2022-11-18 ｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

2022年に改正された電子帳簿保存法の保存要件とは？

2022年1月、電子帳簿保存法が改正されました。改正内容は主にデータの保存要件の緩和や、事前承認制度の廃止など、電子化を進めたい企業を後押しする内容です。

今回の記事では、電子帳簿保存法で定められている保存要件について、改正前と改正後を比べながら紹介していきます。

電子帳簿保存法とは、企業や個人事業主が従来は紙で保存していた国税関連の帳簿・書類や取引記録などを、電子化して保存するための要件を定めた法律です。

電子帳簿保存法で定められている要件は、大きく分けて3種類に分かれます。①電子帳簿等、②スキャナ保存、③電子取引の3つです。あくまで記事執筆時点での内容のため、最新の情報は国税庁のサイトやニュースなどを改めて確認してください。

1電子帳簿等

仕訳帳や総勘定元帳などといった国税関係帳簿や、貸借対照表や請求書といった国税関係書類などを対象としています。

自らが会計ソフト等で作成したデータが対象です。紙をスキャンしたデータなどは②のスキャナ保存に該当します。

2
スキャナ保存

取引先などの相手方が作成した国税関係書類を、紙からスキャンして電子データ化するものを対象としています。

3
電子取引

紙を利用せずに、電子データで授受した取引の記録を対象としています。メールで請求書のPDFファイルを添付して送信するなども対象です。

この3種類ごとに、データの保存要件が定められています。

国税関係帳簿・書類の電子帳簿等データの要件について説明します。
大きなポイントとして、「真実性の確保」「可視性の確保」の2種類の観点があります。電子帳簿等データ以外にも共通する内容で、概要をまとめると以下になります。

「真実性の確保」・・・その記録が改ざんされていない本物という確認ができるか。

• ●訂正や削除の事実内容の確認ができる
• ●タイムスタンプの付与
• ●基準以上のスキャナスペックなどを満たす

「可視性の確保」・・・誰もが視認・確認できる状態を確保しているか。

• ●システムの関係書類（概要書やマニュアル等）などの備え付け
• ●取引年月日・勘定科目・取引金額など主要な記録項目で検索できること

1
真実性の確保

真実性の確保の要件は、2021年までは以下のように定められていました。

• ●記録の訂正・削除を行った場合には、これらの事実内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
• ●通常の業務処理時間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
• ●電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること

上記の3つは、国税関係帳簿のみが該当しています。
クラウド会計ソフトなどでは、このような要件に対応したシステムを提供している会社が数多くあり、基本的には要件を満たしている会計ソフトを導入し対応することが多いです。

●システム関係書類（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること

事務処理に関するマニュアルは、会社ごとに作成して、マニュアルに従って業務を行う必要があります。

2022年の改正では、「システム関係書類」以外の3つはなくても問題ないと要件が緩和されました。
3つを満たしているものは「優良電子帳簿」という扱いになり、過少申告加算税が5%減免されるインセンティブが設けられます。

2
可視性の確保

可視性の確保の要件は、2021年までは以下のように定められていました。

保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形及び明瞭な状態で速やかに出力できること

保存している電子データの出力のためのマニュアルを作成する必要があります。また下記の検索要件が定められていました。

• イ）取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること
• ロ）日付又は金額の範囲指定により検索できること
• ハ）二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
  
  

2022年の改正では、検索要件のイ）が「取引年月日、取引金額、取引先」になり、ロ）・ハ）を満たしていなくても、新たに追加された以下の要件を満たせば問題ありません。

税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること

真実性の確保同様に、イ）・ロ）・ハ）の3つを満たしている場合は「優良な電子帳簿」という扱いになります。また、優良帳簿の適用を受けた場合は新たに追加されたダウンロード要件は不要です。

3
2022年1月の改正点まとめ

改正前の保存要件は以下でした。「優良電子帳簿」の場合は下記を満たす必要があります。

（１）「真実性の確保」「可視性の確保」ともに保存要件が緩和される

簿記の正規原則（一般的には複式簿記）で記録されていて、以下の要件を満たせば、電子データ保存が認められることになります。

• ●システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること
• ●保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  
  

訂正履歴などの要件が不要になります。

（2）検索要件の緩和

検索要件は、まず以下を満たす必要があります。

• ●取引年月日（その他の日付）、取引金額、取引先の3つの記録項目により検索ができること

加えて、以下のどちらかを満たせば保存が認められます。

• ●「日付または金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」を満たしている
• ●税務職員による質問検査権に基づく電磁気記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること
  
