「毎日繰り返しの事務作業にうんざりしている」「煩雑な事務作業から解放されたい」仕事においてそんなお悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。そこで今回の記事では、事務作業効率化のポイントや便利ツールなどを紹介します。日々の面倒な事務作業から解放されたいという方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次：
事務作業効率化には作業時間が短縮されるだけでなく、仕事のミスが減るなど、様々なメリットがあります。ここでは、事務作業効率化で得られる代表的なメリットを３つ紹介します。
事務作業が効率化されると、大幅にコストが削減されます。例えば、毎日2時間かかっていた作業を1時間で完了することができれば、1ヶ月で30時間分もの作業時間と人件費の削減になります。削減された分の作業時間で別の仕事をこなしたり、削減された人件費をその他の経費にあてられるといったメリットも生まれます。
事務作業が苦手な方の中には、なかなかミスが減らないという方も多いのではないでしょうか。事務作業は手順が増えればそれだけミスが起こる可能性も高まりますが、作業が効率化されることで無駄な手順が減り、ミスが起こる確率も減ります。結果として作業全体にかかる時間も短縮され、事務作業が効率化されます。
事務作業を効率化することで、生産性も向上します。事務作業が効率化されると、少ない労力で多くの仕事をこなすことが出来るようになり、事務作業自体の処理スピードも早まります。また、浮いた時間でその分他の作業をこなすことができ、会社全体の生産性が上がります。
では、一体事務作業を効率化するには、どういった点に気を付けて取り組めばいいのでしょうか。効率化を進めていくには、闇雲に作業を減らしたり、単純化するのではなく、しっかりポイントを抑えて行う必要があります。ここでは、事務作業効率化を進めるためのコツを紹介します。
事務作業を効率化しようと考えた時に、まず把握したいのが作業の全体像です。全体像を把握しないままに効率化を進めようとすると、必要な作業が抜けてしまうなど、上手くいかない場合があります。効率化を進める際は、「何をするべきか」という方針をしっかりと決めた上で、取りかかるようにしましょう。
作業の優先順位を付けることは重要です。優先順位を付けずに、来た仕事から順番に取り組んでいると、納期のある仕事が後回しになり間に合わなかったり、先に処理を済ませないと取り組めない作業に手を付けてしまったりします。
事務作業に取り組む際は、必ず優先順位をつけ順番に行いましょう。締め切りがあるものや、先に処理しないと後の作業に入れないものに優先的に取り組むことで、作業が滞りなく進みスピードが上がります。
業務の中で無駄な作業がないか、洗い出しを行いましょう。日々こなしている業務には、よくよく考えてみたら無駄な作業が混ざっていたということは少なくありません。
例えば、同じ報告書を2つの書式で作成しているなど、長い間繰り返されている事務作業には気が付かない所で無駄が発生している可能性があります。無駄な作業が見つかれば、その作業を省くだけで大幅な時間短縮となります。
周囲と連携し作業を進めることで、事務作業はより効率化できます。例えば自分の部署が苦手な作業は他の部署にお願いするなど、弱点を補い合うことで作業スピードは大幅に上がります。
自分の部署に割り振られている仕事について、他の部署に協力を仰ぐことに抵抗があるかもしれません。しかし、作業全体として効率が上がるのであれば会社全体にとっても有益なので、出来る限り他部署と連携し作業を進めましょう。
作業のデジタル化を進めることで、事務作業を効率化できます。具体的には、書類をPDF化したり、電子署名を活用したりといった取り組みがあります。最初は労力が必要ですが、一度デジタル化してしまえば、その後の作業効率は格段に上がります。デジタル化できる書類や作業がないか見直して、積極的に進めていきましょう。
作業の自動化も事務の効率化に重要なポイントです。毎日繰り返している作業を自動化出来れば、大幅に時間が短縮されます。日々の事務作業の中で、繰り返し行っているものがないか見直してみましょう。一見すると自動化が難しいと思える作業でも、上手くツールなどを使えば自動化できる可能性があります。
