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昨今「働き方改革」という言葉を耳にします。政府をはじめ、働き方改革が社会全体で推進され、自社への導入を検討している法人担当者の方は多いでしょう。しかし実際には、働き方改革の概要や、具体的な導入のアイデアを知らない方が多いのが現状です。
そこで今回の記事では、働き方改革の概要やアイデアを紹介します。働き方改革の背景や目的、見直すべきポイントもあわせて解説しますので、自社への働き方改革の導入を検討中の方は、ぜひ最後までお読みください。
目次：
今や政府も積極的に働き方改革の導入を進めていますが、なぜ必要とされているのでしょうか 。この章では、働き方改革の基礎知識や背景、目的などの概要を説明します。
「働き方改革」とは、人手不足により生じる長時間労働の改善や、個々人が多様な働き方を自由に選択できる社会の実現を目指した取り組みです。働き方改革によって、一人ひとりが無理なく働ける環境が作られ、社会全体に良いサイクルを生み出すと考えられています。
政府は働き方改革を進めるために、2018年7月6日に「働き方改革関連法」を公布しました。この法令により、多くの法改正がなされ、企業は時間外労働の規制や従業員の待遇改善などの対応を迫られています。
働き方改革が注目されている背景には、以下のような理由があります。
どれも日本社会において問題視されており、上記の改善・解決に向けて働き方改革が進められています。日本全体としての労働生産性を向上させ、社会を活性化させるためにも、働き方改革が重要視されています。
働き方改革を推進する際、自社ですぐに取り組めることから始めると良いでしょう。そこで、この章では、働き方改革で見直すべきポイントを紹介します。自社で改善が必要な項目がないか、確認してみてください。
業務効率化は、働き方改革によって期待できる効果のひとつです。労働時間の短縮や人件費の削減などにつながります。
まずは、従業員が進めている仕事の中に、効率化できる業務がないかを確認しましょう。例えば「自動化できる業務がないか」「不要な作業はないか」などを検討します。該当する業務に対して効率化を進めることで、無駄な作業がなくなり生産性の向上が期待できます。
残業や休日出勤が原因で問題視されている長時間労働は、精神障害や過労死などに至る可能性もあります。長時間労働が蔓延している会社は、改善が急務と言えるでしょう。
企業は従業員の残業時間や休日出勤日数などを確認した上で、長時間労働を削減するための施策を取り入れる必要があります。
人材が育つしくみを作るのも、立派な働き方改革のひとつです。人材育成により、従業員一人ひとりのパフォーマンスが上がり、会社の生産性向上が期待できます。特に、人員不足の企業では、日々の業務に追われて人材育成まで手が回っていないケースがほとんどです。そのため、退職者が増え、優秀な人材を逃してしまうという悪循環が生じます。
人材育成に力を入れ、多くの従業員を優秀な人材にできれば「成長できる会社」として求職者からの人気が高まるでしょう。結果として、優秀な人材の確保が期待でき、さらなる生産性の向上につながります。
近年、社会的に働き方の多様化が進んでいます。それに伴い、リモートワークやフレックス制など、個人の生活に合わせて働けるしくみを取り入れる企業が増えてきました。
企業が従業員に対して働きやすい環境を提供することで、人材の定着や生産性向上につなげられます。快適な労働環境の整備は、働き方改革における重要な取り組みです。
働き方改革の推進において、労働環境を改善するためにはどのような施策を取り入れたら良いのでしょうか。まずは、業務効率化につながる具体的なアイデアを3つ紹介します。業務効率化を進めたい企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。
業務のみえる化は、業務効率化を進める上で最初に着手すべき取り組みです。まずは、従業員の業務内容と工数をリストアップしましょう。何の作業にどれくらいの時間がかかっているのかを明確にできます。
次に、リストアップした業務の中で、必要か否かの検討をしましょう。不要な作業を廃止すれば、無駄な業務にかける時間の削減が可能です。また、必要な業務の中でも優先順位をつけることで、効率的に仕事を進められます。
業務効率化を進めるためには、業務の内容や工数、進め方を全従業員に共有できている状態を作るのが重要です。そのため、それぞれの業務ごとにマニュアルを作成するのがおすすめです。
マニュアルがあれば、無駄な確認作業が減り、労働時間の短縮や生産性向上につながります。担当者が不在の場合でも、マニュアルを確認すれば誰かが代わりに業務を進められるため、属人化の解消も可能です。
経理処理や顧客管理などの事務作業は、定型的ですが日々多くの時間を取られてしまう業務です。そのようなバックオフィス業務は、RPAツールで自動化や効率化ができる可能性があります。RPAツールとは、手動で行っていた定型的な業務を、ロボットを使って自動化するツールです。
業務のみえる化を行い、自動化や効率化が可能な業務があれば、適したシステムやツールを導入しましょう。定型的な業務に使う時間を削減すれば、より複雑で付加価値の高い仕事に集中して取り組めるようになります。
多くの企業で蔓延している長時間労働は、直ちに解消すべき問題です。この章では長時間労働の削減が期待できる働き方改革のアイデアを紹介します。
会社では通常1日のうちに多くの会議が設定されています。社内会議や取引先との会議など、すべて本当に必須な会議なのかを検討しましょう。会議を開かなくとも、メールや回覧で済ませられる可能性があるからです。もし不要な会議を削減できれば、拘束されていた時間が空き、業務短縮につながります。
