2022-11-21｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

経理業務のペーパーレス化を実現するには？メリット・デメリットや進め方を解説

コロナ禍や働き方改革をきっかけに、経理業務をペーパーレス化する企業が増えてきています。これから経理業務をペーパーレス化したいと考えている企業担当者のなかには、どのように進めたら良いのか分からない方もいるのではないでしょうか。 経理業務のペーパーレス化には、業務の効率化や書類にかかるコスト削減など、さまざまなメリットがあります。一方で、導入時の手間やコスト、従業員のITリテラシーが必要になるので注意が必要です。 今回の記事では、経理業務のペーパーレス化に関するメリット・デメリットや、導入するときにすべきことを解説します。これから経理業務をペーパーレス化し、業務の効率化やテレワークの推進をしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

近年、新型コロナウイルスの流行や働き方改革をきっかけにペーパーレス化が推奨されています。しかし、経理をはじめとした業務のデジタル化は遅れており、他部署がリモートワークをするなか経理担当者だけは出勤せざるをえなかった企業も多いです。

紙の資料での業務に慣れていたり、承認に判子が必要だったりして、経理業務では特にペーパーレス化が遅れていました。しかし、電子帳簿保存法が改正され導入しやすくなっています。

2022年1月の電子帳簿保存法の改正では、電子保存のルールが一部緩和され、ペーパーレス化導入のハードルが下がりました。経理業務で扱う書類も電子保存しやすくなり、ペーパーレス化の導入が進んでいます。

経理業務をペーパーレス化すると、以下のようなメリットがあります。

• ・業務効率化
• ・書類にかかるコストの削減
• ・書類の保管スペース削減
• ・検索性の向上
• ・セキュリティリスクの軽減

この章では、紙で資料を保管するときに比べると、どのようなメリットがあるのか詳しくみていきましょう。

１経理業務を効率化できる

経理業務のペーパーレス化によって、業務の効率化が可能です。会計ツールやシステムを導入すればこれまで人が行っていた請求書発行や記帳を自動でできるので、作業時間が少なくなり、他の業務に時間が使えます。

また、紙の資料を扱うと手作業によるミスが発生する可能性があります。作業をシステムで自動化すれば、人為的なミスが起こるリスクが抑えられるでしょう。結果として、経理担当者の負担を減らすことにつながります。

２書類にかかるコストを削減できる

書類を紙で作成・保管すると、印刷紙やプリンターのインク、ファイリングに必要なファイルなど、さまざまなコストがかかります。ペーパーレス化をすれば、これまで紙の書類にかかっていたコストの削減が可能です。

また、紙の資料のやり取りをするときに必要な郵送費やプリンターのメンテナンス費、廃棄費用などのコスト削減も見込めるでしょう。長期的な目で見ると、大幅なコストカットが期待できます。

３書類の保管スペースを削減できる

経理業務のペーパーレス化は、コストだけではなく書類の保管に必要なスペースの削減にもつながります。紙の資料を扱っていると、物理的に保管するスペースが必要です。書類によって保存期間が決まっているため、時間が経てば資料の数も膨大な量になってしまいます。

しかし、会計システムを導入し、書類を電子データで保存すれば、保管スペースを維持する必要がなくなります。保管用に外部の倉庫を借りている場合は、費用の削減にもつながるでしょう。

４書類の検索ができる

書類を電子データとして保存すると、検索項目を設定することにより、欲しい書類を簡単に探せるようになります。紙で保管すると、膨大な数のファイルや資料のなかから必要なものを探さなくてはいけません。もし、きちんと整理整頓されていない場合、より資料を探すのに苦労するでしょう。

電子データとして保存すれば場所も取らず、さらに必要なときに必要な資料をすぐに検索できるようになります。資料を探す手間も省けるので、作業にかかる時間の削減にもつながるでしょう。

５情報漏えいなどセキュリティ上のリスクが軽減する

紙で資料を保存すると紛失のリスクや、用紙そのものが劣化してしまう可能性があります。電子データとして保存すればアクセス制限の設定が可能になり、また紙のように劣化する心配がありません。また、バックアップを取っていれば、もしデータを間違えて削除してしまっても復元できます。

