業務自動化のために、RPAの導入を検討する企業が増えています。しかし「自社のどのような業務にRPAを活用できるのかわからない」という方が多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、RPAでの自動化に向いている業務を紹介します。ほかにも、RPAの導入に向いていない業務や、企業での活用事例を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次：
RPA（Robotic Process Automation）とは、人が行っているパソコン上の定型業務を、ロボットで自動化する技術を指します。手動で行っていた単純作業がRPAで自動化され、業務効率化や人件費削減が実現します。
RPAを用いるには、まずは専用ツールを使った作業手順の登録が必要です。実際にパソコンを操作したり、ドラッグ＆ドロップで作業手順を登録させたりして、ロボットにフロー（手順）を記録させます。
作業を記録させたロボットを実行させれば、登録した手順通りに自動で業務が進んでいきます。ロボットは手動での起動はもちろん、時間を指定しての自動スタートも可能です。
RPAには「自動化に向いている業務」「向いていない業務」が存在します。ここでは、RPAに向いている業務を5つ紹介します。期待する効果を発揮できなければRPAの導入が無駄になってしまうので、どのような業務に向いているかを確認した上で活用を検討してみてください。
ルールやフローが決まっていて、処理に人の判断が不要な定型業務は、RPAで自動化できる代表的な仕事です。例えば、以下のような業務が該当します。
定型業務は、人が手動で行うとミスにつながりやすい傾向があります。RPAを活用すれば、入力エラーや登録ミス、記入漏れなどは一切発生せず、正確に処理できます。
大量のデータ処理や分析は、人が行うとかなりの時間と手間がかかります。また、作業を行う人のストレスにもつながるので、自動化が不可欠です。RPAなら、膨大な量のデータでも高速な処理ができます。例えば、以下のような業務の自動化が可能です。
さらに、深夜や早朝など時間に縛られずに、いつでも継続して処理が行えるのもRPA導入のメリットです。
RPAはデータ収集や加工を得意としています。例えば以下のようなデータ収集に向いています。
収集・加工したデータをExcelへ貼り付けて、社内のメンバーへメールで共有する作業まで自動化できます。RPAによって自動的に収集・加工したデータは、新規事業やサービス開発に役立てられます。
RPAは、複数のアプリケーションをまたいでの自動化が可能です。例えば、以下のような業務を自動化できます。
日常業務は、メールやExcelに加えて基幹システム・Webブラウザなど、複数のアプリケーションを同時に使用して進めるのが一般的です。したがって、上記のような業務を自動化できれば、さらなる作業の効率化につながります。
RPAは時間に関係なく動作できるので、24時間顧客対応を可能にします。よくある問い合わせの場合は、RPAのロボットに独自に判断させて自動返信するよう設定できます。RPAでの判断が難しい場合のみ、メールやチャットで担当者へつなぐような設定が可能です。
このようにRPAを活用すれば手動での作業時間が減り、より付加価値の高い人にしかできない業務に時間を割けるようになります。
RPAでの自動化が効果的な業務がある一方で、向いていない業務も存在します。効率化につながらなかったり、RPAの運用がストップしてしまったりするケースがあるので、どの業務に適用するかを見極めて導入するのが重要です。ここでは、RPAに向いていない業務を5つ紹介します。
業務を遂行するその都度で状況が異なり、毎回判断が必要な業務にRPAは向いていません。例えば以下のような業務です。
RPAは、マニュアルが作成できるような、判断基準が明確にある業務に適しています。したがって、上記のような判断が求められる業務へのRPAの活用は不可能です。
RPAが得意とする定型業務でも、例外が発生すれば動作は止まってしまいます。例外が発生した際にその都度RPAに対応を組み込めば、次回からは作業は止まらずに進行します。しかし、例外が多く発生する場合は、すべてを組み込むのは不可能でしょう。したがって、イレギュラーな対応が多い業務は、RPAには適していません。
RPAは人が設定したシナリオに基づいた単純作業や、ルーティンワークを自動で行うためのシステムです。したがって、複雑な処理を伴う業務には向いていません。例えば、多くのシステムをまたいだり、扱う画面や入力する項目が多い業務などです。
上記のような作業はRPAの性質上、障害となるポイントが多くなります。したがって、エラーが発生する可能性が高くなります。
ルーティンワークや、データ処理などの自動化に適した業務でも、頻繁にルールや仕様が変わるようであれば、RPAには向いていません。
