人手不足や長時間労働などの問題を抱える企業にとって、業務効率化は重要な課題です。業務の効率化ツールとして、繰り返しの作業を自動化するRPAが広く用いられています。
今回の記事ではクラウド型RPAに焦点を当て、具体的な活用例やメリット・デメリットを解説します。クラウド型RPAとオンプレミス型RPAの違いについても説明していますので「RPAを導入したいが何を選べば良いのかわからない」「クラウド型とオンプレミス型では何が違うのか知りたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次：
RPAにはクラウド型とオンプレミス型があり、自動化できる業務内容に違いがあります。一方で、違いが分からないという方は多いのではないでしょうか。
そこでこの章では「クラウド型RPAの意味やできること」「オンプレミス型RPAとの違い」について解説します。
クラウド型RPAは、インターネットを経由して利用できるオートメーションツールです。RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、定型化された作業を自動で行います。具体的には、以下の業務に利用可能です。
RPAの中でもクラウド型は、インターネット上で行われる定型業務を自動化します。そのため、Webブラウザ上のシステムでの作業や、メールの送受信などの自動化に用いられます。
オンプレミス型には、自社のデスクトップやサーバーにソフトウェアをダウンロードして利用するデスクトップ型やサーバー型のRPAが含まれます。
クラウド型とオンプレミス型の大きな違いは、RPAが動作する環境です。クラウド型RPAは、Webブラウザ上で動作するため、インターネット環境があれば利用できます。一方で、オンプレミス型RPAは自社のPCやサーバーで動作するため、システムのインストールが必要です。
また、クラウド型とオンプレミス型のRPAでは、初期費用に違いがあります。オンプレミス型は、自社サーバーなどのインフラやシステムの構築が必要になるため、初期費用が高くなる傾向があります。一方で、クラウド型では、インターネットに接続できる環境があれば利用できるため、初期費用の低減が可能です。
クラウド型RPAは汎用性が高く、さまざまな業務に利用されています。この章では、以下の6つの活用例を紹介します。
「クラウド型RPAが自社の業務に活用できるか知りたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。
クラウド型RPAを活用することで、さまざまなサイトからの予約情報と連携し、一元管理できます。複数の管理媒体を確認する必要がなくなるため、従業員の負担減少や確認漏れの削減に繋がります。
また、クラウド型RPAを利用することで、予約サイトごとにフォーマットが異なる宿泊履歴などの情報を自動でチェック可能です。
クラウド型RPAでは、売上データの取得から管理の流れを自動化できます。注文メールやレジの情報から売上データを自動で取得し、指定されたフォーマットに転記する作業はRPAで代行可能です。
また、売上データから報告書を作成し、送信する作業を自動化できます。これにより、週次・月次レポートの自動作成と送信が可能になり、従業員の負担軽減や作成漏れの防止が期待できます。
クラウド型RPAを用いて社員の勤務データを取得することで、支払い業務の自動化が可能です。クラウド型RPAは、複数のシステムで取得されたデータを一元管理できる特徴があります。また、取得したデータを他のシステムへ自動で入力可能です。
これらの機能を活用し、社員のタイムカードデータから時給を計算し、経理システムに入力する工程をRPAに任せることで、自動で支払いが行えます。
複数の広告管理システムで取得したデータを自社の管理システムへ転記する業務は、クラウド型RPAを用いることで自動化できます。また、成果レポートの作成業務も自動化可能です。
データの収集・集計業務が必要なくなるため、成果に対する考察や今後の施策の考案に時間をさけるようになります。クライアントごとにカスタマイズしたレポートを作成できるサービスもあるため、さらなる業務の効率化が期待できます。
ECサイトの運用にクラウド型RPAを導入することで、入荷時の商品在庫の更新を自動化できます。例えば、新規顧客のメールアドレスをメルマガ配信用にシステム登録する作業も自動化が可能です。
その他にも、商品情報を複数サイトへの一括登録や更新ができます。手作業で全てのサイトの更新を行う必要がなくなるため、更新漏れなどのミスの削減や業務の効率化が期待できます。
