生産性を向上させるために「業務を電子化したい」「ムダな作業を省きたい」と考えている企業担当者は多いのではないでしょうか。効率よく生産性を上げる手段の1つとして、ITツールを導入する方法があります。
そこで今回の記事では、ITツールを導入するメリットや種類、選び方について解説しています。自社に合った生産性向上の手法が知れる資料の紹介をしているので、ぜひ最後までお読みください。
目次：
ITツールを取り入れている企業は多いですが、具体的にどんなメリットがあるのか気になる担当者の方は多いでしょう。そこで本章では、ITツールを導入する以下3つのメリットを紹介します。
生産性向上に向けてITツールを本格的に導入する前に、具体的なメリットを把握しておきましょう。
人間は過労により業務に支障が生じるケースがありますが、ITツールは長時間稼働しても作業効率や正確性が低下しません。手作業で行うよりも素早く作業を進められるので、組織全体の生産性向上に繋がります。
例えば、経理や労務関連の業務にITツールを活用できれば、データ管理や入力にかかる時間を短縮できます。従業員によって入力スピードにバラつきが出ることもなくなるので、計画的に生産を進められるでしょう。
ITツールの導入に踏み切れず後回しにしていると、利益に直結しない単純業務に時間や労力をかけ続ける可能性があります。限られた資産で利益に直結する商談や販売促進などに注力するには、ITツールの導入が欠かせません。
ITツールの導入によって業務が自動化されると、人件費などの固定費を削減できます。他にも、ペーパーレス化によりシステム上で情報を管理すれば、以下の経費を削減できます。
ツールの導入により時間や資金が浮けば、労働環境の改善や新商品開発などの重要な業務に充てられます。一方でITツールの導入には「初期投資費用が高い」「継続的なメンテナンス代がかかる」などの問題が挙げられます。
コストがネックに感じている企業は多いかと思いますが、ITツールは月500〜5万円ほどと比較的安価に導入できるものもあるので、ぜひ検討してみてください。
ITツールの導入でテレワークが実現できれば、従業員は在宅勤務が可能になります。プライベートと仕事のバランスがとりやすくなるので、育児や介護をしている従業員も安心して働けるでしょう。
現代は新型コロナウイルスや女性の社会進出などの影響で、多様な働き方が求められています。会社側がテレワークを取り入れるなどして従業員の事情やニーズに応えていければ、労働意欲や定着率向上が期待できるでしょう。
またシステムを活用し従業員が働きやすい環境をつくることができれば、業務中のストレスも軽減されます。心身の状態を良好に保ちやすくなるので、集中力が高まり生産性アップが期待できます。
生産性向上の取り組みに役立つITツールは「種類が豊富で選べない」と考える企業担当者の方は多いのではないでしょうか。そこで本章では、生産性向上の取り組みに役立つ以下5つのITツールについて紹介します。
| コミュニケーションツール | ・Web会議ツール ・ビジネスチャット ・グループウェア |
| 単純作業の自動化 | ・RPA |
| ペーパーレス化 | ・AI-OCR ・電子契約 |
| 総務関連 | ・会計・人事労務ソフト |
| 資料の共有 | ・ファイルストレージ |
ITツールの種類と特徴を把握し、自社の課題解決に繫げましょう。またITツールの導入はコストが発生するので、予算別の手法が知りたい場合は以下の資料をご覧ください。
「【自社にあった業務効率化の手法がわかる】業務効率化の手法まとめebook」の資料ダウンロードはこちら
コミュニケーションツールは、オンライン上で意思の伝達を使用する際に役立つツールです。これまで業務の連絡手段はメールでのやり取りが一般的でしたが、現在はチャットや通話などを取り入れたコミュニケーションツールが拡大しています。
リアルタイムに情報共有ができるので、確認作業などに必要な時間や手間を短縮できます。生産性向上に役立つ、主なコミュニケーションツールは以下のとおりです。
| Web会議ツール | オンラインで顔を見ながら会話ができる リモートワークに対応 移動に掛かる時間を短縮できる |
