「RPAツールの活用例を見て導入するか検討したい」「RPAをどの部署に導入すると効果的か知りたい」とお考え方は多いのではないでしょうか。
近年の働き方改革に伴って、残業の抑制に取り組んでいる企業が増えています。しかし、業務量は変わらないまま勤務時間を減らしては、商品・サービスの品質悪化やサービス残業などの労働環境悪化につながります。
そこで注目を集めているのが「RPA」です。RPAを使えば、定型業務を自動化して業務量を減らし、ただ「残業をなくそう」という声かけだけでない、真の働き方改革につながります。
今回の記事では、RPAの概要と導入するメリットから、得意な業務・苦手な業務、業種・部署別の活用例について解説します。RPAの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次：
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、人間が手作業で行っている業務をロボットによって自動化することを指します。RPAは、以下のような単純作業の業務が得意です。
これらの定型業務をRPAに任せることで、業務の効率化につながります。従来、RPAは「プログラミングの知識が必要で設定が難しい」と思われていましたが、現在は設定・管理も簡単なツールが増えています。適切にメンテナンスを行えば、永続的な業務自動化が可能です。
RPAの導入が、企業に与える主なメリットは以下のとおりです。
RPAは、定型業務を自動化できるため、これまでかかっていた人件費を削減できます。また、自動化する業務と人力で行う業務を分けることで、作業の効率化や人為的なミスの削減につながります。この章で、RPAの導入が自社の目的に合っているか確認しましょう。
RPAを導入により人に任せていた業務をロボットが行うことで、人件費を削減できます。RPAは人による操作がなくても稼働し続けるため、残業代や休日労働の費用が発生しません。また、24時間365日休みなく働くため、利益拡大も期待できます。
RPA導入にはコストがかかりますが、長期的に見れば費用対効果は良いです。企業の経費の中で大きな部分を占めている人件費を減らせれば、会社全体のコスト削減につながるでしょう。
従来人がしていた仕事をRPAに切り替えることで、効率的に作業を進められます。RPAは人間と異なり、休みなく稼働できるからです。
RPAに単純作業を任せることで、従業員はコミュニケーションや創造力が必要な仕事に集中できます。RPAに置き換えられる業務は長時間かつ単純作業のものが多いため、従業員のストレス軽減にもなるでしょう。
自動化する業務としない業務をしっかり分けることで、より作業が効率化されて生産性が上がります。
RPAはルールに基づいて作業を行うため、人為的なミスを削減できます。人が行う仕事は、どうしてもケアレスミスや勘違いなどが発生しますが、RPAを一度設定してしまえば、正確に業務を遂行できるでしょう。
しかし、RPAの初期設定を誤ると、間違ったまま作業を進めてしまうため注意が必要です。うまく活用して、人為的なミスにかかっていた時間やコストをなくしましょう。
RPAが得意な業務・苦手な業務には以下の特徴があります。
| 得意な業務 | 苦手な業務 | |
| ルール | ・決まっている | ・決まってない |
| 作業内容 | ・単純 ・反復 |
・複雑 ・臨機応変 |
| 発生サイクル | ・定期 | ・不定期 |
| 業務量 | ・大量かつ長時間 | ・少量かつ短時間 |
現在注目を集めているRPAですが、業務の全てを自動化できるわけではなく、活用範囲の見極めが必要です。RPAの特性を知り、得意な業務を任せましょう。
RPAが得意とする主な業務は、以下のとおりです。
具体的な業務例と内容は、以下の表をご覧ください。
| 具体的な業務例 | 内容例 |
| データ入力 | ・基幹システムへのデータ入力 ・一覧情報のアップロード ・請求書などの帳票作成 |
| データ集計 | ・抽出した情報の数値集計 ・複数ファイルの統合・加工 |
| データ検証 | ・複数の一覧表の比較や称号 ・ルールに基づいたデータチェック |
| 情報収集 | ・社内データマートからのデータ抽出 ・社外Webサイトからの情報収集 |
| システム間・アプリ間連携 | ・インターフェース機能補完 ・複数アプリを用いた連続業務 |
| 資料作成・送付 | ・顧客情報の転記 ・決まった宛先へのメール送信 |
これらのRPAが得意とする業務を積極的に自動化することで、企業の生産性の向上につながります。