  

（3）優良な電子帳簿

これまでの細かい条件を満たしているものは、「優良な電子帳簿」になり、過少申告加算税が5%減免されるインセンティブが整備されます。
（ただし、申告漏れについて隠蔽、または偽装された事実がある場合には適用外となります。）

スキャナ保存できる書類は取引先発行の紙の国税関係書類です。
大きく以下の2種類に分けられます。

• ●重要書類：契約書、領収書、請求書、納品書など
• ●一般書類：⾒積書、注文書、検収書など

加えて、過去分重要書類（申請が必要）という区分もあります。
それぞれで要件は微妙に違いますが、ほとんどの内容は共通しています。

1
データ入力の期限とタイムスタンプ要件に関して

スキャンする書類には、入力期間とタイムスタンプの制限があります。タイムスタンプとは、電子データが存在している時刻と改ざんがされていないことを証明するものです。

●入力期間の制限
（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力）

こちらは、最長で受領後の2か月、加えて7営業日以内にデータを作成・保存する必要があります。

●自著および3営業日以内のタイムスタンプ付与

2022年の改正により、自著が不要になり、タイムスタンプの付与期限も最長で2ヶ月、加えて7営業日以内に統一されました。

2
スキャン機器・保存データなどに関して

スキャンして読み込む機器に関して、いくつかの規定があります。

• ●一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り
• ●カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ256階調<約1677万色>以上）
• ●一般書類はグレースケールでも可
• ●解像度および階調情報の保存
• ●大きさ情報の保存
• ●A4以下の書類の大きさの情報は不要
• ●バージョン管理（訂正または削除の事実および内容の確認）
• ●見読可能装置（14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等）の備え付け
• ●整然・明瞭出力
• ●電子計算機処理システムの開発関係書類等の備え付け

スキャンした書類が問題なく電子データとして確認できることが重要となります。また、マニュアル等の書類なども必要です。

3
その他の保存要件に関して

上記の他に、保存要件がいくつかあります。

●入力者等情報の確認
　入力を行う人、またはその人を直接監視する人に関する情報を確認できるようにする必要があります。

●検索機能の保存
　電子保存データと同様の検索要件が必要となります。

●スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持
　元の紙のデータとスキャンの文書が紐付けられるようにする必要があります。
　こちらは、2022年の改正により、元の紙は破棄してよいルールになりました。
　原本廃棄が可能となっています。

4
適正事務処理要件に関して

スキャナ保存に関するしては、「適正事務処理要件」というものがありました。2021年までの法律では、「相互けん制」「定期的な検査」「再発防止策の社内規程整備」が必要でした、2022年の改正の要件緩和により廃止されました。

●相互けん制
　タイムスタンプを付与する事務担当者とは別の事務担当者が必要とされていました。

●検索機能の保存
　本店などでは1年に1回以上、事業所などでは5年に一回以上の事務担当者以外の者の確認が必要とされていました。

●スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持
　不備があったときの原因究明・改善ができる社内体制が必要とされていました。

5
2022年1月の改正点まとめ

スキャナ保存の要件に関する主な改正点を以下にまとめます。

（1）タイムスタンプのルールの変更

●タイムスタンプの付与期限が入力期間の制限と統一される
（最長2ヶ月と7営業日以内

●スキャナで読み取る際の国税関係書類への自著が不要に

●訂正や削除を行ったときに履歴等が残る（あるいは訂正・削除ができない）クラウドシステム等を利用する場合はタイムスタンプが不要に

（2）検索要件の緩和

検索要件については前述のデータ保存の要件と同様に変更されます。

• ●取引年月日（その他の日付）、取引金額、取引先の3つの記録項目により検索ができることに変更
  
• ●「日付または金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」の2点を満たしているか、または「税務職員による質問検査権に基づく電磁気記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること」を満たしていれば認められる