| ビジネスチャット | 気軽にコミュニケーションが取れる 資料やデータの共有が簡単になる |
| グループウェア | 従業員同士のスケジュールの管理、共有ができる |
このようなツールを導入すれば、スピード感のあるやり取りが可能です。複数人同時に情報共有できるので、効率良く生産性を上げられるでしょう。
またNTT東日本では「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」というコミュニケーションツールを提供しています。携帯電話から会社の電話番号で発信・着信ができるので、電話の取次ぎにかかる時間を短縮できます。
人の手によって繰り返し行われる単純作業を自動化すると、人為的ミスが軽減されるなどの理由から生産性向上に繋がります。自動化可能な業務は、帳簿入力や発送業務・顧客データ管理など多岐にわたります。
このような定型作業は「RPA」と呼ばれるITツールで自動化されており、その特徴は以下のとおりです。
| RPA | データ管理や入力などの定型作業を自動化 時間や手間、人的コストやミスの削減に繋がる |
NTT東日本では、業務を自動化できる「おまかせRPA」というツールを提供しています。「おまかせRPA」は、インターネット環境があればすぐに利用できるので特別に環境を構築する必要はありません。操作説明などのサポートも付いているので、専任担当者がいない企業も安心して導入可能です。
ペーパーレス化とは、ITツールなどを導入して紙の使用をなくす手段です。情報をデータ管理すれば、外出先でもすぐに確認できるため業務にスピード感が出ます。
ペーパーレス化に使用される主な機能は、以下のとおりです。
| AI-OCR | 紙に記入されている手書き文字や印刷された文字を効率的にデジタル化する 管理が簡単で扱いやすく、コスト削減にもなる |
| 電子契約 | 電子署名が可能になり、デジタル契約書が利用できるようになる 紙の印刷や処理は必要がなくなる |
ITツールを使用すれば、契約書、請求書、年末調整や予算申請などもデータ化できます。またNTT東日本では「AIよみと～る（文字認識・読み取り）」というペーパーレス化に役立つツールを提供可能です。
AI技術を使用したOCRサービス*で、手書き書類の読み取りをデータ化します。とくに経理や書類管理が必要な部署に有効なので、ぜひチェックしてみください。
*OCRとは：OCR（Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識）とは、手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術
総務関連の業務をシステム上で管理すれば、手間のかかる業務を軽減できるので生産性向上を目指せます。例えば、紙のシフト表や勤怠情報の管理、経理処理や給与の計算などの業務をシステム上で完結できます。
総務関連の業務で生産性向上に役立つ主なITツールは、以下のとおりです。
| 会計・人事労務ソフト | 年末調整や経費計算、給与計算の処理を効率化することで、人的ミスの軽減ややデータの管理の簡略化につながる |
| 勤怠管理システム | 従業員の勤務状況を網羅的に管理できる |
NTT東日本では「おまかせはたラクサポート」というツールを提供しています。総務、人事、労務、経理業務を効率化するクラウド型のサービスで、企業のバックオフィスをまとめてIT化します。
従業員の人数が増えるほど「伝達が上手くいかない」などの問題が発生しやすくなります。情報共有においては、データ保管の方法を統一化することが有効です。
ITツールを活用すれば蓄積されたデータの中から必要な情報をすぐに取り出せるので、従業員は探す手間が省けて作業を短縮できます。資料の共有で生産性向上に役立つツールは、以下のとおりです。
| ファイルストレージ | 同じ資料を複数の従業員が同時に閲覧でき、常に最新の情報が共有できる |
NTT東日本では、「コワークストレージ」というツールを提供しています。従来のファイルサーバーと変わらない運用を実現したサービスで、安全にインターネット上でどこからでもアクセス可能です。
