最近では、バックオフィス業務にRPAを導入して効率化を図る企業が増えてきています。経理部門の担当者の中にも「RPAの活用に興味はあるけれど、一体どういったものなのかよくわからない」という方は多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、RPAの基本的な知識から「経理業務に導入するとどんなメリットがあるのか」について解説していきます。
具体的に、日常のどの業務を効率化できるのかが理解できる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。
目次：
そもそもRPAとは何なのか、言葉の意味を掴んでおきましょう。プログラミングやサーバーについての知識がないという方も、導入を検討するにあたって「何のためにRPAを導入し」「どのような効果が得られるか」など、最低限のポイントを押さえておくことが重要です。
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ソフトウェアロボットを使用して業務の自動化を図るシステムやツールです。定型業務を決められた手順通りに自動で処理してくれるため、人間の判断を必要としないルーティンワークへの導入に適しているといえるでしょう。業務担当者の負担を軽減したり、人件費を削減したり、ヒューマンエラーを防止したりする目的で導入されることが多いです。
また近年では、人間に代わって業務を自動化するソフトウェアロボット全般を指す「デジタルレイバー（Digital Labor）」という言葉も広がってきています。RPAやAIは、まさにこのデジタルレイバーにあたります。
RPAは総務省によって、それぞれの機能に応じた3つのクラスに分類されています。
| クラス | 主な業務範囲 | 具体的な作業範囲や利用技術 |
|---|---|---|
| クラス1 RPA（Robotic Process Automation） |
定型業務の自動化 | ・情報取得や入力作業、検証作業などの定型的な作業 |
| クラス2 EPA（Enhanced Process Automation） |
一部非定型業務の自動化 | ・RPAとAIの技術を用いることにより非定型作業の自動化 ・自然言語解析、画像解析、音声解析、マシーンラーニングの技術の搭載 ・非構造化データの読み取りや、知識ベースの活用も可能 |
| クラス3 CA（Cognitive Automation） |
高度な自律化 | ・プロセスの分析や改善、意思決定までを自ら自動化するとともに、意思決定 ・ディープラーニングや自然言語処理 |
参照元：総務省「RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）」
現状、RPAの大半はクラス1に該当し、主にパソコンのデスクトップ上で行われる定型業務の自動化に利用されています。通常、RPAといえばクラス1を指すことが多いです。
Excelのマクロ機能と比べられることもありますが、RPAはマクロと違って「複数のアプリケーションやシステムにまたがった作業を行うことが可能」という違いがあります。
定型業務をこなすのが得意なRPAは、人間と置き換えることでどのような価値を生むのでしょうか。単なる一作業の効率化だけでなく、その先の効果も見据えた上で評価する必要があります。
RPAは決められた手順に従って行う、単純な定型業務をこなすのが得意です。定型業務の多い経理部門とは、極めて相性が良いでしょう。
例えば請求書の整理や売上伝票の管理など、大量のデータを処理する作業を自動化することで、人間の作業負担を大幅に削減できます。それにより、スケジュールも短縮できるでしょう。
経理業務は金銭を取り扱う、正確さが求められる重要な仕事です。しかし、人間である以上どうしてもミスは避けられません。繁忙期であれば、なおさら危険性は高まるでしょう。
その点RPAなら、最初の設定さえ間違えなければ、何時間同じ作業を続けさせたとしても計算ミスを起こすことはありません。
業務内容によっては、Excelが得意な人などに仕事が集中しやすく、属人化が起こりやすいケースもあります。そして、経理業務の属人化は引継ぎしづらくなるだけでなく、横領などのトラブルの原因にもなり得ます。
RPAを活用することで、誰でも簡単に該当作業を実行できるようになれば、こうしたトラブルも防げるでしょう。
