【必見】電子帳簿保存法改正における電子データ保存義務化の目的や対応方法2つのを解説

電子帳簿保存法による電子データ保存の義務化は、以下の目的で行われます。

• ・ペーパーレス化
• ・働き方改革やDX化の推進
• ・セキュリティ強化

紙での印刷や保管が必要なくなるため、ペーパーレス化や業務効率化につながります。また、適切な情報セキュリティ対策を行うことで、紛失や改ざんのリスクの低減ができます。この章で、電子データ保存の義務化の目的について理解を深めましょう。

3-1.ペーパーレス化

電子帳簿保存法改正の目的の1つに、経理業務のペーパーレス化の推進が挙げられます。改正によってタイムスタンプや検索要件が変わることにより、電子化に対応しやすくなるからです。

帳簿や取引書類は7年間の保管義務が課されています。7年分の書類の保管には、大きなスペースが必要なだけでなく、情報セキュリティ対策にも気をつけなくてはいけません。また、整理やファイリングの手間もかかります。

電子帳簿保存法改正に対応してペーパーレス化を進めることにより、業務効率が上がるだけでなく印刷代や廃棄代も減らせるでしょう。経理業務がペーパーレス化されることによって、企業にさまざまなメリットがあると言えます。

3-2.働き方改革やDX化の推進

働き方改革や企業のDX化の推進も、電子帳簿保存法の目的となっています。企業の経理業務を電子化することにより、テレワークやフレックスタイム制などの多様な働き方に対応できるからです。

例えば、クラウド型会計システムを導入することで、システム間の連携により業務を効率化できたり、タイムスタンプの付与を省略したりできます。また、常に機能がアップデートされるため、手動で制度の変化に対応する必要がありません。

アクセス権限を付与すれば、場所を問わずシステムにアクセスできるため、管理者だけでなく従業員も機能を利用できます。電子化をすることで、ヒューマンエラーの防止や税務調査の時間短縮などにつながります。

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3-3.セキュリティ強化

電子帳簿保存法改正では、企業のセキュリティ強化を図る目的もあります。電子化を進めることで、書類の紛失や盗難といったリスクが軽減されるからです。例えば、電子データにロックをかけることで、特定の従業員以外見ることができなくなります。

また、改ざんできない会計サービスを導入することで、データの上書きを防ぎます。セキュリティレベルの高いクラウドサービスを活用することで、情報漏えいを防げるでしょう。従業員へ電子化に伴った教育や研修を実施すると、さらにセキュリティ強化につながります。

電子帳簿保存法改正は、電子取引した情報をすべてデータ保存する義務が生じます。一方で、改正に対応するメリットもあります。改正以前は真実性確保の観点からさまざまな要件が定められてましたが、以下の点が大幅に改善されるからです。

• ・タイムスタンプ（データの存在証明をするもの）と検索要件の緩和
• ・事前承認手続きの廃止
• ・適正事務処理要件
• ・電子取引における書面保存の廃止

改正前は、税務署長に事前承認手続きをもらったり、タイムスタンプの付与が必須だったりしたため、要件緩和は業務効率化につながります。経理担当者の業務だけでなく、キャッシュレス決済における負担が大きく軽減されるでしょう。

参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

電子帳簿保存法における具体的な電子保存の形式は、以下のとおりです。

• ・電子取引
• ・電子帳簿等保存
• ・スキャナ保存
  
• いずれの保存方法も、真実性と可視性の担保が重要です。この章で、電子保存の形式について理解を深めましょう。

5-1.電子取引

電子取引は、電子的に授受した請求書や領収書をデータで保存することです。以下のような方法でのデータの授受が該当します。

• ・電子メール
• ・ホームページ
• ・EDI取引など

メールや利用明細に取引データを授受した日時が記録されていても、真実性を確保するためには改ざんできない対策を行っておく必要があります。情報の訂正や削除ができないシステムの導入を検討したり、タイムスタンプを付与したりしましょう。

5-2.電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、会計ソフトなどで作成した書類をデータで保存することであり、以下のような内容が当てはまります。