2022-11-11 ｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

【徹底解説】36協定では管理職の労働時間の把握が必要【管理監督者との違いや判断基準を紹介】

36協定において、管理職は労働時間の制限を受けないとされています。しかし、すべての管理職が36協定の対象外ではないことをご存じでしょうか。36協定における管理職とは、一定の要件を満たした「管理監督者」を指します。管理職の認識を誤ると、賃金支払いや勤怠管理でトラブルを抱える可能性があるので要注意です。

そこで今回の記事では、会社で決められる管理職と労働基準法で定められている管理監督者との違いについて解説します。さらに、管理監督者の勤怠管理に最適なシステムも紹介しますので、36協定における管理職の取り扱いに不安のある方は、ぜひ参考にしてみてください。

人事担当の方で「36協定」や「労使協定」という言葉を知らない方はいないでしょう。36協定は労使協定の1つで、時間外労働に関する取り決めです。誤った認識のまま従業員を働かせると、労働基準法違反になるので正しく理解しておきましょう。

１36協定とは

36協定とは、時間外や休日労働を命じる際に必要な労使協定の1つです。労働基準法では、従業員に対して1日8時間・週40時間以上働かせると労働基準法違反となります。そのため、残業や休日出勤を行う場合は36協定の締結が必須です。残業や休日出勤など、時間外労働を行う可能性がある事業所は必ず36協定を締結します。そして、社名や事業内容など必須事項を記載した協定届を労働基準監督署へ提出しましょう。

また、36協定では正社員とパートなど非正社員の区別をしていません。そのため、従業員がパート・アルバイトのみの場合でも届出が必要です。さらに、36協定の締結・届出は企業ごとではなく事業所単位での手続きが必要です。ただし、協定を結んだからといって無制限に長時間労働を行えるわけではありません。月45時間・年間360時間という上限が決められているため、労務管理を行う際は時間超過に気をつけましょう。

２管理職と管理監督者の違い

36協定は従業員に時間外労働をさせる際に必要な届け出ですが、すべての労働者に適用されるわけではありません。使用者と同じ立場であると認定される管理職は、36協定が適用されず労働時間の制限を受けないとしています。また、管理職は労働時間に制限を受けないため、残業や休日出勤などを行っても残業代や割増賃金は発生しません。

ただし、管理職と認定されるのは労働基準法で定められた要件を満たす「管理監督者」のみです。部長や課長など会社が決めている役職名ではなく、労働実態が重視されることを理解しておきましょう。管理職の認識を誤って管理すると、労働基準法違反となるため要注意です。

管理監督者として認定されるのは、以下の4つの要件を満たす労働者のみです。

• ・経営に関わる職務内容である
• ・一部の業務に関して経営者と同等の権限を持っている
• ・労働時間を自分の裁量で決定できる
• ・職務相応の賃金を得ている

管理職について誤った認識のまま労務管理を行うと、後にトラブルに発展する危険性があります。この章で説明する内容を確認して、管理監督者の要件を正しく理解しておきましょう。

１経営に関わる職務内容である

管理監督者として認定されるのは、使用者と同程度の重要な仕事内容を行う管理職です。具体的な職務内容には、以下のようなものがあります。

• ・経営者会議等に参加して、経営方針について意見できる立場である
• ・経営方針に基づき部門統括を行っている
• ・採用や配置・異動など人事や労務管理を行っている

部長やマネージャーなどの役職を与えられていても、多くの業務で上司の指示を仰ぐ必要がある社員は管理監督者には当てはまりません。従業員自身が経営に関わる業務に携わっていることや、ほかの従業員を管理する側であるかがポイントです。

２一部の業務に関して経営者と同等の権限を持っている

管理監督者とは、部署の運営方針や労務管理など重要な権限を任されている管理職だけです。また、人事や部署運営に関わる決定に伴う責任を負う立場でなければなりません。管理監督者と認定される具体例は、以下のとおりです。

• ・採用面接において採否の決定権がある
• ・人事考課や人員配置等を決める権限がある
• ・予算や費用の管理を行っている

労務管理や労働条件の決定について、使用者と同程度の決裁権を持っている必要があります。

３労働時間を自分の裁量で決定できる

管理監督者の働き方は会社から縛られず、自身の裁量で決定できる必要があります。管理監督者の働き方の具体例は、以下のとおりです。

• ・勤務開始・終了時刻を厳格に管理されておらず、出退勤時刻を決められる
• ・労働時間や業務量を自身の裁量でコントロールできる

管理監督者は使用者と同程度の仕事を行うため、突発的な業務に対応できるよう労働時間や休日の扱いが一般従業員とは区別されています。

４職務相応の賃金を得ている

管理監督者は使用者と同程度の仕事をこなすため、職務相応の待遇を受けていなければなりません。しかし、管理監督者は残業や休日出勤など時間外労働に対する手当が付かないため、さまざまな手当が付く一般職員より賃金が低くなるケースがあります。このように、昇格後の役職手当がこれまでの時間外手当より下がる場合、管理監督者と認められない可能性が高いです。管理職を管理監督者として扱う場合は、一般従業員の基本給や賞与等より高額な賃金の支給が求められます。

2019年の働き方改革により労働安全衛生法が改正され、これまで行われていなかった管理監督者の労働時間把握が義務化されました。労働時間を把握する手段は客観的な方法が求められており、企業は記録を3年間保存する義務があります。管理監督者の労働時間の把握と記録を怠った場合の罰則は設けられていませんが、長時間労働の常態化や過重労働の原因となるため気をつけましょう。

