過去に契約した紙の契約書、新規の契約書について電子化したい場合、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

この記事では、電子帳簿保存法に則った上で、契約書の電子化や電子契約を行うにはどのような事を知っておくべきか紹介していきます。

1. 電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」のことで、電帳法とも略されます。

税法で保存が義務付けられている帳簿類や取引関係書類について、紙ではなく電子で保存するための要件や、電子データでやり取りされる取引書類に関する保存の要件を定めた法律です。大きく分けて「電子帳簿等の保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類に書類が区分され、それぞれで要件があります。

電子帳簿保存法は2022年1月に改正されました。保存要件の緩和や承認制度の廃止など、企業や個人事業主が電子保存を導入しやすくなっています。2024年からは「電子取引」について、データを紙で出力して保存することは認められなくなり、電子データでの保存が義務化される予定のため、それまでに対応のための準備を進めていく必要があります。

2. 電子帳簿保存法における契約書の扱い

電子帳簿保存法の3つの区分のうち、契約書は「スキャナ保存」または「電子取引」に該当します。契約書のうち、過去に契約した紙の書類を電子化する行為は「スキャナ保存」に、これから新規で電子契約を結ぶ場合は「電子取引」の要件を満たす必要があります。

過去の紙の契約書を電子化する場合

過去の紙の契約書を電子化するのは「スキャナ保存」に該当します。詳しい保存要件は別の記事で紹介していますが、まとめるとスキャナ保存に必要な「入力期間の制限」「タイムスタンプの付与」「スキャナ・パソコンのスペック等」の3つに加えて、過去分の重要書類については「所轄税務署長等への適用届出書の提出」が必要です。過去分重要書類とは書類の区分です。契約書はこの「重要書類」に該当します。

（1）入力期間の制限

契約書に限らず、重要書類のスキャナ保存に関しては書類を受け取ってから電子データとして保存するまでの期間の制限があります。

• 入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力）

この期間は2022年の改正で、書類の作成・受領から最長で「2か月とおおむね7営業日」とされました。

（2）タイムスタンプの付与

スキャナ保存する書類のデータは、不正・改ざんを防止するためにタイムスタンプを付与する必要があります。タイムスタンプとは、TSA（Time-Stamping Authority）という第三者期間が発行し、その日時における電子データの存在と、不正に改ざんがされていないということを証明するための仕組みです。

このタイムスタンプの付与も、最長で「2か月とおおむね7営業日」となっています。

※2022年の改正で、タイムスタンプの付与については、訂正・削除の履歴が残るようなクラウドサービスなどを利用している場合は不要になりました。

（3）スキャナ・パソコンのスペック等

紙の書類を取り込みデータ化するため、明瞭に情報が読み取れること、問題なく出力できる環境などを整備しなければなりません。

以下に例を挙げます。

• 一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り
• カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ256階調<約1677万色>以上）
  　※一般書類はグレースケールでも可
• 解像度および階調情報の保存
• 大きさ情報の保存
  ※A4以下の書類の大きさの情報は不要
• バージョン管理（訂正または削除の事実および内容の確認）
• 見読可能装置（14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等）の備え付け
• 整然・明瞭出力
• 電子計算機処理システムの開発関係書類等の備え付け
  　※書類の区分によって必要・不要なものもあります。

（4）過去分重要書類の適用届出

上記の3つの要件はあくまで紙で作成・受領した書類を業務処理サイクルの中で電子化するための要件です。業務処理サイクルとは上述の「2か月プラス7営業日」です。

この期間を過ぎている書類、つまり過去の書類（過去分重要書類）をスキャンして保存するためには別途申請が必要になります。

届出のダウンロードや詳細については以下の国税庁のサイトから確認できます。

参考・出典：［手続名］国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出（過去分重要書類）

新規で電子契約を結ぶ場合

新規で結ぶ電子契約は電子帳簿保存法の「電子取引」に該当します。電子取引で満たすべき要件は大きく分けて2種類あります。

（1）真実性の要件

電子データは紙の書類よりも不正・改ざんなどが起こりやすいため、書類の正しさをきちんと証明する必要があります。要件としては、以下の4つのうちのどれかを満たす必要があります。

• タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う。
• 取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
• 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
• 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

