2022-11-18 ｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

電子帳簿保存法対応にはシステム導入が必要？メリットやシステムの選び方を紹介

電子帳簿保存法が改正され、2024年には「電子取引の電子データでの保存」が完全に義務化されます。電子帳簿保存法についてどう対応するべきか、調査し検討している方も多いのではないでしょうか。 電子帳簿保存法に対応するための手段として代表的なものが、システム導入です。 今回の記事では、電子帳簿保存法に対応したシステムとはどのようなものか、導入メリットや種類、選び方のポイントについて説明していきます。

電子帳簿保存法とは、帳簿や国税関係書類などを電子化して保存する要件を定めた法律です。対象となる書類は請求書・契約書、総勘定元帳や仕訳帳など、多くの書類が該当します。

電子帳簿保存法には3種類の区分があります。「電子データ保存」「スキャナ保存」「電子取引」です。最初から電子データで帳簿類を作成して保存する場合は電子データ保存、受領した紙の請求書をスキャンして保存する場合はスキャナ保存、Webシステムなどを利用して電子で請求書を発行・受領する場合は電子取引に該当します。

2022年の法改正では、電子帳簿保存についての要件緩和や事前承認制度の廃止など、よりペーパーレスを推進しやすくなっています。

電子帳簿保存法に対応するためのシステムとはどのようなものなのでしょうか。

1電子帳簿保存対応のためのシステムとは

電子帳簿保存法の各種要件を満たしているシステムのことです。これまで手書きで作成していた書類などを、デジタル上で発行・保管できます。

電子帳簿保存の要件を一つひとつ確認して対応するのはハードルが高いですが、それらをすべて満たしているシステムをはじめから導入することで、コストはかかりますがスムーズなフローを構築できます。

最近のシステムでは「電子帳簿保存法対応」と謳ったサービスが数多くあります。

2対象書類と保存要件の概要

前述の通り、電子帳簿保存法の要件は書類の種別ごとに分類されています。

（１）電子データ保存

最初から会計ソフトなどで電子データとして作成した国税関係書類や帳簿などが該当します。

電子データ保存では、書類が改ざんされていないことを証明する「真実性の確保」、必要なときにデータを検索し確認できる「可視性の確保」の2つの要件があります。

（２）スキャナ保存

紙の書類を電子データ化して保存するもので、受領した紙の領収書などが該当します。

スキャナ保存では電子データ保存と同様の要件に加えて、紙のデータを電子化するにあたり、画質などが落ちないようスキャナのスペックやスキャン方法について要件があります。

3対応システムが持つ主な機能

電子帳簿保存法に対応したシステムでは、それぞれの保存要件に対応した機能を搭載しています。

（１）真実性の確保

真実性を確保するための機能としては、書類に付与するタイムスタンプや、バージョン管理などの訂正履歴が残せる仕組みがあります。

（２）可視性の確保

可視性を担保するには、取引年月日・取引先・取引金額などをスムーズに検索できる機能が必要です。絞り込み検索や複数条件検索に対応しているシステムが一般的です。

（３）スキャナ保存に関連するもの

スキャナ保存の要件を満たすことはもちろん、読み込んだ画像から必要な文字情報を自動的に電子化するAI-OCRなども導入されることが多いです。

電子帳簿保存法に対応するだけでなく、会社のペーパーレス化を進めていく中で、手入力の業務を減らすことによる業務効率化が見込めます。

（４）業務効率化になる機能

電子帳簿保存法の要件を満たすだけでなく、バックオフィスの業務を効率化する機能もたくさんあります。

代表的な機能としては以下が挙げられます。

• ・データ管理機能
• ・書類・帳簿作成機能
• ・CSV出力機能
• ・外部システムとの連携機能

電子帳簿保存法に対応したシステムを入れることによるメリットを紹介します。

1書類の管理コストの低下

紙の書類は保存する際に整理・分類・収納する業務が生じます。物理的な保管場所が必要で、紙代や郵送代などのコストも必要です。

帳簿書類は法律上7年間保存する義務がありますが、電子化できれば業務効率化や省スペース化・コスト削減につながります。その後の管理もしやすく、紛失・盗難のリスクを下げられ、ヒューマンエラーの減少も見込まれます。