（３）適正事務処理要件の廃止

「相互けん制」「定期的な検査」「再発防止策の社内規程整備」は不要になりました。

（４）改ざん等へのペナルティ強化

データの改ざん等の不正が把握されたときは、重加算税が10％加重となります。要件が緩和される一方で、不正への取締りは強化されます。

電子取引の保存要件について説明します。電子取引には、データで授与するすべての方法が該当します。

電子取引の例としては、以下が挙げられます。

• ●EDI取引
• ●クラウドサービス
• ●請求書等のPDFをメールで送付
• ●Web請求書発行システム
• ●ペーパーレスFAX
• ●クレジットカード

　　　　　　　　など

電子取引に関しては、本来は2022年1月の改正により、電子データを印刷して紙で保存することが禁止され、電子データでの保存が義務付けられる予定でした。
しかし、対応がなかなか追いつかない企業が多いのが実情で、2024年からの適用となり、2年間の準備期間が設けられる形となりました。

電子取引も、真実性の要件と可視性の要件のそれぞれがあります。

1
タイムスタンプ要件の緩和

以下の措置のいずれかを行うことが必要です。従来よりも選択肢が増えた形です。

■タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う

例えば、請求書を取引先から受け取る場合、その請求書に事前にタイムスタンプを付与してもらう必要があります。

■取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく

2022年の改正により、スキャナ保存と同様に、タイムスタンプの付与期限が最長で2ヶ月+7営業日以内に変更されました。
タイムスタンプの付与に対応しているシステムを利用することになります。

■ 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う

電子帳簿保存法に対応したシステムの導入が必要です。

■正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

システムの導入をしなくても、規定を整備して運用を行うことで要件を満たせます。
メールなどの電子取引の情報でも、タイムスタンプや履歴が残るシステムがなくても電子取引として保存可能です。

2
可視性の要件

こちらに関しては、前述した電子データ保存と同様の内容になります。

保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを 備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

保存している電子データの出力のためのマニュアルを作成する必要があります。

電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

また、検索機能に関しても同様です。

取引年月日（その他の日付）、取引金額、取引先の3つの記録項目により検索ができること

上記に加えて、以下の2つのうちどちらかを満たせば要件を満たすことができます。

• ●「日付または金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」を満たしている
• ●税務職員による質問検査権に基づく電磁気記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること

電子取引に関しては、他2つと違い検索機能が不要な場合もあります。
保存義務者が小規模な事業者（電子取引が行われた日の属する年の2年前までの期間の売上高が1000万円以下）でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件は不要となります。

3
２０２２年１月の改正点まとめ

電子取引に関する改正点をまとめると下記のとおりです。

●電子保存の義務化

当初の予定の2022年1月から2年間延期になり、2024年からとなりました。

●所得税・法人税は電子取引をしたデータを印刷して紙の保存はできないように
　※消費税は紙でも問題ありません。

• ●タイムスタンプの付与期間の統一（2ヶ月+7営業日）
• ●検索機能の緩和、小規模事業者は検索機能が不要に
• ●改ざんなどのペナルティ強化

電子データに関連して改ざん等の不正が把握されたときは、スキャナ保存と同様に重加算税が10％加重されます。

今回の記事では、電子帳簿保存法の要件について、2021年までの内容と2022年からの変更点を紹介していきました。

これまで保存のための要件を満たすためには細かい規定を守る必要がありましたが、条件が緩和されたため、ペーパーレス化を進めたい企業にとっては追い風となります。

とくに、スキャナ保存については適正事務所利用権が廃止されたことで導入のハードルが大幅に下がります。紙の書類を電子化する際には、読取精度の高いAI-OCR（スキャンしたデータをAIが読み取って必要な部分だけ電子化できる）を活用すると、効率よく電子化できます。

NTT東日本では「AIよみと〜る」というAI-OCRを提供しています。サービス資料や無料デモについては以下のリンクからご覧ください。

• AI-OCRの読み取り精度を体感したい方

  

  AI-OCR読み取りデモ

  AI-OCRの読取精度を知りたくないですか？
  　①NTT東日本で用意した帳票の読取デモ
  　②お客さまの実帳票での読取デモ
  お好きな方法で読取精度を実感できます。
  是非、お気軽にお申込みください。

  お申し込みはこちら
• AI-OCRのよくある事例・導入プロセスが気になる方

  

  【よくある事例10選】AI-OCR導入ガイドブック

  AI-OCRの情報収集に困られていませんか？
  　・AI-OCRの一般的なユースケースを知りたい
  　・検討するにあたる進め方をしりたい
  　・具体的に、どんな機能があるかを把握したい
  そんな思いをつめたガイドブックです。

  ダウンロードはこちら