「RPAなどのツールを導入すると、人間の仕事がなくなってしまうのでは」と懸念する声もありますが、それは違います。
定型業務をRPAに任せる分、人間は以下のような付加価値の高い非定型業務への専念が可能です。
人間が、本来専念すべき仕事により多くの時間と労力を割けるようになるため、RPAの導入には労働生産性を向上させる効果があると言えます。
RPAは人間と違い、21時間365日働き続けても体調を崩すことはありません。日によってパフォーマンスにムラが生じることもないでしょう。また、離職の心配をする必要もありません。
例えば、請求書の作成や交通費の清算、売り上げ伝票の管理といった大量の定型作業をRPAに任せることができれば、人件費の削減につながります。
実際にRPAを経理業務に導入する際には、あらかじめ把握しておきたい注意点もあります。RPAは定型業務が得意な反面、イレギュラーが頻発する作業は苦手です。
また、RPAはデータを分析したり問題解決のための手段を生み出したりといった、応用的な判断が必要となる作業はできません。例えば、会計情報を集計できても経営判断は不可能です。現状こうした業務は、人間でないとできない仕事です。
そしてRPAには導入費用はもちろん、ランニングコストが必要となります。ただし、ほとんどの場合は人間を雇い入れるのに比べて圧倒的に安価です。
そして、ExcelをはじめとするMicrosoft製品内の自動化をしたいだけであれば、マクロ機能（アプリケーションソフトで用いる複数の操作手順を登録しておき、必要に応じて呼び出して実行する機能）でも十分です。こうしたポイントを踏まえた上で、RPAを導入する場合の費用対効果を考えましょう。
細かい数字の突合や転記作業をはじめ、大量のデータを扱う経理部門の仕事は、RPAの導入効果が表れやすい分野です。日常業務において「どの作業を自動化できるのか」を具体的にイメージしてみましょう。
伝票の転記作業は、人の手ではミスが発生しやすい上に、間違った箇所を見つけるのが困難です。
一方、RPAはこうしたデータの入力作業を得意とします。手順も単純で一台のPC上で完結する作業であることからも、自動化しやすい業務と言えます。
帳票の出力や編集といった作業は、月末月初などに集中して発生する業務です。量が多い上に、会計報告に関する重要なデータを扱う関係上、小さなミスも許されません。そのため、人間にとっては負担の多い業務と言えます。
RPAなら請求書の作成やデータの送信に加えて、受領・照合作業などを自動化できます。人の手では起こりやすい、誤入力やチェック漏れが生じることはありません。
さらに、OCR（Optical Character Recognition）と呼ばれる光学文字認識機能を連携させることで、効率的に請求書をデータ化することもできます。
売掛金のデータを扱う入金消込業務は、人が目視と手作業で処理しようとすると、どうしてもミスが発生しやすくなってしまい、担当者にかかる負担とストレスが大きい作業の1つです。
RPAを導入して消込作業を自動化できれば、作業の効率化や人件費の削減を図れるでしょう。
従業員の交通費を1件ずつネットで経路を検索し、申請内容と相違がないか確かめていく突合作業には、膨大な手間と時間がかかります。申請された経路が正しいルートであるか、一つひとつ調べていくのは大きな負担です。
RPAを導入することで、以下のような作業を自動化できます。
経費精算の自動化ができれば、特に経理業務の立て込む月末の負担が減るでしょう。
取引先への請求書などを仕分けし、口座の入金額との突合を行う売上伝票の管理は、扱う商品や取引先が多い会社では特に負担になる作業です。
RPAを活用することで、大量の売上伝票を顧客ごとに管理したり、売上伝票を転記して振替伝票を作成したりする作業を自動化できます。
メリットや注意点を踏まえた上で、高い費用対効果が見込めると判断できれば、本格的に自社の経理部門へのRPA導入を検討していきましょう。
RPAの導入効果を最大限に発揮するには、導入前や導入後に行うべきポイントがあります。
RPAを効率よく活用するには「どの業務のどの作業を自動化するのか」あらかじめ細かい部分まで明確にしておく必要があります。
そのためには、現状の業務を見直し、担当者や作業内容を洗い出しましょう。その上で業務フローを可視化し、自動化できる作業を明確にします。
