業務の効率化やコスト削減を図るために、RPAを導入する企業が増えています。導入後、良い成果を出す企業がある一方で、失敗するケースもあります。今後、RPAの導入を検討している企業は失敗を避けるために、ツールの選定やマニュアル作成の方法などを理解しておく必要があるでしょう。
そこで今回の記事では、RPA導入で失敗するパターンと原因について解説します。また、事前に取り組むべき対策も紹介しますので、RPA導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
目次：
RPAは業務の効率化や生産性の向上に期待できますが、上手く運用できないケースもあります。
企業がRPA導入に失敗する可能性があるのは、以下の3つのパターンです。
それぞれ確認していきましょう。
RPAを導入後に社内で有効活用できず、効果が出ない場合があります。導入する目的が明確でないと、十分に活用できないためです。
例えば、RPAを活用できる業務が少ない場合、導入前後の変化を実感しにくいでしょう。RPAは手順が決まっている作業を得意としているため、現場の判断が必要な業務には向いていません。
RPAが活用できる作業を把握せずに導入すると、有効活用できずに効果が出ないでしょう。
RPAを導入すると、初期設定を行った後もメンテナンスが必要であり、一時的に業務量が増えるケースがあります。ルールや業務の手順が変わる度に再設定を行わなければ、正しく作業を進められないためです。
例えば、新たな部品を作る場合、以前に設定したルールや手順を変更しなければなりません。せっかく業務を自動化しても、手順変更自体が負担となる可能性があります。
RPAを導入する際は、メンテナンス等により業務が増えることも想定しましょう。
トラブル等によりRPAが起動しなくなり、業務に支障をきたす恐れがあります。RPAはITシステムであり、トラブル等により正しい処理ができないケースがあるためです。また、RPAへの指示や設定に誤りがあると、製品の品質に影響を及ぼします。
例えば、停電により制御する機械が動かなくなった場合、業務が止まってしまい人の手で作業を進めなければなりません。さらに、システム障害などの予期せぬトラブルが発生する恐れもあります。
そのため、RPAのトラブルにより、業務に支障をきたすことも想定しておきましょう。
企業は、RPAを導入する際にどのような原因で失敗するのか把握しておくことで、事前に対策が立てられます。RPA導入で失敗する原因には、以下のような項目が挙げられます。
1つずつ見ていきましょう。
RPA導入の際にルールの設定が不十分であると、誤った処理を行いトラブルに発展する恐れがあります。また、ミスが重なって修正などの業務が増えてしまい、効率が下がるケースもあるでしょう。
ルールの設定を行った後にテストを行い、問題なく作動することを確認してから本格的に稼働させることをおすすめします。
業務にRPAを導入したとしても、目的が明確でないと失敗する可能性があります。RPAはあらゆる業務に対応できるツールではなく、有効活用できる場面が限られているためです。
例えば、状況によって作業工程が変更される業務はRPAを十分に活用できません。RPAは簡単かつ同じ工程の業務に適しているため、業務によって導入できないケースがあります。そのため、RPAを導入する前に自社の課題や目標を明確にする必要があるでしょう。
RPAを運用する担当者が定まっていないと、有効に活用されない場合があります。専門の知識や経験を有する特定の人物がいなければ、適切に指示を出したり、アドバイスを行ったりできません。
例えば、設定変更やトラブルが起こった場合に担当者が不在だと、スムーズに解決できずに業務に支障をきたす恐れがあります。また、ツールを上手く使いこなせない社員に対し、アドバイスを行う人物がいないと利用する機会が減ってしまい、十分に活用されないケースもあるでしょう。
そのため、RPAの運用担当者を設定して、社内で活用できるようにサポートするのがおすすめです。
新たにRPAを導入した企業の中には、効果が測定されずに使用する機会が減るケースがあります。また、課題が解決できず、使用しなくなることもあり得るでしょう。RPA導入により、以前と比べて作業時間などがどの程度で削減できたのか数値化する必要があります。
導入効果を測定するためには社内で情報共有を行い、利用する部署とシステム部門の両方で導入に対する評価を出すのが有効です。企業の課題と目標を明確にしなければ、効果を適切に測定できない恐れがあります。
RPA導入前に作業範囲を把握して、どの業務を自動化するのか決めておくことが重要です。PPAは、全ての業務に対応できるわけでないためです。
