2023年10月に開始するインボイス制度に伴い、企業は、請求書の発行や保存方法についてのルールをしっかりと把握しておく必要があります。しかし実際には「インボイス制度のしくみを知らない」「どのような準備をすれば良いのかわからない」と、お悩みの方がいらっしゃるのではないでしょうか。

インボイス制度開始後は、企業は「適格請求書」の正しい発行と保存が必要です。今回の記事では、適格請求書の概要や、発行できる事業者の条件・登録方法などを紹介します。制度開始までに必要な準備について詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

1. 適格請求書（インボイス）とは｜仕入税額控除を受けられる書類

適格請求書（インボイス）とは、「適格請求書発行事業者」が発行できる請求書や領収書、納品書など、指定された項目が記載された書類を指します。2023年10月1日から、請求書の処理方法が現在の「区分記載請求書等保存方式」から「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」に変わる予定です。インボイス制度への移行後は、適格請求書以外の請求書では、原則消費税の仕入税額控除が受けられません。

そもそも消費税とは、あらゆる商品やサービスを販売する際に課税される税金です。消費税は購入者が負担し、商品・サービスを販売した事業者が納めるので、「負担する人」と「納める人」が異なります。そのため、製造工程や販売時に発生する取引で、消費税が重複してかからないよう「仕入税額控除」というしくみを採用しています。

仕入税額控除とは、課税事業者が自社で売り上げがあった際の消費税額から、仕入れにかかった際の消費税額を差し引いて、差分を算出して納税するしくみです。インボイス制度開始後は、適格請求書が交付されない取引は、仕入税額控除が認められなくなり、課税事業者が損をしてしまいます。

2. 適格請求書を交付できる事業者の条件

定められた条件を満たして「適格請求書発行事業者」として登録できた事業者のみが、適格請求書の交付が可能です。適格請求書発行事業者として登録するには、まずは消費税の課税事業者である必要があります。課税売上高が1,000万円を超えた企業は、翌々年には自動的に課税事業者になれます。課税事業者が所管の税務署に登録の申請を行い、審査を受けて通れば適格請求書発行事業者として登録が可能です。

したがって、免税事業者が適格請求書発行事業者になりたい場合は、事前に課税事業者になっておかなければならず、「消費税課税事業者選択届出書」という届出を提出する必要があります。ただ、免税事業者が課税事業者になってから2年間は、免税事業者に戻れないので注意が必要です。

3. 適格請求書発行事業者への登録までの4ステップ

登録申請書の作成

適格請求書発行事業者になるには、事前の税務署への登録申請が必要です。申請は、2021年10月1日から受付が始まっています。まずは申請書を作成するために「適格請求書発行事業者の登録申請書」を準備して、必要事項を記入しましょう。登録申請書は国税庁のサイトから取得できます。

参照元：適格請求書発行事業者の登録申請手続（国内事業者用）｜国税庁

e-Taxを活用して申請する場合は、画面上で必要事項を入力するため申請書の作成は不要です。企業の状況に応じて適切な方法で申請を行いましょう。

登録申請書には、以下の項目を記入します。

• 個人事業主の場合は住所または居所／法人の場合は本店または主たる事務所の所在地
• 納税地
• 氏名または名称
• 代表者氏名・法人番号（法人の場合のみ）
• 事業者区分（課税事業者か免税事業者か）
• 税理士署名（税理士が作成に携わった場合のみ）
• 登録要件の確認（課税事業者か／納税管理人を定める必要のない事業者か／消費税法に違反して罰金以上の刑に処せられたことがないか）

免税事業者が適格請求書発行事業者になるために申請を行う場合、申請書内の「免税事業者の確認」欄の記載が必要です。通常、課税事業者になるには「消費税課税事業者選択届出書」という届出の提出が必要ですが、経過措置として、2023年10月1日から課税事業者になる場合は提出の省略も可能です。「免税事業者の確認」欄で記入が必要な項目は以下のとおりです。

• 個人番号
• 生年月日（個人の場合）または設立年月日（法人の場合）
• 事業年度と資本金（法人の場合のみ）
• 事業内容
• 登録希望日

税務署へ提出

登録申請書に記入を終えたら、税務署へ提出します。郵送またはe-Taxからの提出を選択でき、郵送の場合は管轄地域のインボイス登録センターに送付しましょう。e-Taxであれば、Web上で登録申請データを作成して、そのまま申請が可能です。送付後には通知が届くため、確実に送信できたかどうかも把握できます。

ただ、e-Taxで申請する場合は利用者識別番号の取得・登録が必要です。さらに、マイナンバーカードなどの電子証明書が必要なため、事前に準備しなければなりません。

税務署による審査

登録申請の手続きが終わると、税務署での審査が開始します。審査には一定期間を要するので、早めに申請するのが良いでしょう。申請内容に問題がなければ、適格請求書発行事業者として登録が完了し、税務署から通知を受け取れます。適格請求書発行事業者になったら、国税庁のサイトで登録番号・登録年月日・事業者の名称などの情報を確認できます。

取引先へ通知

適格請求書発行事業者になったら、登録番号や、適格請求書を紙で発行するのか電子でやり取りをするのかを、取引先に事前に伝えておきましょう。適格請求書発行事業者と優先して取り引きをする事業者が出てくる可能性があるため、登録が完了していることをしっかりと伝えるのが重要です。

