「RPAを導入したいが、何から始めて良いかわからない」「RPAの効果を最大限得られる方法やポイントを知りたい」という方は多いのではないでしょうか。
昨今、長時間労働や職場でのストレスが問題視されており、人間に代わる労働力が求められるようになりました。そこで、問題解決の手段として注目されているITツールが「RPA」です。RPAは、人間に代わって24時間365日業務を遂行するため、大幅な作業効率化が期待できます。
今回の記事では、RPAの基礎知識やAIとの違い、導入しやすい業務・導入の手順から成功のためのポイントまで詳しく解説しまので、ぜひ参考にしてみてください。
目次：
長時間勤務や、ストレスの多い職場環境を改善するために、いま注目を集めているのが「RPA」です。RPAは業務を自動化するため、会社の働き方改革に欠かせません。
この章では、RPAの基礎知識から、よく混同されるAIとの違いについて解説します。
RPA(Robotic Process Automation)とは、ホワイトカラー業務（事務系の業務）をロボットが代行する仕組みです。RPAには3段階あり、クラスが上がるごとに複雑な業務に対応できるようになります。
| 段階 | クラス名 | 業務範囲 |
| クラス1 | RPA | ・定型業務の遂行 ・いくつかのアプリケーション連携が必要な単純作業など |
| クラス2 | EPA | ・データ収集や分析 ・自由記述式アンケートの集計 ・ログ解析 ・複数要因を踏まえた売上予測など |
| クラス3 | CA | ・分析や改善・意思決定までの自動化 ・ディープラーニングや自然言語処理 ・得られたデータを反映した経営改善など |
EPAとCAは、RPAとAIを組み合わせたものです。基本的にRPAが得意とするのは、ルールが決められた単純作業です。RPAの得意な業務の範囲を見極めることにより、業務の効率化が望めます。
RPAとよく混同されるものにAI（人工知能）があります。どちらも、働き方改革に欠かせないITテクノロジーとして注目を集めています。RPAは設定されているルールどおりに、ミスなく正確に業務を遂行するツールです。人間が指示を出さない限り、RPAが自ら考えたり意思決定したりすることはありません。
RPAに対してAIは学習能力があり、蓄積されたデータを分析して見直しや改善をするなど、自ら判断できます。RPAとAIの違いを知り、上手に活用することで業務効率化につながります。
RPAを導入しやすい業務として、以下の3つがあります。
これらの業務を積極的に自動化することで、RPAの恩恵を最大限受けられます。
RPAは、定型業務を得意としています。そのため、以下のような単純作業を繰り返す業務に導入しやすいです。
これらの繰り返し業務は、同じ作業を長時間行うため従業員のストレスが大きいです。その結果、ヒューマンエラーにつながり、さらに時間やコストがかかります。RPAは同じ動きを繰り返すことが得意なため、このような人的ミスを減らせます。
パソコンだけで完結する業務は、積極的にRPAの導入を検討してみましょう。
特に、Web情報の集計は、本来なら時間がかかり残業が発生しやすい業務です。しかし、RPAに任せれば時間短縮できるだけでなく、加工まで自動化できるものもあります。
コミュニケーションが必要な業務は人が行い、それ以外のパソコン業務は自動化を検討するのがおすすめです。
決められたルールや作業フローに基づく以下のような業務は、RPAを利用することで効率化できます。
これまで複数の目で行ってきた不備チェックなどを自動化できるため、効率化を図れるとともに、ヒューマンエラーの防止にもつながります。ただしRPAは自律的な判断ができないため、ルール化されていない業務には対応できないことに注意しましょう。
RPA導入には、どの業務を任せ、どのツールを導入するのかを考える必要があります。むやみに自動化するのではなく、一つひとつのステップを抑え、RPAの効果を最大限発揮させましょう。
この章では、実際にどのようにRPAを導入するのかを4つのステップで解説します。
まず、どこの業務にRPAを導入するか検討するために、業務の棚卸しをします。業務の棚卸しとは、以下の要素を整理して可視化することです。
業務の棚卸しをすることで、RPAを導入する以前に「属人化している」「ブラックボックス化している」などの問題を顕在化できます。RPAを導入する業務範囲を明確にできるとともに、別の手段をとるべき業務もはっきりします。