意外に見落としてしまいがちなのが、ショートカットキーの活用です。例えば「コピー」「ペースト」といった操作は、ショートカットキーを使っている方は多いですが、それ以外にも、タブの切り替えや文字列の検索・置換など、日々の事務作業に活用できるショートカットキーがないか見直してみましょう。一つひとつの操作での短縮は微々たるものですが、毎日何回も行う操作であれば、大幅な時間短縮となります。
複雑な事務作業は、業務マニュアルを作成することで効率化を進めましょう。マニュアルを作成することで作業の無駄を把握したり、短い時間で出来る作業手順の発見に繋がったりと多くの効率化に繋がります。作るまでは大変ですが、一度作ってしまえば多くの社員の作業効率化に繋がります。
メールなど、連絡の確認時間をあらかじめ決めておくようにすると、作業効率が大きくアップします。事務作業の間にメールチェックを行うと、作業時間が細切れになってしまい効率が落ちてしまいます。事務作業中はメール確認は行わず「後でまとまった時間をとる」といったルールを決めることで、集中的に事務作業に取り組めます。
事務作業の効率化には、アウトソーシングの活用が欠かせません。社内で取り組むとどうしても時間がかかってしまうという作業は、思い切って外注しましょう。
費用がかかることが気になるかもしれませんが、アウトソーシングの活用で削減した時間で自分の得意な作業に集中した方が、経費や時間も節約できます。
事務作業効率化に欠かせないのが便利ツールの存在です。チャットアプリなど普段から使っているものからタスク管理ツールなど、様々な効率化ツールがあります。ここで紹介するツールは誰でも簡単に導入でき、かつ効果が大きいものばかりですので、ぜひ参考にしてみてください。
GoogleDriveやDropboxといったオンラインストレージは、事務作業効率化に欠かせないツールです。複数人でファイルやデータを共有したり、大量のデータをほぼリアルタイムで送信したり、オンラインストレージの機能を使うことで作業効率は格段にアップします。また効率化だけでなくバックアップとしての機能もありますので、ファイルの保存はオンラインストレージを積極的に活用しましょう。
大量かつ高速な情報をやり取りすることが多い現代では、タスク管理ツールはもはや必須アイテムといっても過言ではありません。NotionやTrelloといったタスク管理ツールは、タスクの優先順位を付けたり、作業を可視化するなど、事務作業の効率を飛躍的に高めてくれるツールの1つです。どれも直感的に使えるツールばかりなので、ぜひ導入してみましょう。
ChatworkやSlackといったチャットツールは、複数人での作業を大幅に効率化してくれます。全員に同時に情報を伝えたり、他の部署の動きを可視化したりと、情報を共有しながら効率のよい作業が可能です。リモートワークへの対応はもちろん、対面での仕事であっても、チャットツールを使うことで、情報を整理しつつ仕事を進められます。
意外と活用されていないのが名刺管理ツールです。アナログで管理していると、いざ必要な名刺を探す時に時間がかかってしまいます。名刺をツールで管理すれば、いつでも必要な時に必要な名刺を簡単に確認できます。一度使ってみると、その便利さがわかるでしょう。
繰り返し作業の自動化に使えるのが、RPAツールです。RPAは「Robotic Process Automation」の略語で、様々な作業を自動で行ってくれるツールです。例えば、特定のメールが来た時に、特定の操作をするといった処理を自動化するなど、様々な応用が可能です。日々繰り返し行っている作業をRPAツールを活用し自動化すれば、作業効率は何倍もあがります。
もしRPAツールの導入を考えているのなら、NTT東日本が提供する「おまかせRPA」をおすすめします。おまかせRPAは全国で6500社以上に導入されており、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で事務作業の効率化が可能です。また、導入から運用まで、専門のスタッフが丁寧にサポートさせていただきます。そのため、初めてRPAツールを導入するという企業でも安心してご利用いただけます。
事務作業効率化は、ちょっとした工夫で誰でもすぐに取り組むことができます。また事務作業が効率化されることで、ミスが減ったりコストが削減されたりするなど、大きなメリットがあります。煩わしい事務作業から解放されたいという企業の担当者の方は、今回の記事を参考に事務作業効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