RPAが苦手とする主な業務は、以下のとおりです。
RPAはAIのように自ら判断できないため、決められたこと以外の作業はできません。また、作業中にシステム異常や誤作動が起きた時に、臨機応変に対応することも難しいです。会社でRPAを導入する業務が該当する場合、活用する範囲を見直すことをおすすめします。
RPAを導入しようとしている企業は多いですが、具体的にどう活用できるか悩んでいるケースが散見されます。
ここでは、RPAがよく活用されている「製造業」と「自治体」の活用例を紹介します。自社でRPAを導入する目的と照らし合わせ、参考にしてください。
製造業では、主に在庫管理や受発注処理にRPAを用いることが多いです。従来、大量の商品情報を扱うため、受発注・在庫管理にかなりの時間が取られるだけでなく、入力ミスが大きなトラブルにつながっていました。RPAを導入すると、以下のような業務を自動化できます。
受発注処理や在庫管理は、最初から最後まで流れが決まっているため、RPAを導入することで自動化の効果を最大限発揮できるでしょう。
自治体では、各種申請の受付や登録業務にRPAを用いるようになりました。少子高齢化による労働人口の減少から、自治体では人手不足が散見され、定型業務に人手が奪われることが課題になっていたからです。
RPAを導入すると、大量のシステム間の転記や、住民からの申請データのシステム入力を自動化でき、職員の負担を大幅に減らせます。
2022年6月に総務省が発表した「自治体におけるAI・RPA活用促進」からも、RPAの普及率は年々伸び、RPAを導入する自治体が増えていると分かります。人手不足に早めに手を打つことで、安定した行政サービスを提供できるようになるでしょう。
RPAは、会社の部署ごとに導入もできます。ここでは、以下の部署での活用例を紹介します。
事務職と経理部門は、定型業務が多くRPAツールの活用も想像がつきやすいでしょう。しかし、営業は定型業務が少なく、どの業務をRPAツールに置き換えられるかイメージしにくいと思います。どの業務内容が自動化できるのか、自社内の部署と照らし合わせて確認してください。
事務職では特に定型業務が多く、さまざまな事務処理にRPAを用いられます。事務職は、定型業務に限らず、郵便物の仕分けや電話対応など、細々した大量の業務に追われます。そのため、従業員のストレス・残業時間の増加が問題視されていました。事務職で自動化できる業務例は、以下のとおりです。
事務職にRPAを導入すれば、事務処理は全て自動化でき、業務効率を飛躍的に上げられます。
経理部門は、事務職と同じように定型業務が多く、自動化しやすい部署の一つです。同じような作業を繰り返す業務が多く、従業員のストレスや入力ミスが課題でした。RPAを導入すれば、以下のような業務を自動化できます。
経理部門にRPAを導入すれば、入力ミスをすると修正が難しい重要な作業も、ミスなく行えて効率的です。
営業職はRPAのイメージがつきにくいですが、営業のサポート・管理をする作業に活用されています。営業職で自動化されている業務例は、以下のとおりです。
これらの業務に時間と労力を割いてしまうと、本来の営業業務で力が発揮できません。RPAを導入すれば、膨大な数の顧客データ処理に時間がかからず、効率的に営業ができ企業の利益アップに貢献できます。
NTT東日本の「おまかせRPA」は、NTTアドバンステクノロジー株式会社が提供している「WinActor」を採用した作業自動化サービスです。WinActorは、導入実績6,500社以上で国内シェアトップを誇り、直感的に使いやすいと人気のRPAツールです。
Windows端末上のさまざまな定型業務を自動化できるため、人的コストや作業時間の削減、業務の品質向上が期待できます。また、導入から運用まで、NTT東日本が年中無休で手厚くサポートするため、安心して利用できます。
「RPAを導入したいが、どのツールにしたら良いかわからない」「どのようにRPAを活用できるのか、会社の部署ごとに相談したい」という方におすすめのサービスです。
RPAを導入することで、コストの削減・作業の効率化・人為的なミスの削減といったメリットがあります。RPAには得意な業務と苦手な業務があるため、自動化したい業務が適しているか検討が必要です。
昨今、実用例も増え、業種や部署を問わずRPAの導入が進んでいます。RPAツールの種類はたくさんあるため、どれを選べば良いかわからないときは、サポートが厚く安心できるものを選びましょう。
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