業務にRPAを導入する場合、単純な業務に限られており、設定した範囲以外の作業を進められません。他の業務に活用する際は、その都度変更しなければ業務が停止することもあり得ます。RPAがどのような業務に適しているのか、事前に把握しておきましょう。
RPA導入の際に管理体制を整えていないと、円滑に運用できません。担当者が不在の場合、RPAを導入した機械が正常に起動せず、業務に支障をきたす可能性があるためです。
運用担当者が不在の状態が続いた結果、定期的なメンテナンスが行われずにシステムエラーなどのトラブルが発生するケースがあります。そのため、RPA導入を行う際には管理体制を整えて、問題が起こった際に対応できるようにしましょう。
業務の効率化のためにRPAを導入したとしても、社員の理解を得ていないと浸透しません。社員がRPAを導入する目的や効果を理解しないと、負担が増えると感じて利用されないためです。
RPAを導入する目的が明確では出ない場合、新たな取り組みにより負担が増えることで社員から不満を抱くケースがあります。そのため、事前に社員への導入の目的を十分に周知しておくことで、円滑に導入できるようにしておきましょう。
適切な対策を取ることで、RPA導入に失敗する可能性を減らせます。具体的には、以下のような対策が挙げられます。
5つの対策について、項目ごとに見ていきましょう。
RPAを導入する企業は、明確な目的や目標を定めましょう。自社の目的や目標を定めることで、人件費の削減や労働環境の向上に繋がるなど有効に活用できます。また、RPAを導入後に活用しないリスクを回避できるでしょう。
例えば、社員の残業時間を改善したい場合「社員一人月10時間、削減する」と具体的な目標を定めた上で導入します。目標や数値を明確化することで、活用する業務やツールの選定が行いやすくなり、自社に合ったサービスを見つけられます。
RPAを導入する際は、運用する業務と担当者を決めておきましょう。運用する業務を決めることにより、無駄な業務がなくなり、行うべきことが整理されます。また、担当者が的確な指示を行い、円滑に業務を遂行できます。
運用する担当者を決めた場合、業務中にトラブルが起こったとしても担当者が迅速に対応可能です。RPAの導入をせいこうさせるために、円滑に業務が遂行できる体制を整えましょう。
RPAの運用マニュアルを作成し、社員に浸透しやすくしましょう。導入・運用するルールや運用方法をマニュアル化することにより、全部署で活用しやすくなります。
また、予期せぬトラブルが発生した際に迅速に対応でき、部署間同士でフォローする体制を構築できます。企業はマニュアルを作成し、すべての部署で適切な活用ができるように準備しましょう。
RPAを導入した業務でトラブルが発生したケースに備え、対処方法を決めておきましょう。速やかに対処することで、業務に支障をきたすリスクが回避できます。また、業務が停止することにより、顧客や取引先の信用を失わずに済みます。
例えば、RPAを導入した機械が停止した場合、初期対応の手順や業者の連絡先など対処方法を明確にしておくと、復旧への時間を短縮できます。トラブルなどに備えた対策を決め、実践できる体制を整えましょう。
複数のRPAの中から、自社に適したツールを選定しましょう。業務に適したツールを選ぶことにより、作業効率が向上し導入の効果に期待できます。また、過剰な機能を持った高価なツールの導入を避けることで、コストを抑えられます。
複数の機械にRPAの導入を検討している場合、対応したツールを選ぶことが必要です。社員が使いやすいツールを導入するために、操作性を確かめた上で選ぶことをおすすめします。
今後、RPA導入に失敗したくない企業の担当者は、NTT東日本のサービス「おまかせRPA」と「業務効率化の手法まとめebook」の資料をぜひご覧ください。
「おまかせRPA」は、人員不足や業務の効率化を図りたい企業におすすめの作業自動化ツールです。ツールを導入することにより、業務の効率化・品質向上などが期待できます。ご興味がある方は、以下のリンクを参照してください。
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RPA導入で失敗する原因には「ルールの設定が不十分」や「導入の効果が測定されていない」などの理由があり、それぞれを理解しておくことで対策が立てられます。また、企業担当者は失敗する原因とパターンを理解しておくと、円滑にRPAを導入できます。
「運用する業務と担当者を決める」や「マニュアルを作成する」などの失敗しない対策を確認し、自社に適したサービスを選びましょう。RPAの導入を検討している企業の方は、NTT東日本にお気軽にご相談ください。
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
