2023-06-01 ｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

【電子帳簿保存法】電子取引における範囲の具体例や保存要件とは？

電子帳簿保存法改正のニュースのなかで、「2022年から電子取引のデータを紙で出力して保存ができなくなる」という話を聞き、どう対応するべきなのか、また対応する時間がないという風に感じた人も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、電子帳簿保存法における電子取引とはそもそも何か、また2024年に延期された電子保存の義務化にはどう対応するべきなのかなどについて説明していきます。

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿・書類などの電子データでの作成・保存や、すでに紙で保存してある請求書や契約書などをスキャンしての保存、そして電子データで授受されるデータを保存するにあたって必要な要件を定めた法律です。

電子帳簿保存法では「電子データ保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類の要件が存在しています。2022年1月の改正により、税務署長への事前承認の廃止をはじめとした要件の緩和がされました。

2024年からは、電子取引において紙出力による保存が認められなくなり、電子データでの保存が義務付けられる予定です。

電子取引において紙での保存は2024年から認められなくなります。元々は2022年1月の改正の内容に含まれる予定でしたが、対応しきれない企業も多く、準備期間を設けるために2年延期となりました。

紙保存が認められない場合、電子取引の要件を満たす運用を行うか、または電子取引を行わずに紙での請求書のやりとりを行うことになります。

ここでは、2年以内に対応するべき電子取引のデータ保存について、どのような要件があるのか説明していきます。

1電子取引とは

電子帳簿保存法における電子取引とは、電子データで授受される取引情報です。
該当するものの例は以下です。

• ●電子メールでやり取りされる情報
• ●クラウドサービスでやり取りされる情報
• ●Webサイト経由でやり取りされる情報
• ●EDI取引
• ●クレジットカード
• ●交通系マネー　など

Webサービスやクラウドサービスで請求書の発行・受領をしている場合はもちろん、PDFをメールに添付して送信している場合も該当します。
また、従業員が利用している交通系マネーなども該当するため、電子帳簿保存法に対応するべき電子取引の内容は多岐にわたっています。

2電子取引の保存要件

電子帳簿保存法で定められている電子取引の保存要件は、大きく分けて2種類あります。「真実性の要件」と「可視性の要件」です。

（１）真実性の要件

取引情報が改ざんされていないことを示すための要件です。電子データは修正されやすいため、不正がないように証明する必要があります。

2022年の改正で要件が緩和されました。現在は以下の4つのうちのどれかを満たす必要があります。

• ●タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う
• ●取引情報の授受後、又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
• ●記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
• ●正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

タイムスタンプとは、ある書類やデータが存在していた、または内容が変更されていないということを証明するデータです。第三者期間が発行し、データごとに付与されます。

真実性の要件をざっくりと解説すると、「タイムスタンプを付与する運用を行う」「電子帳簿保存法の要件を満たしているシステムを利用する」「事務処理規定（ルール）を定めて運用する」の3種類です。
中小企業などで予算上の理由からシステムの導入やタイムスタンプの利用が現実的でない場合、不正・改ざんがされないような運用を行うという対応も可能です。

（２）可視性の要件

書類やデータを問題なく確認できる状態であるための要件です。まずは、以下の2つを満たす必要があります。

• ●保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
• ●電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

利用しているパソコン等が問題なくデータを出力できる状態にしておき、マニュアルを備え付け、また概要書も保存しておくことが求められます。

加えて、検索方法に関しての条件があります。

取引年月日（その他の日付）、取引金額、取引先の3つの記録項目により検索ができること

上記を満たす必要があり、さらに以下の2つのどちらかを満たす必要もあります。

●「日付または金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」を満たしている

●税務職員による質問検査権に基づく電磁気記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること

電子取引によるデータを保存する際は、保存データの検索が問題なくでき、要求に応じてダウンロードができる状態にしておく必要があります。

※保存義務者が小規模な事業者（電子取引が行われた日の属する年の2年前までの期間の売上高が1000万円以下）でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件への対応は不要となっています。