ペーパーレス化を導入することで、情報漏えいなどのセキュリティ対策がしやすくなり、紛失のリスクを軽減することが可能です。

経理業務のペーパーレス化にはさまざまなメリットがある一方で、導入前に注意しておくべきことがあります。

• ・導入時に手間やコストがかかる
• ・従業員のITリテラシーが必要になる
• ・システム障害や回線速度の影響を受ける

これらを知らずにペーパレス化を進めてしまうとデメリットとなり得るので、これから導入を考えている方は確認しておきましょう。

１導入時に手間やコストがかかる

経理業務のペーパーレス化は、長期的な目で見れば紙で資料を作成・保管するときの費用を抑えられますが、導入時にはそれなりにコストが必要です。システムやツールの導入、セキュリティ対策に必要なソフトなどを揃えなくてはいけません。

また、紙で保管している資料をスキャンやスマホなどで電子化したり、業務フローやマニュアルを整備したりと、大きな手間がかかります。

長期的な目でみればメリットがあることは分かっていながら、導入時のコストと手間がネックとなり、ペーパーレス化に踏み切れない企業も少なくありません。そのため、導入初期にかかる費用や負担に対し、どれだけの効果が得られるかを事前に確認しておきましょう。

２従業員のITリテラシーが必要になる

経理業務をペーパーレス化するにあたって、企業によっては従業員への教育が必要です。ITリテラシーが低かったり、従業員間で格差があったりすると、導入したシステム・ツールを使いこなせない人が出てきてしまいます。ペーパーレス化を導入しても業務が滞りなく実施できるよう、事前に教育制度や業務フローを整備しておきましょう。

また、従業員のITリテラシーが低いと、そもそもペーパーレス化の推進に対して賛同を得られない可能性もあります。ペーパーレス化を進める際には、まずは従業員にメリットを示し、必要性を理解してもらうことも大切です。

３システム障害や回線速度の影響を受ける

ペーパーレス化には、システムや回線に障害やトラブルが発生した場合に、データの閲覧・共有が難しくなるデメリットがあります。また、回線速度が遅い場合も、業務に支障が出てしまいます。

ペーパーレス化を進める際には、システム障害の発生に備えて書類データのバックアップを取ったり、復旧措置を整えたりなどの対策をとっておくことが大切です。

経理業務のペーパーレス化を成功させるために、行うべきことを解説します。これからペーパーレス化を導入する企業の方は、参考にしながらひとつずつ進めていきましょう。

１会計システムを導入する

ペーパーレス化を進めるには、まずは紙の書類でのやり取りをなくすための仕組みが必要です。これまで紙で作成・保存していたことをExcelやネット上で行うだけでも、経理業務の効率化につながります。もし、Excelなどで業務が難しい場合は、会計システムの導入を検討しましょう。

経費精算システムや請求書発行システムなど、経理業務に関するシステムはたくさんあります。さまざまな会計システムのなかから、自社に合った機能を備えたシステムを選びましょう。どのような業務に負担・リソースがかかっているのかをチェックし、どのシステムを導入すべきか確認してみてください。

２電子帳簿保存法に対応する

経理業務をペーパーレス化する際には、「電子帳簿保存法」で規定されているスキャナ保存を活用することをおすすめします。スキャナ保存制度とは、紙で作成した国税関係書類をスキャナやスマホなどを使って電子化して保存することを認めた制度です。要件を満たせば、紙としての保管は必要なくなります。

３従業員へ周知や教育を行う

ペーパーレス化を進める前に、まずは導入への理解が得られるように、書類を電子データで作成・保存する必要性や意図を従業員全体へ周知しましょう。従業員の理解が得られないと、ペーパーレス化を導入しても効果を実感しにくい可能性があります。

ペーパーレス化に関する研修や教育を行い、従業員の理解を深めると同時に、全社的なITスキルの向上を目指しスムーズに進められるようにしましょう。

コロナ禍や働き方改革などをきっかけとしてペーパーレス化を導入する企業が増えてきました。経理業務をペーパーレス化することで業務の効率化だけではなく、紙の資料にかかるコストやスペースの削減、セキュリティ面の強化などさまざまなメリットがあります。

一方で、導入時にかかるコストや業務フロー構築の手間、従業員の教育などの注意すべきこともあります。ただし、長期的な目でみるとペーパーレス化の導入はメリットが大きいといえるでしょう。

ペーパーレス化を進める際には、システムの導入が必要です。ペーパーレス化には「おまかせ　はたラクサポート」や「コワークストレージ」、手書きの書類をCSVに変換できる「AIよみと〜る」などをセットで導入することがおすすめです。NTT東日本では、これらのシステムの使い方やサポートの提供も行っています。無料で体験できる「DX無料体験プログラム」も用意しているので、興味のある方はぜひ以下のバナーから詳細をご覧ください。