2改ざん・不正がないことの証明

電子帳簿保存法では真実性の要件があるため、不正や改ざんが行われていないか、タイムスタンプやシステムの導入、場合によっては社内ルールの見直しも必要になります。電子帳簿保存法の要件を満たしているシステムを導入することで、真実性の確保ができます。必然的にコーポレートガバナンスを強化することにつながります。

3ペーパーレス化による働き方改革

完全にペーパーレス化するのは難しくても、業務で取り扱う書類の多くが電子化できれば出社の必要性や頻度が少なくなり、テレワーク導入や働き方改革につながります。

では具体的に電子帳簿保存法に対応したシステムにはどのようなタイプのものがあるのでしょうか。

1請求書の受領

請求書には受領や発行、あるいはその両方に対応できるシステムがあります。紙で請求書を受領する場合、スキャナ保存しタイムスタンプを付与します。取引先が請求書を電子データで発行した場合は、タイムスタンプを付与してそのままシステム上で電子保存が可能です。

紙の請求書をデータ入力している場合は、AI-OCRも併せて導入すると読み取りの工数を減らせます。

2請求書の発行

請求書を作成するシステム自体が電子帳簿保存法に対応していれば、要件を満たしているのでそのまま電子保存が可能です。最終的に紙で送る必要があっても、PDF化しメールで送ることや、クラウドストレージなどを使用し送る場合にも対応できます。

3領収書などの経費精算

経費精算に特化したシステムもあります。経費申請を紙で行う場合や、電子取引の両方に対応できるタイプのものもあります。

スマホ対応していれば、申請する従業員側が請求書をスマホで撮影することで電子保存できます。システム連携をすることで会社のカード情報から自動的に電子保存ができる機能などもあり、業務効率化につながります。

4帳簿や国税関係書類

領収書・発注書・見積書・納品書などの国税関係書類や、勘定元帳などの帳簿も電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムであれば、作成から保管までスムーズです。システムを使用し帳簿業務を行えば、そのまま訂正・削除の履歴が残り、また複数の帳簿ごとの関連性も担保できます。

電子帳簿保存システムはたくさんのタイプがあります。導入にあたり選ぶポイントについて紹介します。

1電子化したい書類の要件を満たしているか

前述した通り、電子帳簿保存法の対象となる書類は「電子データ保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類があります。

どの書類を電子化したいのかを明確にし、またそれに対応しているシステムを選定していきましょう。たとえば、スキャナ保存であれば、「タイムスタンプの付与」や「バージョン管理」の機能が必要です。

2JIIMA認証について

JIIMA認証とは、電子帳簿ソフト法的要件認証制度のことです。市販のソフトウェアが法的要件を満たしていると判断された認証なので、この認証があれば電子帳簿保存法に対応しているソフトウェアとなります。新しく導入する際には、まずこの認証があるかを確認しましょう。

3書類の管理がしやすいか

保存要件を満たしているだけでなく、管理するシステムとしての使いやすさがあるかも重要です。発行した請求書・受領した請求書などをいちいち画面を切り替えて確認するのではなく、管理画面から一覧として月ごとに閲覧できるなど、見たい情報が集約されているかもポイントになります。

4AI-OCRなど業務効率化につながるか

電子帳簿保存法の要件を満たしているだけでなく、業務効率化に貢献できるかも重要です。スキャンしたデータを自動で読み取り・高精度・自動で学習されるAI-OCRがあるとデータ入力工数を減らせます。

ペーパーレス化を進めても、いきなりすべての紙がなくなるわけではありません。紙の書類をどう処理するかという観点も重要です。

また、スキャンだけでなくファイル名などを検索しやすいように自動で金額・取引先・年月日が入力されるシステムだと管理がしやすく工数削減にもなります。

今回の記事では電子帳簿保存法に対応したシステムについて、必要性や導入メリット・システムの種類や選び方について紹介していきました。

システムの導入をすることで保存要件を満たせるだけでなく、同時にペーパーレス化した際の業務効率化につながるものや、紙と並行したフローでも運用しやすいものなどもあります。電子帳簿保存法とは直接関係ないシステムでも、ペーパーレス化が進むこれからの社会においては今後より一層、導入が進むでしょう。

NTT東日本の「AIよみと〜る」では、手書き書類やフォーマットの違う紙のデータでも、高精度でデジタルデータ化が可能です。ペーパーレス化の際には、電子帳簿保存法に対応したシステムと並行してぜひご検討ください。

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