4.適格請求書で仕入税額控除を受ける要件

適格請求書発行事業者になっても、正しい請求書を作成して管理できなければ、仕入税額控除を受けられなくなり、損をしてしまう可能性もあります。ここでは、適格請求書を用いて、仕入税額控除を受けるためには、どのような要件を満たす必要があるのかを詳しく解説していきます。

帳簿の保存

仕入税額控除を受ける要件として、決められた項目が記載された帳簿の保存が求められています。具体的には、以下の4つの項目を押さえて記載しておく必要があります。

• ・課税仕入れの相手方の氏名または名称
• ・取引年月日
• ・取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• ・対価の額

参照元：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

課税仕入れを行った際には、上記の内容が正しく記載された帳簿の作成が必要です。帳簿は、課税期間末日の翌日から2ヶ月経過した日から数えて7年間の保存が義務付けられています。

適格請求書の保存

仕入税額控除を受けるには、帳簿だけでなく以下の項目を記載した適格請求書の保存も必要です。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称
• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 取引年月日　
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等（端数処理は1つの適格請求書につき税率ごとに1回ずつ）
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

参照元：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

適格請求書以外でも、適格請求書に準ずる事項が記載されている書類であれば仕入税額控除を受けられます。様式などは定められていないため、紙の原本でも電子媒体として保存されていても、どちらでも問題ありません。あくまでも適格請求書の必要事項が漏れなく記載されていることが重要です。

発行した適格請求書や、受け取った適格請求書の写しは、課税期間末日の翌日から2ヶ月経過した日から数えて7年間保存しなければならない点に注意しましょう。

5. 適格請求書の交付に関する注意点3選

企業が適格請求書を発行してやり取りを行うには、いくつかの注意点が存在します。正しく適格請求書を交付するためにも、注意点を確認してインボイス制度に備えておきましょう。

課税事業者でなければ適格請求書発行事業者になれない

適格請求書を発行できるのは、税務署での登録を受けた適格請求書発行事業者のみです。また、課税事業者でなければ、適格請求書発行事業者の登録申請を行えないという点にも注意が必要です。そのため、免税事業者が適格請求書を交付できるようになるためには、まずは課税事業者になる必要があります。

免税事業者が課税事業者になるには、消費税課税事業者選択届出書の提出が必要です。ただ、2029年9月30日までは、適格請求書発行事業者の登録申請書に必要な項目を記入して提出するだけで、自動的に課税事業者になれます。2029年10月以降に手続きをする場合は、「消費税課税事業者選択届出書」と「適格請求書発行事業者の登録申請書」の両方の提出が必要です。

適格請求書を扱うためのシステム構築が必要

インボイス制度が始まると、販売者と購入者のどちらの立場でも、適格請求書の対応が求められます。適格請求書発行事業者が販売を行った際には、取引先から求められた場合は適格請求書を発行しなければなりません。

さらに、販売者・購入者ともに、適格請求書の一定期間の保存が義務付けられています。そのため保存のための新たなルール設定が必要です。例えば、電子メールやクラウドサービスなどの電子取引で適格請求書のやり取りがあった場合は、電子帳簿保存法で決められている電子保存の要件を満たす必要があります。電子取引の保存に関しては、2024年から完全義務化されるため、それまでにシステムの見直しを行いましょう。

このようなインボイス制度のさまざまな規定に対応するには、会計システムや請求書発行システムなどの各種システムの整備が求められます。手書きやExcelなどで作成した適格請求書でも、制度上は問題なく使用できますが、不正や不備のリスクや管理の観点を考えて、自社でのルールやシステムを構築しておきましょう。

適格請求書の発行が免除される場合がある

適格請求書の発行が難しい場合、交付がなくても仕入税額控除を受けられます。例えば、以下のような取引の場合です。

• 公共交通機関である船舶、バスまたは鉄道による旅客の運送（3万円未満のものに限る）
• 出荷者が卸売市場において行う生鮮食料品等の譲渡（出荷者から委託を受けた受託者が卸売の業務として行うものに限る）
• 生産者が農業協同組合、漁業協同組合または森林組合などに委託して行う農林水産物の譲渡（無条件委託方式かつ共同計算方式により生産者を特定せずに行うものに限る）
• 自動販売機等により行われる課税資産の譲渡等（3万円未満のものに限る）
• 郵便切手を対価とする郵便サービス（郵便ポストに差し出されたものに限る）

参照元：国税庁「消費税の仕入税額控除の方式としてインボイス制度が開始されます」

ただ、適格請求書が免除されても、帳簿や取引に関する書類などの保存は必要なため、注意しましょう。

6. まとめ

適格請求書とは、適格請求書発行事業者が発行できる、請求書や領収書、納品書など、必要事項が記載された書類を指します。2023年10月1日に「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」が始まってからは、適格請求書を使うことで消費税の仕入税額控除が受けられるようになります。

適格請求書を発行できるのは「適格請求書発行事業者」として登録のある事業者のみです。さらに、適格請求書発行事業者として登録するには、消費税の課税事業者であるのが条件です。

インボイス制度開始後は、仕入税額控除を受けるには必要項目が記載された帳簿と適格請求書の一定期間の保存が求められます。適格請求書に記載すべき項目や保存期間、保存方法など、さまざまなルールがあるため、取り扱いのルールを定め、システムを構築しておくことが重要です。

ほかにもインボイス制度への対策を以下の資料で紹介していますので、興味のある方はぜひご覧ください。

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