引き出す運用・管理ができることが前提です。

実際に利用する従業員が活用できないと、業務でトラブルが起きたときに作業が中断・遅延してしまう恐れがあります。RPAをスムーズに運用・管理するには、従業員に向けた導入目的の周知・共有を十分に行うようにしましょう。

従業員がRPAを活用できるようになるには、従来の業務フローを見直していくことが必要です。また、導入後もスムーズに業務を遂行するためにも、企業全体でRPAを導入したときの業務工程を周知・共有するよう体制を整えていきましょう。

３ベンダーからのサポート

RPAは、導入後も定期的なメンテナンスが必要です。RPAは、設定された手順から少しでも外れるとエラーが起きます。そのため、作業中にトラブルが起きた場合はシステムを修正しなければなりません。適切な運用にはITに強い人材・サポート体制を確保する必要があります。

長期的なRPAの運用には、企業内での人材育成とともにベンダーからのサポート体制が重要です。RPAを導入する際は、サポート体制が整っているベンダーに発注しましょう。

この章では、業務効率化を実現するRPAツールを選ぶときの3つのポイントについて解説します。

• ・コストと機能
• ・操作性
• ・セキュリティ対策

RPAツールは、業務内容に合わせて様々なものが提供されています。自社が解決したい目的に合わせてツールを選ぶためにも、ぜひ参考にしてみてください。

１コストと機能

RPAツールを導入する場合、企業がかけるコストはそれぞれ違います。業種によっては、RPAツールにそこまで費用をかけられない企業もあるでしょう。

RPAは、ツールによって備わっている機能が異なります。それぞれ対応する業務に合わせた機能を中心に、プログラムされていることが多いです。例えば、経理業務に強いRPAツールは経理ソフトが導入されていたり、発注システムに特化した在庫管理・更新の機能が備わっていたりするツールもあります。

また、RPAツールは初期費用、ランニングコストも製品によって異なります。必要とする機能が予算に見合うのか、そのツールを導入することで費用対効果があるのか慎重に見極めて判断しましょう。

２操作性

RPAツールを利用する従業員は、ITツールの運用に慣れていないケースがあります。例えば、経理部で紙書類での作業、Excelでの表計算を利用してきた方がRPAを利用するかもしれません。従来の紙媒体で業務を行ってきた方だと、急にITツールを利用して業務をこなさなければならない場合、通常通り仕事ができるか不安を感じるでしょう。

ITツールに慣れていない方でも利用できるようにドラッグアンドドロップで操作できるツールを選ぶようにしましょう。RPAツールを導入するときは、現場で使用する従業員のITリテラシーを考慮したツールを選択することが必要です。

３セキュリティ対策

RPAツールに十分なセキュリティ対策が行われていないと、サイバー攻撃による乗っ取り・データ改ざんといった危険にさらされる恐れがあります。

RPAツールでできる対策には、以下のようなものがあります。

• ・RPAツールの利用者を制限する
• ・インターネットのIPアドレスを暗号化する
• ・使用できるアプリケーションを制限する

情報漏洩や情報改ざんといったトラブルが発生すると、企業の信頼は失墜します。安心してRPAを利用するために、セキュリティ対策がしっかりしたツールを選びましょう。

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RPAとは、人が行う定型的な繰り返し作業をロボットが行ってくれるツールです。RPAを利用することでデータ入力・転記作業のような工程の多い業務を効率化できます。非IT企業でも導入がしやすく、コスト削減や人材不足を補う手段の1つとしても注目されています。

ただし、予め設定された工程以外の業務を行うことはできないので、AIのような機械学習とは違う点に注意しましょう。RPAを導入するときは、導入後の運用・メンテナンスのサポート体制が整っているツールを選ぶと安心です。

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