過重労働は心身の不調を引き起こし、判断力低下によるミスの頻発や休職・退職を余儀なくされるリスクがあります。労働時間の把握を行わず、長時間労働が原因で管理監督者の健康が悪化した場合、義務を怠った企業に非があると認められる可能性は高いです。企業の信頼を落とすこととなり、さらには損害賠償の請求を受けるケースもあるため要注意です。

管理監督者は、36協定における労働時間や休日に関する規定の対象外です。この章では、管理監督者の勤怠管理を行う際の注意点を解説します。

• ・残業代と休日出勤の支払いは不要
• ・深夜帯勤務は割増賃金が適用される
• ・有給休暇が付与される

労働時間の制限がない管理監督者であっても、一般職員と同様に適用される部分があります。勤怠管理の間違いやすい部分を、正しく理解しておきましょう。

１残業代と休日出勤手当の支払いは不要

管理監督者は使用者と同じように経営に関する重要な仕事を行うため、緊急を要する対応が必要な場面が多くあります。そのため、管理監督者は労働時間に縛りがなく、残業代の支払いは発生しません。また、休憩や休日の規定もなく、休日出勤に対する手当の支払いは不要です。残業代や休日出勤に対する手当は不要ですが、職務に相応しい賃金が支払われていなければなりません。

２深夜帯勤務は割増賃金が適用される

管理監督者であったとしても、深夜手当の適用は排除されません。そのため、22〜5時までの勤務に対しては25％を割増した深夜手当を支給する必要があります。36協定では残業や休日に関する規定は適用外ですが、深夜帯労働に関しては何も記載がないため、割増賃金を支払わないのは違法です。

管理監督者は手当が支給されないことが多いので、深夜手当の支払いの有無を誤って認識している企業が一定数あります。手当の支給が正しく行われていない場合は、後にトラブルに発展する可能性があるため十分に注意しましょう。

３有給休暇が付与される

有給休暇については、管理監督者に対しても一般職員と同様に与えられます。2019年からは、管理監督者も一般職員も年に5日以上の有給休暇取得が義務化されました。また、有給休暇の取得状況の管理と記録を行い、記録物は5年間の保管が義務付けられています。有給休暇を適切に取得できていない場合は法律違反となり、罰金を科せられるので正確な管理が必要です。

管理職の勤怠管理を行う際は、客観的な記録が望ましいです。主な管理方法として、以下のような手段があります。

• ・自己申告
• ・パソコンの使用記録
• ・タイムカード
• ・勤怠管理システム

管理職の労働時間把握は一般職員に比べて難しいため、働き方に合った最適な勤怠管理の方法を見つけましょう。

１自己申告

自己申告は、管理職自らがエクセルや出勤簿を使用して勤怠状況を申告する方法です。エクセルであれば表計算を使用して自動的に集計できるため、計算間違いによる管理ミスは防げるでしょう。また、特別な機器やシステムを必要としないため、コストをかけず手軽にできる勤怠管理方法です。しかし自己申告の勤怠管理は、原則的に客観的な勤怠管理として認められていないため要注意です。

２パソコンの使用記録

パソコンの電源を入れてから切るまでの操作履歴で、勤怠管理を行う方法があります。パソコンをメインで使用する職種では、実際の労働時間を把握することが可能です。また、パソコンのログで勤怠管理を行うことで個人の残業量を正確に把握でき、適正な労働環境の構築にも役立ちます。しかし、電源の入切で判断するため、途中の休憩時間を把握しづらい点には要注意です。

３タイムカード

多くの企業に用いられているタイムカードによる勤怠管理は、導入費用やランニングコストを抑えられる方法です。しかし、出社と退社の時刻しか管理できないことや、集計は別作業が必要なため手間がかかるなどのデメリットがあります。また、外回りが多い職種や拠点の多い事業所は、リアルタイムの勤怠管理が難しいため向かないでしょう。

４勤怠管理システム

勤怠管理システムで可能な業務には、以下のようなものがあります。

• ・出退勤打刻
• ・労働時間の集計
• ・残業申請
• ・休暇申請
• ・残業時間の把握

上記のように、必要な業務を一括で行うことができ、労働時間の把握が難しい管理職の勤怠管理に最適なシステムです。スマートフォンやPC画面を用いて、ワンタッチで打刻できるので勤務表への入力ミスを防げます。また、タイムカードの列に並ぶよりスムーズに打刻でき、リアルタイムで残業時間や有給取得日数を把握できるなどメリットの多い勤怠管理方法です。

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法改正により管理監督者の労働時間の把握が義務化され、適切な勤怠管理が必要とされています。管理監督者の働き方は一般労働者とは異なり、勤務時間に関する規定がなく制限を受けないため労働時間の把握が難しいケースが多いです。

そこで、効率よく勤怠管理を行える「勤怠管理システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。管理職だけでなく、フレックスタイム制や在宅勤務など多種多様な働き方の勤怠管理にも最適なシステムです。NTT東日本には、出勤退勤処理だけでなくシフト管理や残業時間の把握なども簡単に行える「クラウド勤怠管理サービス KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート」があります。管理職の勤怠管理でお困りの方は、お気軽にNTT東日本へご相談ください。

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