また、日中は業務に追われているからと、勤務時間外に会議を設定する人も少なくありません。勤務時間外の会議は、長時間労働の原因となります。そこで、会議設定の時間にルールを設けておくのをおすすめします。加えて、開催時には会議の目的を事前に明確にしておくのも会議時間短縮のコツです。
日本企業は、決裁に多くの人が関わるため、手続きに時間がかかってしまうという現状があります。しかし実際には、決裁に関わる人のほとんどが、状況を把握しないまま許可しているケースも多いのです。
そこで、組織運営のあり方を再検討し、決裁権限の見直しを行いましょう。本当に意思決定に必要な人だけを巻き込むことで、時間短縮が図れ、スピーディーに仕事を進められます。
人材育成は、生産性向上を図るための重要な課題です。この章では、人材育成につながる働き方改革の具体的なアイデアを2つ紹介します。社内での人材育成に困っている担当者の方はぜひ参考にしてください。
人材育成のためには、全社的に納得してもらえる評価制度の導入が必要です。従業員は、自身の仕事に見合った評価がされていないと感じると、モチベーションの低下につながり、スキルアップへの意欲がなくなってしまいます。自分を正しく評価してくれる会社への転職を考える人もいるでしょう。
正しい評価がされていると従業員が感じられる環境を作るには、評価基準や評価方法を社内に公開しておく必要があります。また、具体的である方がよく、従業員にとって自身が基準に達しているかどうかがわかりやすい内容にしましょう。
充実した研修を用意するのも、人材育成につながる取り組みです。従業員が仕事を続けながらスキルアップが図れる環境を提供しましょう。
研修時間を取れば、一時的には業務時間が短くなってしまいます。しかし、長い期間で見ると、個々の従業員のスキルアップにより、会社全体で生産性の向上が可能です。
充実した研修は、会社選びのひとつの基準になります。また、研修を充実させれば、人材の確保・定着にもつながります。
個人の生活に合わせた働き方ができるしくみの導入は、働き方改革において重要な取り組みのひとつです。この章ではワークライフバランスにつながる具体的な働き方改革のアイデアを紹介します。
ワークライフバランスを進めるためにリモートワークを推奨する企業が増えてきました。さらに、新しく「ハイブリッドワーク」という働き方も登場しています。
ハイブリッドワークとは、リモートワークと出社を自分で選べる働き方です。「リモートワークか出社を選べる」「出社の日を決められる」など、従業員の働きやすい方法で導入するのが良いでしょう。
また、ハイブリッドワークにあたって、バーチャルオフィスの導入もおすすめです。会社や自宅以外にも働ける場所を提供すれば、従業員がより働きやすい環境を作れます。
ワークライフバランスを進めるためには、フレックスタイム制度や時短制度などの勤務時間を選択できる制度を取り入れましょう。
フレックスタイム制度とは、従業員が始業時間や労働時間を自分で決められる制度です。時短勤務は、1日の勤務時間を8時間ではなく6〜7時間に設定できる制度です。
従業員が勤務時間を選択できれば、育児や介護を行っている人でも、負担なく、生活に合わせて柔軟に働けます。
産休や育休だけでなく、参観日休暇や介護休暇など、新しい休暇制度を設ける企業が増えてきました。
さまざまな休暇制度を設けることで、従業員にとって働きやすい魅力的な職場作りにつながります。充実した福利厚生は、会社イメージの向上になり、採用活動においてもメリットになります。
しかし、単に休暇制度を増やして、実際に取得できなければ意味がありません。会社から積極的に、休暇取得推進を社内に向けて発信していきましょう。
働き方改革の導入には、実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。この章では働き方改革を導入する2つのメリットを解説します。
働き方改革によって長時間労働の是正や業務効率化を行えば、労働時間が短縮され、自分のプライベートの時間が多く取れるようになります。時間が増えれば心にもゆとりができ、生活バランスが整います。
結果として、集中力が高い状態で働けるため、短い労働時間でも高い生産性を上げられ、業績アップが可能です。
働き方の見直しによって、多くの人に「働きたい」と思ってもらえる魅力のある会社を作れるというメリットがあります。企業に対する評価が上がれば、採用活動においても優秀な人材を呼び込める可能性が高まるでしょう。
採用活動だけでなく、既存の従業員に向けても良い影響を与えられます。快適な労働環境を提供すれば、長期に渡って働いてくれる従業員が増加するはずです。社歴の長い従業員が増えるほどノウハウが定着し、さらなる生産性向上につながります。
働き方改革とは、労働時間の問題の改善や、個人の多様な働き方の実現により、個々人が無理なく働ける環境を作る取り組みです。働き方改革の導入によって、生産性の向上や人材の確保・定着ができ、会社にとって良い影響をもたらします。
働き方改革で見直すべきポイントは以下の4つです。
業務効率化を進めるための具体的な働き方改革のアイデアとしては「業務のみえる化」「ツール導入」などがあります。長時間労働を削減するには、不要な会議の削減や決裁権限の簡素化などを検討しましょう。
人材育成につなげるためには「研修の充実化」「評価制度の見直し」などを取り入れるのがおすすめです。「ハイブリッドワーク」や「勤務時間選択制度」など、新しい形の働き方を導入すれば、ワークライフバランスの促進につながります。
また、社内における働き方改革の推進には、NTT東日本の「おまかせ はたラクサポート」「コワークストレージ」や、手書き書類をCSVに変換できるサービス「AIよみと〜る」のセット導入がおすすめです。これらのサービスを無料で体験できる「DX無料体験プログラム」を用意していますので、興味のある方は、ぜひ以下のバナーから詳細をご覧ください。
NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
