「オフィスのコストを削減したいが、何から始めれば良いかわからない」という方は多いのではないでしょうか。
新型コロナウイルスの拡大により、テレワークやWeb会議が急速に普及しました。株式会社ゼニスの調査結果によると「働き方が多様化する中でオフィスは必要か」という質問に対し、4割の方が「不要」と回答しています。
このような中、これまでのオフィスコストを見直し、削減に取り組んでいる企業が増えています。無駄なオフィスのコストを削減できれば、会社の純利益が上がり、社員に給与として還元もできるからです。
そこで今回の記事では「削減できるオフィスコストの種類」「削減アイデア」「実行する際の注意点」を紹介しまので、ぜひ参考にしてみてください。
参考：PRTIMES「これからの時代、オフィスは必要？不要？」
目次：
会社を運営する上で削減できる主なコストは、以下のとおりです。
この章で、コスト削減対象である5つの項目を把握しましょう。
オフィスコストの大半を占めるのが、賃料です。賃料は会社の規模や大きさ、立地により異なります。一般的な賃料の相場は、売上の総利益の10〜20%程度です。賃料の縮小は、オフィス全体のコスト削減に高い効果をもたらします。
また、オフィス用品のコピー用紙、コピー機のインク、ボールペンなども会社の規模により負担が増えます。一つひとつは大きな金額ではありませんが、まとめ買いをして単価を下げることでコスト削減につながります。
オペレーションコストとは、企業活動を実際に行う上で必要な人件費や物流費などを指します。特に人件費は、会社規模により金額が大きくなります。人件費は、会社を運営する上で欠かせないコストです。
人件費削減の仕方を誤ると、スタッフのやる気が低下したり会社のイメージダウンにつながったりするため注意が必要です。人件費を削減する際には、SFA（営業支援システム）の導入や、適正な人員配置を併せて検討しましょう。
ITコストとは、パソコンや自社ネットワークの費用、電話やインターネット回線の通信費です。契約しているプロバイダーの変更やクラウドサービスの利用などで、コストを抑えられるでしょう。通信費の基本料金や使用料金は、業者により差があります。
業者変更は、工事費や手数料がかかることもあるため、諸費用を含めて必要な金額を確認しておきましょう。
エネルギーコストとは、オフィスを使用する際に発生する電気・水道・ガス代を指します。エネルギーコストを削減する際は、特に電気代がポイントです。一般社団法人エネルギー情報センターの「エネルギー消費統計調査」の結果を見ると、電気代がエネルギーコストの中で大半を占めています。
テレワークを導入して出社するスタッフを減らしたり、社員が節電や節水を意識したりすることで、エネルギーコスト削減につながるでしょう。
参照： 新電力ネット「産業別の光熱費・エネルギー利用量の目安」
レイアウトコストとは、オフィスの内装や家具、インターネット回線工事などの費用です。オフィスの入居・移転、社内のレイアウトを変更する際に発生します。
レイアウトコストを削減するためには、パソコン環境の無線化が効果的です。エレコムによると、無線LANの導入で、工事費用などのコストを60%削減できるとのデータがあります。
スタッフが使用するイスやデスクなどの耐久性などの費用対効果も、レイアウトコストの重要な要素です。フリーアドレスやテレワークが進んでいる中、オフィスに必要な備品を見極めましょう。
参照：エレコム 法人向けネットワークソリューション オフィス編
オフィスのコストを削減する具体的な方法は、以下のようなものがあります。
この章で、コスト削減方法を知り、オフィス環境を見直していきましょう。
ペーパーレス化とは、紙媒体をデジタルデータに変換して運用することです。ペーパーレス化することで、紙の購入費や印刷費などさまざまな経費を削減できます。
ペーバーレス化を進めるためには、現場とのコミュニケーションが必要不可欠です。企業によっては紙文化が根強く、メンバー間での受け入れが難しい場合もあります。
代行サービスやコンサルなどのサービスやツールを使い、部分的に導入していくのも有効な手段です。ペーパーレス化のメリットや情報を共有して、社内の理解を深めましょう。
オフィスコストの大半を占める賃料の交渉は、成功すれば大きな経費削減が期待できます。価格交渉する際は、近隣の物件相場や築年数などのリサーチが大切です。