どんなに些細でも作業フローに変更があった場合は、作成したロボットの設定を変えなければなりません。変更がある度に業務をストップさせる必要があるため、業務スピードが落ちてしまいます。
結局「RPAを使わずに手動で進めた方が早く完了した」という状況も考えられます。したがってRPAを活用するなら、できるだけルールや仕様に変更のない業務を選びましょう。
RPAは、大前提として「パソコン上の」業務が自動化の対象です。したがって、以下のような業務にはRPAを活用できません。
上記のような物理的な操作は、RPAでの自動化はできません。作業フローに1つでも物理的な操作が組み込まれている業務は、人が手動で対応するしかありません。
昨今、RPAは業務効率化のためのツールとして、さまざまな企業で導入されています。ここでは3社の活用事例を紹介しますので、ぜひ自社での導入の参考にしてみてください。
大手クレジットカード会社として知られている楽天カード株式会社は、RPAの導入によって作業時間の短縮を実現しました。楽天カードのシステム運用部はアプリの安定稼働のため、例外的にカード決済システムからログを抽出し、データ加工や分析を手動で行います。
例えば、例外作業としてExcel間でのファイル転記が挙げられます。単純な作業ですが、数百回と発生するためかなりの時間がとられていました。このような例外的な作業が200種類も発生し、システム運用部の負担になっている状況です。
そこで、RPAの導入によって、手動で行っていた作業を自動化します。その結果、作業時間を従来の4分の1にも短縮できるようになります。また、今までは限定されたログでしかデータ分析ができていませんでした。しかし、RPA導入によってすべてのログの分析が可能になります。その結果、より精度の高い分析が可能となりました。
大手ビールメーカーのサッポロビール株式会社も、RPAの活用で労働時間削減に成功した企業です。サッポロビールでは、百数十社の小売業者から提供されるPOSデータを分析し、商品開発や売り場づくりに生かしています。
POSデータは商品ごとや取引企業ごとなど、複数のカテゴリーに分けてダウンロードするため、1社あたり計160回の操作を毎日手作業で行っていました。かなりの時間を要するだけでなく、一日中同じ作業をひたすら繰り返すので、社員にとってもおおきな負担です。
加えて、操作数が多いので、全操作は1日では完了しません。データがそろわずに分析が不十分になっているという課題がありました。
そこでRPAを導入し、ダウンロード業務を自動化させます。その結果、約5,700時間の労働時間削減に成功。金額換算すると、約1,100万円もの年間事務コストの削減が実現しました。
株式会社ロフトは直営105店舗、フランチャイズ19店舗の生活雑貨専門店「ロフト」を全国に展開しています。その店舗数の多さから、本部で管理系業務が負担になっていました。
管理本部内に新しく事務サポート部を設置したものの、部署内では月間1,000件の入力作業が発生し、すべて手作業で処理していました。そこで、入力作業の時間短縮やミス削減に向けて、RPAを導入します。情報取得や入力など、請求書処理業務をメインに自動化を進めました。
RPA導入の結果、事務サポート部内では年間6,000〜7,000時間の削減効果が生まれます。この結果を受けて社内各部門にもRPAを導入し、全社で月間3,650時間の削減に成功。RPA導入で、大きな効果を生み出した事例です。
RPAツールの導入なら、NTT東日本が提供する「おまかせRPA」をご検討ください。Windows上の幅広い業務を自動化できます。
「おまかせRPA」のおすすめポイントは、以下の3つです。
プログラミングスキルが不要で、誰でも直感的に操作しやすいように作られているため簡単に扱えます。また、1ライセンスから導入可能なので、効果を体感してから徐々に適用範囲を広げていけるのも魅力の1つです。まずは2ヶ月トライアル版からスタートできるので、手軽に始められます。
NTT東日本ならではの、充実したサポートを受けられるのもポイントです。遠隔サポートや訪問対応のオプションもあるため、問題が発生してもすぐに対応・解決します。
「おまかせRPA」の詳細をさらに知りたい方は、以下の商品カタログをご確認ください。
RPAとは、ロボットによるパソコン上の定型業務の自動化を指します。RPAには自動化に向いている業務・向いていない業務が存在します。向いている業務にRPAを適用しなければ、期待する効果を得られない場合があるので、導入前に一度確認してみてください。
実際にRPAに向いているのは、以下のような業務です。
上記の中で、もし自社で手動で行っている仕事があれば、RPAの導入がおすすめです。RPAツールを導入する場合は、NTT東日本の「おまかせRPA」をぜひご検討ください。
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