次は、棚卸しにより整理された業務を、RPAに適した業務とそうでない業務に分けましょう。RPAには得意な業務と苦手な業務があり、得意な業務を任せることでRPAの効果を最大限発揮できます。具体的には、以下の基準に照らし合わせて選定しましょう。
これらの基準に沿って、より成果があげられる業務を見極めてRPAを導入しましょう。
次に、RPAツールの選定を行います。RPAツールの種類はたくさんあるので「自動化したい業務に適しており、自社の課題を解決できる」ことを基準に選びましょう。他にも、以下の点を意識して導入するのがおすすめです。
自社に必要な機能を見極めてRPAツールを選ぶことは、コスト面においても大切です。また、ITツールに明るい担当者がいない場合は「年中無休でサポートを受けられる」「プログラミング知識がなくても設定ができる」ことも重要でしょう。トラブルが起きたときに、業務が滞らないように注意してください。
RPAツールの中には無料トライアルを提供しているものもあるので、まずは一度試してみることをおすすめします。
最後に、RPAツールを導入したら効果の検証・改善を行いましょう。長期的に自動化を進めていく方向性が明確になるとともに、他の部署への拡張へ踏み出せます。
まず、使ってみた使用感や、無料トライアルを実施した結果を話し合い、良かったことと課題を洗い出します。想定よりも効果が出なかった場合は、以下のケースが考えられます。
しっかりと効果を検証するためにも、最初に業務の棚卸しをしっかり行うことが大切です。改善案を明確にした上で、本格的な導入・拡張に向けて準備を進めていきましょう。
RPA導入を成功させる3つのポイントは、以下のとおりです。
RPAを導入する目的・目標が明確でないと、自動化する範囲があやふやになってしまいます。導入目的を明確にしたあとは、余計なコストや手間をかけないように、スモールスタートで自動化の範囲を広げていきましょう。
トラブルが起きたときに業務がストップしないよう、RPA人材の育成も大切です。手順に沿ったRPA導入をするとともに、効果を最大化するためのポイントを抑えましょう。
導入段階で、RPAを導入する目的・目標を明確にしましょう。RPA導入の失敗例には「導入したが、成果が出ているかわからない」というものもあります。RPA導入には、以下の目的・目標が考えられます。
効果を確かめるために「なぜRPAを導入するのか」自社の目的・目標を定めて数値化するなど、変化を可視化できるようにしましょう。
RPAを初めて導入するときは、スモールスタートがおすすめです。最初から複数部署に導入すると、以下のデメリットが発生する可能性があります。
RPAツールの中には、無料トライアル期間を設けているものもあります。例えばNTT東日本の「おまかせRPA」であれば、2ヶ月間の無料トライアルが可能です。
問題が発生したときのリスクを最小化し、RPAを全社展開していくには、慎重に効果を確かめることが大切です。無料トライアルや、一部の業務から導入するなど、スモールスタートで効果を検証し、実績を作りましょう。
RPAの運用をスムーズに行うために、RPA人材の育成をしていく必要があります。RPA人材が確保できていないと、トラブルの対応がうまく行かず、場合によっては長時間業務がストップする恐れがあります。
RPA人材の育成には、以下の方法があります。
RPA人材は、1人ではなく複数人でチームを組むと、よりトラブル対応がスムーズになり安心です。
NTT東日本の「おまかせRPA」は、Windows端末上のさまざまな業務に対応している作業自動化サービスです。導入することで、以下の効果が期待できます。
また、導入から運用までNTT東日本が年中無休でサポートするため、安心して導入できます。RPA人材の育成が間に合わないときは、有料オプションで訪問によるサポートも受けられます。「RPAを導入したいが、どのツールにすれば良いか迷っている」という方におすすめのサービスです。
RPAは、定型業務を自動化でき、働き方改革に欠かせないツールです。導入することで、業務効率化やコスト削減などさまざまなメリットが期待できます。
まずは、現在の業務を棚卸ししたあと、自動化する範囲を定めます。その後、スモールスタートで実践し、実績を積み上げながら自動化の範囲を拡張していきましょう。RPA人材の育成も同時に行うことで、急なトラブルにも対応でき、安心して長期的な活用ができます。
RPAの効果を最大化する導入手順やポイントを理解して、自社の目的に沿った業務自動化を展開しましょう。
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