なぜなら、正確性が求められる経理業務へのRPA導入は、運用上の小さなミスが後々大きなリスクにつながるからです。
そのため、まずは比較的リスクが低く、導入効果が高そうな定型作業からの導入をおすすめします。
焦らずスモールスタートで始めることにより、リスクを最低限に抑えた上でRPAの導入効果を実感できるでしょう。そこで上手くいったのなら、徐々に導入範囲を拡大していけば良いのです。
RPAは、一度導入したらそれで終わりではありません。日々の運用やメンテナンスも重要になってきます。
特に、エラーやトラブルが発生した際にどうするのかは、事前に決めておいた方が良いでしょう。RPAは設定した作業を自動で実行してくれますが、エラーが発生した場合は当然人間の手で解決する必要があります。
エラーへの対処だけでなく、今後同じことが起こらないよう、発生原因を追究する必要もあります。しかし、エラーの内容によっては自社の従業員では対応できないケースもあるでしょう。その場合は、ベンダーのカスタマーサポートにすぐ連絡できる体制にしておく必要があります。
その他、マニュアルを作成したり、RPAに強い人材を育成・配置したりといった対策が考えられます。
導入するRPAツールの検討にあたっては、機能や使いやすさはもちろんのこと、サポート体制も重要なポイントです。
RPAを運用していくなかで、エラーやトラブルが発生する可能性があります。日々の運用で疑問が生じる場合もあるでしょう。そうした可能性を考えると、導入後のサポートがしっかりしたベンダーを選ぶことが重要です。
社内にITリテラシーの高い人材が少ない場合は特に、ベンダーのサポート体制はしっかりチェックしましょう。
自動化によって浮いた時間や人的リソースで何をするのか、事前に考えておきましょう。これまで生産性が高くない定型作業にリソースを奪われていたせいで、手が回っていなかった業務があるのではないしょうか。
例えば、戦略立案や各種データの分析業務など、より生産性が高く企業競争力向上のための業務へ人材を割り振ることなどが考えられます。RPAを導入する前に業務を洗い出し、浮いたリソースを適切に活用できるようにしておきましょう。
自社内でRPAに強い人材を育成できれば、より自由に活用できるようになるでしょう。ベンダーのサポートを活用するのも良いですが、自社で育成したRPA人材は当然、外部の担当者よりも実際の業務や社内文化に詳しいです。
こうした人材が社内にいれば、RPAの導入範囲を広げることになった場合もスムーズで、トラブルの対処もしやすくなります。
定型作業の自動化を得意とするRPAは、ルーティンワークの多い経理業務との相性は良いと言えます。一方で変化に弱く、状況に合わせた柔軟な判断が必要となる作業はできないことが弱点です。
しかし多くの場合、RPAを導入することで、日々の経理業務にまつわるコストや作業ミスを大幅に削減できます。
自社へのRPA導入を検討している方は、まず費用対効果を調べた上で、自動化したい業務を洗い出してみましょう。この段階で、浮いたリソースを何に充てるか考えておいてください。まずは、リスクの低い小さな作業から自動化への一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
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定型作業の自動化を得意とするRPAは、ルーティンワークの多い経理業務との相性は良いと言えます。一方で変化に弱く、状況に合わせた柔軟な判断が必要となる作業はできないことが弱点です。
しかし多くの場合、RPAを導入することで、日々の経理業務にまつわるコストや作業ミスを大幅に削減できます。
自社へのRPA導入を検討している方は、まず費用対効果を調べた上で、自動化したい業務を洗い出してみましょう。この段階で、浮いたリソースを何に充てるか考えておいてください。まずは、リスクの低い小さな作業から自動化への一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
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NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
