近年、働き方改革関連法の施行や新型コロナウイルスの感染拡大により、国内企業は人材確保の効率化や多様な働き方への対応を迫られています。自社でも、リモートワーク・フレックスタイム制の導入や人材の採用・育成にお悩みの方が、いらっしゃるのではないでしょうか。
働き方改革の実現や人材確保の効率化には、長い時間と多くの費用が必要です。そのため、自社のリソース（人材や予算）では、社内改革を実行できないというケースが多々あります。そこで今回の記事では、業務効率化や人件費削減に効果のあるRPAについて、メリット・デメリットやサービスの選び方を解説します。自社に適したRPAを選べる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。
目次：
RPAとは、業務自動化を支援するソフトウェアの一種です。また、RPAはソフトウェアの形態によって3種類に大別できます。それぞれに構築や動作の仕方が異なるため、自社に合ったソフトウェアを選ぶ必要があります。本章で、RPAの種類や活用分野について詳しく確認しましょう。
RPAは、人間が担当していた定型業務を、ロボットによって自動化するソフトウェアです。シナリオ（ロボットへの指示書や業務フローのようなもの）を事前に作成することで、人間と同様にパソコン上での画面操作やマウス移動などの作業をソフトウェアが行います。近年では、AI分野の技術が著しく進歩したことに加えて、人手不足や働き方改革への対応に効果的な点から、RPAに注目が集まっています。
RPAは、デスクトップ型・サーバー型・クラウド型の3種類があります。それぞれの詳細は、以下のとおりです。
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種類 |
稼働環境 |
特徴 |
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デスクトップ型 |
ソフトウェアをインストールしたパソコン内で稼働 |
● 小規模から導入可能 |
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サーバー型 |
自社あるいは外部のサーバー内で稼働 |
● セキュリティ面に強い |
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クラウド型 |
● パソコンのスペックによらず稼働できる |
上記のとおり、RPAは種類によって特徴が大きく異なります。自社に適した種類を導入することで、RPAの導入効果が高まります。
主なRPAの活用分野は、以下のとおりです。
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活用分野 |
実務例 |
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総務 |
日報作成 |
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経理 |
帳簿作成（データ入力） |
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人事 |
勤怠管理 |
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営業 |
メールの送信 |
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物流 |
受発注管理 |
情報通信技術やAIの発展によって、RPAの活用分野は年々広がっています。
RPAは、ロボットによって業務を自動化するソフトウェアです。では、業務を自動化することによって得られる効果は何でしょうか。本章で、RPAの導入メリットについて詳しく確認しましょう。
RPAにより定型業務を自動化することで、人件費を削減できます。人件費は事業コストのなかで、大きな割合を占める費用項目です。そのため、人件費を削減できなければ、事業全体での大幅なコストカットは実現できません。そこで、RPAの導入により人件費が削減することがコストカットの有効な手段になります。
さらに、社員の業務負担が減ることで時間外・休日労働の必要がなくなります。RPAの導入により、割増賃金の削減が期待できるでしょう。また、時間外・休日労働が減ることで社員の離職率や転職率が下がり、人材採用や新人育成にかかっていた費用を削減できます。
RPAの導入によって、業務の効率化が期待できます。手作業の業務効率は、社員のモチベーションや体調によって大きく変動します。しかし、RPAはロボットによる業務自動化ソフトウェアです。そのため、RPAは人間の手作業よりはるかに速く、かつ一定のスピードで業務をこなせます。
また、作業の所要時間が短縮されるため、工数の大幅な削減とコア業務（事業利益に直結する非定型な仕事）へのリソース集中が可能です。作業スケジュールの圧縮とコア業務への注力によって、作業効率も事業生産性も向上します。
RPAの導入によりヒューマンエラーを減らすことで、業務品質が向上します。手作業は、業務量や労働時間に比例して社員の集中力が低下するため、ミスが発生しやすくなります。特に定型業務は単調な作業が多く、ヒューマンエラーを誘発しやすいです。
しかし、RPAであれば、決められたとおり正確に作業を実行するので作業ミスが発生しません。作業ミスが発生しないことで、顧客満足度が向上したり、従来は業務ミスのチェックやフォローに割いていた人員を削減したりできます。
RPAはソフトウェアなので、人間とは違って24時間稼働できます。長時間労働や休日・夜間シフトの採用は、通常より割増の賃金になり社員の労働環境も悪化します。しかし、RPAは疲労によって業務効率が低下せず、休日・夜間でも長時間作業が可能です。