32022年の改正でどう変わったのか

2022年の改正で変更された内容を紹介します。すでに電子帳簿保存法について理解している方からすると、要件が大幅に緩和されたと感じるでしょう。

（１）電子取引の電子保存の義務化

当初予定の2022年1月から2年間延期になり、2024年からの義務化になりました。

（２）所得税・法人税は電子取引をしたデータを印刷して紙の保存はできないように

ただし消費税は紙でも問題ないとされています。

（３）タイムスタンプの付与期間の増加

タイムスタンプの付与期間は運用フローにばらつきがありましたが、どの運用フローでも最も長い期間である「2ヶ月+7営業日」となりました。

（４）検索機能の緩和、小規模事業者は検索機能が不要に

前述のとおり、求められる検索機能が比較的簡単な内容に変更されました。これまでの要件を満たしている場合は「優良な電子帳簿」という扱いになります。

（５）改ざんなどのペナルティ強化

もし、改ざんや不正などが発覚した場合は、重加算税が10％加重されます。

電子取引の電子データ保存が義務化されるにあたり、どのような対応を行っていくのが良いのでしょうか。

1自社の電子取引状況の確認

まずは、自社が電子取引をどの程度行っているのかを把握しましょう。電子取引は営業の立替経費や交通費のICカードなども該当します。

電子メールで請求金額等に関するやりとりを行っている場合も対象です。購入履歴などはWeb上のスクリーンショットでも認められています。

紙で受領している請求書の場合は、そもそも電子取引ではないため紙保存が可能です。

2保存方法の検討

次に、保存要件をどう満たしていくかを検討します。基本的には、電子帳簿保存法に対応したシステムを入れるか、もしくはルールを設けて適正な運用を行うかに分かれます。

（１）真実性の要件

最も安心な方法は、保存要件を満たすシステムを導入することです。

導入コストが大きい場合、「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う」を満たす運用を行いましょう。

電子取引の記録において、訂正・削除は行わないという社内ルールを新しく作る必要があります。

（２）可視性の要件

検索機能に対応しているソフトやシステムを導入しましょう。

取引先から受領する取引情報の保存は、システムを利用しない場合の方法として例外もあります。

●規則的なファイル名を付す方法

データのファイル名に規則性をもって所定の項目を⼊⼒し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できます。たとえば下記が一例です。
例）20210722_330,00_(株)○○
このファイル名であれば、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の複数の条件でも検索が可能です。

●表計算ソフト等で索引簿を作成する方法

表計算ソフト等で索引簿を作成しておくことで、表計算ソフト等の機能を使って検索できます。
例）エクセルで表を作成しておき、該当する保存情報をエクセルの検索機能を利用する
こちらも、エクセルのセルには、「取引年月日」「取引金額」「取引先」を設定して入力しておくことで、検索が可能です。

3メール・添付ファイルについて

メール本文に取引情報が書いてある場合はメールそのものを、添付ファイルに情報がある場合はファイルを保存する必要があります。

注意点は以下の3つです。

• ●データ保存期間として定められている7年間データを保存し続けられること
• ●取引情報の年月日、取引金額、取引先などで検索ができること
• ●監査の際など求めに応じて、管理者や担当者がデータの提示ができること

4細かい確認について

国税庁から電子取引について一問一答が42問あるため、自社の状況として同対応するべきなのか気になる人は目を通しておきましょう。

参考・出典：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

今回の記事では電子帳簿保存法の電子取引について、該当範囲や保存要件、対応方法について紹介していきました。

電子取引でデータを授受している場合、2024年までに電子データ保存への対応を行っていく必要があります。対応が難しい点もあるかもしれませんが、電子帳簿保存法の改正はペーパーレス化により日本全体のビジネスの効率化や活性化を促進していくという、大きな主題もあります。

この機会にペーパーレス化・デジタル化を会社全体で進めていきたいという場合は、社内でやり取りされる、あるいは保管されている紙の書類を電子化することも検討してみてください。

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