指定されたフォームに解答を送信するRPAは、お問い合わせフォームなど、Webシステムの自動監視ツールとして利用できます。
RPAで問い合わせフォームの監視を行う際には、一定時間ごとに解答を送信させるプログラムを利用します。定期的なテスト送信を行うことで、問題が起こった際も早期に発見し対応できます。また、問題がなかった場合にはテスト送信された問い合わせを自動で削除する機能を付けるなど、柔軟な対応が可能です。
クラウド型RPAを導入するメリットは以下のとおりです。
1つずつ解説していきます。
クラウド型RPAは、インターネット環境があればすぐに利用できます。ツールをインストールするためのPCや自社サーバーの設置が必要ないため、オンプレミス型と比べて初期費用や維持費を抑えられます。
また、繰り返し業務の自動化により人が行う業務が減少するため、人件費の削減が可能です。
クラウド型RPAは企業のサーバー上で動作するため、自社でのメンテナンスやアップデートは必要ありません。
オンプレミス型RPAは自社での運用がメインになるため、メンテナンスやアップデートにはプログラミングなどの専門的な知識を持った人材が必要です。一方で、クラウド型RPAでは、サービスを提供する企業がシステムの保守を行っています。
また、トラブル時のサポートを行っているサービスが多いため、専門的な知識がなくても安心して運用可能です。
クラウド型RPAでは、RPAツールの動作中でも他の作業を行えるため、作業時間のロスが小さくなります。オンプレミス型はPCや自社サーバー上で処理を行うため、RPAツールの動作中は他の作業ができません。
一方でクラウド型RPAは、ツールがインターネット上で実行されているため、PCや自社サーバーへの影響はありません。そのためクラウド型RPAは、ツールの動作中でも他の作業を同時に行えます。
導入することでさまざまなメリットを得られるクラウド型RPAですが「セキュリティ対策」「自動化できる業務の範囲」などの点で注意が必要です。
この章では、クラウド型RPAのデメリットについて解説します。
クラウド型は、インターネットを経由して業者のサーバー上で処理を行います。そのため、情報漏洩や不正アクセスなどの危険があります。
取得したデータやサービスの利用情報などが外部に流出しないよう、セキュリティ対策に注意して、導入するサービスを検討しましょう。
クラウド型RPAは、Webブラウザ上での操作やデータ取得に特化したツールです。そのため、ローカルシステムとの連携やPCに保存されているファイルの操作ができない場合があります。
自社のローカルシステムやファイルに対する操作を自動化したい場合には、オンプレミス型RPAが適しています。ただし、クラウド型RPAで作業可能な範囲はサービスにより異なるため、自社の課題やニーズを踏まえて検討しましょう。
はじめてRPAを導入する方には「おまかせRPA」の利用がおすすめです。「おまかせRPA」は、NTT東日本がサポートを行っているRPAサービスです。「おまかせRPA」ではWindows上で動作する作業を自動化します。メール送信やWebブラウザ上のシステムからのデータ取得だけでなく、ExcelやSaaSに加えて自社の独自アプリに対応できます。
さらに「おまかせRPA」には、以下のようなメリットがあります。
「おまかせRPA」では導入・運用の遠隔サポートやトラブル発生時の訪問サポートを行っているため、専門的な知識がない場合でも運用可能です。また、インターネット環境が整っている場合には、初期費用がかかりません。2ヶ月間のトライアル版があるため、実際に操作を行ってから本格的な導入が可能です。
「おまかせRPA」についての詳しい情報は、以下の資料をご参考ください。
クラウド型RPAとは、Web上での作業を自動化できる業務効率化ツールです。インターネット環境があれば利用できるため、導入のハードルが低いRPAと言えます。
クラウド型RPAには「初期費用を抑えられる」「メンテナンスが必要ない」などのメリットがあります。一方で「セキュリティ対策が必要」「ローカルシステムで活用するのは難しい」などの注意点も存在するため、自社の課題や用途を踏まえて利用するサービスを検討しましょう。
また、業務効率化にはRPAの導入以外にもさまざまな選択肢があります。自社にあった業務効率化の手法が知りたい方は、以下の資料をご覧になってみてください。
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NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