そのため、RPAによって、業務スケジュールの大幅な短縮が可能です。業務スケジュールが短縮できれば社員に余裕が生まれ、残業を削減できたり働き方改革への対応を進められたりします。
RPAの導入は、社員満足度の向上に効果的です。定型業務は単純作業の繰り返しが多く、社員のストレスやモチベーション低下につながります。
しかし、RPAを導入することで社員は自身のスキルを生かせたり、創造性を発揮できたりする業務に従事できるようになり、仕事に対するモチベーションが向上します。また、仕事に対するモチベーションが高まると社員満足度が向上し、離職率が下がり愛社精神が育ちます。
RPAの導入には、良い面ばかりではありません。RPAに関する事業継続性やセキュリティのリスクを理解しておかないと、導入後に致命的なミスやトラブルが発生する可能性があります。本章で、RPAのデメリットについて詳しく理解しましょう。
システム障害やサーバーダウンによってRPAが利用できなくなり、業務が突然停止する危険性があります。また、業務データが破損したり、システムの誤作動により情報漏洩したりするリスクがあります。
なお、RPAは導入が進むほど、システム停止時の損害が大きくなるため注意が必要です。RPAが停止してしまうと、自動化していた業務は手作業でこなさなければいけません。RPAの導入によって人員削減した場合、システムが停止した際に手作業への切り替えがスムーズにできないため、業務が停滞する可能性が高いです。
RPAは、定型業務が対象であり、非定型業務や人間の判断が必要な作業には導入できません。また、定型業務でも手順が複雑な場合、シナリオ作成が難しくなるためRPAの導入ハードルが高くなります。
また、RPAは事前に決められた作業しか処理できません。そのため、クリエイティブな作業（デザイン制作や画像・動画作成など）が多い職場では、RPAの導入効果が得られにくくなります。
インターネットに接続するサーバー型とクラウド型のRPAは、以下のようなリスクがあります。
最悪のケースでは、不正アクセスによって機密情報が漏洩したり、RPA自体が乗っ取り・破壊されたりします。
セキュリティ対策の不備によって機密情報が漏洩すると、会社の社会的信用を損なうため注意が必要です。また、RPA自体が乗っ取り・破壊されると業務が停止してしまうため、事業継続性や収益性に影響を及ぼします。
RPAは、デスクトップ型・サーバー型・クラウド型の3種類があり、それぞれに特徴があります。また、事業規模やソフトウェアの使用難易度によって、導入に適したRPAは異なります。本章で、RPAの選び方について詳しく確認しましょう。
RPAの企業規模や業務との相性は、以下のとおりです。
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得意な領域 |
適した企業規模 |
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サーバー型 |
● 全社レベルでの活用 |
大企業 |
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デスクトップ型 |
● スモールスタート（小規模な導入から始め、需要に応じて規模を拡大する方法） |
中小企業 |
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クラウド型 |
● 低コスト導入 |
企業規模によらない |
上記のとおり、RPAに予算を割けない企業は、デスクトップ型かクラウド型のサービスがおすすめです。また、部門ごとではなく会社全体にRPAを導入したい方や、大規模な業務処理を実現したい企業には、サーバー型のサービスをおすすめします。
自社でシステム管理を行う場合や、全社レベルでRPAを活用する場合は、シナリオ作成やメンテナンスのしやすさが重要です。業務が複雑化するにつれて、RPAのシナリオ作成や管理が難しくなります。
シナリオ作成・管理の補助ツールや機能が用意されているサービスであれば、業務の複雑化に対応できます。なお、RPAの運用に不安がある場合は、訪問設定や遠隔サポートを用意しているサービスがおすすめです。
RPAには、機密情報漏洩やシステムの乗っ取りや破壊どのセキュリティリスクがあります。情報漏洩は会社の社会的信用を損ない、システムの乗っ取り・破壊は事業継続に支障をきたします。そのため、RPAはセキュリティ対策が万全なサービスの導入が必要です。RPAのセキュリティ対策について、注目すべきポイントは以下のとおりです。
上記のポイントを確認し、万全なセキュリティ対策のもとでRPAを運用しましょう。
RPAを導入するなら、NTTの「おまかせRPA」がおすすめです。「おまかせRPA」は、クラウド型のツールで、導入規模によらず低コストで導入できます。また、インターネット接続環境があれば利用できるので、リモートワーク向きのサービスです。
なお、NTT東日本が提供する業務効率化の方法は、RPAの導入だけではありません。以下の資料では、コストをかけない対策やすぐにできる施策を紹介しているので、ご興味のある方はぜひ参考にしてみてください。
PPAとは、業務をロボットによって自動化するサービスです。RPAには、人件費削減や業務効率化などのメリットがある一方で、業務がストップするリスクもあるため、ツール選びは慎重に行う必要があります。RPAを導入するなら、NTTの「おまかせRPA」がおすすめです。「おまかせRPA」はインターネット接続環境があれば利用可能で、使用難易度が低くサポート体制が手厚いサービスです。
また、RPA以外の業務効率化に興味がある企業には、こちらの資料をおすすめします。予算別に業務効率化する方法が記載されているので、ぜひご覧ください。
「【自社にあった業務効率化の手法がわかる】業務効率化の手法まとめebook」の資料ダウンロードはこちら
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