スキャナ保存と同様にタイムスタンプの付与を行うことや、削除・訂正履歴の残るクラウドシステムなどの利用が要件です。また、システムを利用しないで事務処理規定（運用ルール）を定めて運用をするという方法もありますが、一般的にはシステムを利用することが多いです。

（2）可視性の要件

電子保存してある書類をスムーズに出力・確認できる必要があります。まず、以下の2つを満たす必要があります。

• 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
• 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

業務で使用するパソコン等の機器が問題なく利用できることや、マニュアルの常備などが必要です。
加えて、以下のような検索機能も要件としてあります。

• 取引年月日（その他の日付）、取引金額、取引先の3つの記録項目により検索ができること

この検索条件が設定できることに加えて、以下の2つのどちらかを満たす必要があります。

• 「日付または金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」を満たしている
• 税務職員による質問検査権に基づくのダウンロードの求めに応じることができるようにしていること

電子契約システムを導入する場合、電子帳簿保存法に対応しているようなものでればこのあたりの条件は満たしていることが多いです。

3. 契約書を電子帳簿保存法に対応させる方法

では、実際に契約書を電子化し電子帳簿保存法に対応させるためのポイントを紹介します。

電子化できる/できない契約書の確認

そもそもどの種類の契約書が電子化可能なのか、また社内でどの契約書が電子化可能なのかを判別しきましょう。法改正が進んでいく中で多くの契約書の電子化が認められていますが、下記のようにいくつか電子化できない契約書も存在しています。

• 公証人の面前で作成する必要のあるもの
• 対面で取引が行われるもの
• 国際条例に関連するもの
• 書面での証明や押印が必要になるもの

不動産関連や訪問販売、海外との契約書などは書面での契約が必要とされているものが多いです。今後も徐々に法改正で電子化可能になる契約書も増えていくと予想されますが、念のため、自社で取り扱う契約書については、最新の情報を確認しましょう。

電子契約サービスの検討

電子契約サービスには、新たに結ぶ電子契約を電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで結べることはもちろん、過去の契約書のスキャナ保存にも対応しているものもあります。

電子契約サービスの選び方としては、月の契約件数に対してプランの金額がどう変化するか、セキュリティ性、電子署名のタイプ、対応している契約書の種類、社内で利用しているシステムとの連携がスムーズにできるかなどの観点から選びましょう。

スキャナ保存サービスの検討

過去の契約書や、新規の契約書を紙で結ぶ場合は、電子契約サービスを利用せずとも、スキャナ保存サービスで可能です。スキャナ保存サービスとは、スキャナでのデータ読み取りを代行してくれるサービスです。契約書以外の書類についても電子帳簿保存法に対応して保存できます。

会社全体としてペーパーレス化を進めていく場合、紙で受け取った注文書などのデータをシステムにて入力しているような業務があれば、スキャンした文字をデジタルテキスト化できるAI-OCRなども便利です。

運用・ルールの策定

サービスの検討・導入と並行して、社内の運用ルールなどを定めていきましょう。電子帳簿保存法に対応した運用はもちろんですが、「文書管理規定」や「印章管理規程」などの変更が必要なケースもあります。

文書管理規程とは、社内でバラバラになりがちな文章の取り扱いや保存場所などのルールを定めた規程です。印章管理規程は、会社の印章の管理について明文化するものです。電子契約を行う場合、新たに電子署名管理規程を作成する場合もあります。印章管理規定の内容をそのまま電子署名管理規定に流用するのは難しい場合もあるためです。

取引先への周知・案内

電子契約などの電子取引はそもそも自社だけではなく取引先の同意や準備の上で進める必要があります。またすべての取引先と電子取引はできないのも実状です。そのため、まずは電子取引や電子契約を行いたい旨を事前に周知・案内して対応可否を確認し、協力を仰ぐ必要があります。

最終的にいくつかの取引先とは紙でのやりとりを行うことがほとんどのため、紙と電子の同時のフローも検討しておきましょう。

4. まとめ

今回の記事では契約書を電子帳簿保存法に対応させるために必要な要件やポイントについて紹介していきました。電子帳簿保存法の基本的な要件を満たす以外にも、過去の紙の契約書をスキャナ保存するためには法改正後も届出が必要ですので注意してください。

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