場合によっては、テレワークなどで在社スタッフを減らしてオフィス面積を縮小したり、賃料が抑えられる場所へ移転したりすることも視野に入れましょう。不動産の閑散期である4月から5月にかけて交渉を行うと、コスト削減がうまくいく可能性が上がります。
パソコンや固定電話、携帯電話をレンタルやリースに変更する方法も有効です。レンタルやリースにすれば、新規購入にかかる初期費用を抑制できるからです。故障しても交換でき、メンテナンスもレンタル会社が行ってくれるため、使用頻度や使い方によってはお得になります。
既存の機器と使い方が違ったり機能が変わったりすると、業務効率が落ちる可能性もあるため慎重に検討しましょう。
会社の電話回線を、IP電話やクラウドPBXコストにするとコストを削減できることがあります。両サービスは、通話料が安価で導入のハードルが低いからです。
| IP電話 | インターネット回線を使った電話 |
| クラウドPBX | インターネット経由で使用できるPBX（複数の電話機を統合できる仕組み） |
固定電話機の場合は、電話対応のために誰かが出社する必要がありますが、社員用のスマホを用意すれば社外からでも対応できます。工事費用や余計な手間もかからないため、一度検討してみてはいかがでしょうか。
自社で保有・運用・維持するサーバーを、クラウドサービスに切り替えると、コスト削減できるケースが多いです。クラウドサービスの導入は、コスト削減以外にも以下のようなメリットがあります。
ただし、クラウドサービスはランニングコストがかかるため、切り替えの際は総合的に判断しましょう。
コスト削減には、オフィスに導入しているサービスやツールの見直しもおすすめです。例えば、以下のサービスの見直しが挙げられます。
現状のサービスやツールを洗い出し、変更できるか検討しましょう
現在自社スタッフが担っている作業や業務を、外注化する方法もあります。社内でIT開発などの人材を確保する場合、育成するよりも外注した方が、中長期的なコスト削減につながることが多いです。外注できる作業や業務の具体的な例は、以下のとおりです。
ただし業務量が多い時期はコストも上がるため、利用するタイミングや頻度の見極めが必要です。
オフィスコストを削減する際には、以下の点に注意しましょう。
この章で、コスト削減の注意点を知り、業務に支障のない範囲で継続できるようにしましょう。
削減自体を目的にすると、業務に支障が生じる場合があります。気づかないうちに、必要なサービスやツールもなくしてしまう恐れがあるからです。また、商品やサービスの品質を下げるコスト削減は、顧客離れを引き起こします。
まず、社内外からの情報収集や業者から話を聞くなど、事前に社内の状況をリサーチをしましょう。その上で「何を」「いつまでに」「どれぐらい」削減したいかを十分に検討することが大切です。
コストを削減していく順序を考えることも、大切なポイントです。まずは少額からでもできるところから始めて、徐々に拡大していきましょう。
一気に解決しようとすれば社員がついていけず、中途半端になる可能性があるからです。取り組む社員のモチベーションを下げないように、成果が見えやすいコストから取り組みましょう。
コスト削減の規模や問題は、会社によって違います。削減活動のしやすさも、業種や働き方によってさまざまです。
しかし、まずは小さなコスト削減から継続していけば、効果も少しずつ見えてきます。社員一人ひとりが同じ目標と意識で臨めるよう、コスト削減の社内ルールを作成するなど、取り組みやすい環境づくりに努めましょう。
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新型コロナウイルスの影響で、経営難に陥る企業も多い中、コスト削減に取り組んでいくことは重要です。コスト削減がうまく行けば、業務の効率化を促進し、社員のモチベーションアップにつながるでしょう。
コスト削減には、ペーパーレス化や賃料の価格交渉などの方法があります。オフィスコストを削減する最速の手段は、まずはすぐ削減できるものや、取り組みを継続しやすいものを見つけることです。
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NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