ITツールを比較検討する際には「選択を間違えたくない」と考えるでしょう。事前にポイントを把握しておけば、自社に合うツールを導入できます。そこで本章では、ITツールを選ぶ以下4つのポイントを紹介します。
生産性向上に繋げるために、ITツールの選び方のポイントを押さえておきましょう。
ITツールは生産性向上に役立つ便利な手段ですが、課題解決のために必要な機能が備わっていなければ、導入の意味がなくなってしまいます。まず自社の課題を明確にし、生産性向上による目標をたてましょう。
導入目的が明確になれば、必要な機能が備わっているかを判断しやすくなるので、スムーズにITツールを選べます。現場の従業員と日々のタスクを洗い出し、現状の把握を行うことが重要です。
またITツールは、ハイスペックな機能を持つものもありますが「自社では必要のない機能がある」などの問題が出てくる可能性もあります。オーバースペックになると無駄なコストもかかるので、必要な機能が搭載されたツールを検討しましょう。
使い方が難しいツールは、従業員が使いこなせるまでに時間がかかる可能性があります。ITツールの操作方法に手間取ると、かえって生産性を低下させてしまう恐れがあるので導入の際は注意が必要です。
専門性が高く使い方が難しいツールは、必要に応じて従業員に利用方法をレクチャーしなければいけません。マニュアルや研修の量が多くなるほど従業員の負担が増え、企業としては教育に時間やコストがかかります。ITツールを導入する際は、シンプルで直感的に操作できるものを選択しましょう。
ITツールを導入する際に、無料トライアル期間があるかどうかを確認しましょう。無料トライアル期間であれば、使用感や従業員の感想を確認してから本格的な導入に進められます。
とくに、月額費用や初期費用がかかるツールは、導入後に解約すると損失が発生してしまいます。ムダなコストを掛けないためにも、料金プランが複数ある場合は小額のプランから利用を開始するのが安心です。
ITツールは実際に使用してみないと相性を見極めるのは難しいので、ツール選びは焦らず時間を掛けましょう。無料トライアルを上手に利用し、既存システムとの連携や相性も考慮しておくのがおすすめです。
ITツールを選ぶ際は、セキュリティ対策が十分か確認しておきましょう。IT化を進めるにあたって、社内の情報や顧客管理などの重要な情報が漏れるケースがあります。
情報共有をオンライン上で行うので、人的ミスやサイバー攻撃などで流出する可能性があるからです。万が一、顧客情報が漏れてしまうとブランドイメージの低下や企業の信頼が失墜してしまいます。
売上や経営自体にもダイレクトに影響が出る可能性があるので、セキュリティ対策を事前に確認しておきましょう。
生産性向上に向けて、ITツールを選ぶ際に「なかなか決められない」とお悩みの企業担当者の方は多いのではいないでしょうか。ITツールによって機能や強みが異なるので、自社の課題に合うツールを探すのは苦労するでしょう。
NTT東日本が提供する「業務効率化の手法まとめebook」は、以下5つのお悩みに合わせてITツールをご提案可能です。
ITツールは便利なものですが、従業員が使いこなせるようになるまで一定の時間が掛かります。NTT東日本では、導入から運用までサポートするサービスもあるので、ツールに詳しくない場合でも安心して導入できます。自社に合う生産性向上のための手法をお探しの方は、以下の資料を参考にしてみてください。
「【自社にあった業務効率化の手法がわかる】業務効率化の手法まとめebook」の資料ダウンロードはこちら
生産性向上に役立つITツールの選定は、課題を明確にすることから始めましょう。利用目的に合わせたツールを比較検討する際は、以下のポイントを意識してみてください。
上手にITツールを導入すれば、業務時間の短縮やコスト削減、ワークライフバランスの向上に繋がります。ITツールを導入する前に、無料で利用できる期間があるか、使い方が難しくないかなどを確認しておきましょう。
効率良く生産性を上げるには、以下の資料をチェックしてみてください。
「【自社にあった業務効率化の手法がわかる】業務効率化の手法まとめebook」の資料ダウンロードはこちら
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
