2022-11-21｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

データ入力業務を自動化する方法を解説！メリットや導入時のポイント、おすすめツールを紹介

「データ入力を自動化したい」「時間がかかる作業を効率化したい」とお悩みの方も、いらっしゃるのではないでしょうか。

データ入力の自動化を導入すれば、今まで手間がかかっていた工程を効率化でき、生産性の向上が期待できます。

そこで今回の記事では、データ入力を自動化する方法やメリット、成功のポイントについて紹介しています。データ入力の自動化を考えている方や、業務を効率化したい企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。

データ入力業務を手作業でおこなっていると、以下のような課題が出てきます。

• ・時間や手間がかかる
• ・人的ミスが発生する
• ・タスク処理能力に個人差が出る

特に時間や手間がかかるというのは、すぐに解決できるものではありません。この章では、データ入力を手動でおこなう場合の課題について解説します。

１時間や手間がかかる

データ入力を手動でおこなうと、時間や手間がかかります。難易度は高くないものの、手入力でおこなうと入力に伴う時間や処理能力が必要です。

入力業務の量によっては時間がかかったり、多くの人手が必要になったりします。また、データ入力は淡々とした作業なので、従業員のストレスが溜まってしまう可能性もあるでしょう。

２人的ミスが発生する

データ入力を手動でおこなっていると、人的ミスが発生しやすくなります。数字の打ち間違いや変換ミス、入力箇所を誤るなど、人的ミスの発生を完全になくすことは難しいでしょう。また、ミスを防ぐために、複数人での確認作業を挟むと、その分の人件費もかかります。ミスが発覚した場合は、作業の差し戻しが発生してしまい、余分な工数がかかる可能性があります。

手動でデータ入力をすることによって、ミスをする可能性が高まり、作業効率が落ちる可能性があります。

３タスク処理能力に個人差が出る

単純な入力業務でも、タイピングの速度や入力に関連した知識の有無によって、処理能力に大きな個人差が生じます。

また、入力業務に慣れていない新人では、当然1日にこなせるボリュームが異なります。そのため従業員間でパフォーマンスに差が出る可能性もあるでしょう。

処理能力に大きな個人差が出たり、社員間での負担に差が出たりすると、一人あたりの業務量にばらつきが発生してしまいます。

データ入力業務を効率化するためには、いくつかのコツがあります。誰でも同じパフォーマンスを出せるようマニュアルを作成したり、ツールを使用して業務自体を自動化したりすることです。この章では、データ入力を効率化・自動化するための方法を4つ紹介します。

１業務マニュアルを作成する

入力業務は基本的に行うことが決まった定型業務なので、マニュアルを作成することが可能です。

入力業務の手順やノウハウをまとめたマニュアルを用意すれば、経験の浅い担当者でも経験豊富な従業員と同様のパフォーマンスが出せるようになる効果が期待できます。

ただし、人が関わる作業なので、導入から改善まで時間がかかる可能性があります。

また、マニュアルを作成しても、内容がわかりづらいものだと意味がありません。写真やイラストを多用し、わかりやすいマニュアル作りを心がけましょう。

２Excelのマクロを活用する

Excelのマクロとは、Excelにおける一連のアクションを記録して実行できる機能です。データ入力のような単純作業の繰り返しを自動化するのに向いています。マイクロソフト社が開発した「VBA(Visual Basic for Applrcatinons)」というプログラミング言語が使われており、VBAを用いてマクロを増築します。

ただし、プログラミングを組まなければならないため、Excel上級者向きです。しかし、マクロが組めれば、大幅な作業時間の短縮が期待でき、業務効率化が図れます。

今まで複数人で確認をおこなっていた業務も、マクロを組むことにより確認作業が不要になります。

３OCRを活用する

OCR（Optical Character Recognition）は、AI技術を活用して手書きの文字を読み取り、電子データ化するツールのことを言います。OCRを使えば、面倒な書類のデータ化が簡単にできるため、膨大な書類を入力しなければならないときにおすすめです。

紙に書いた文字をデータ化するだけではなく、読み取った書類の種類や項目まで把握して、適切な場所へデータを格納してくれます。

４RPAを導入する

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、人が行っていた定型作業を、ロボットに代替させることです。

あらかじめ設定しておいた業務プロセスを、自動的に実行することが特徴です。定常的に行われる単純作業を自動化できるので、担当者を他の生産的な業務に割り振ることができます。

データ入力業務の自動化は、業務効率と生産性の向上が期待できます。今から紹介するメリットを踏まえて、データ入力の自動化を検討してみてください。

データ入力の自動化を導入すると、工数を削減できたり、入力ミスを防止できたりします。

１工数を削減できる

データ入力を自動化すると、工数を削減し、作業効率化が期待できるのがデータ入力自動化の大きなメリットです。単純な作業を自動化することで、人手不足に対応でき、優秀な人材を生産性の高い業務に割り振れます。

また、工数が削減できるため、従業員一人ひとりの負担を減らせます。そのため、データ入力以外の業務に集中できるようになり、従業員の仕事へのやりがいを高める効果も期待できるでしょう。

２入力ミスを防止できる

業務の自動化により、人的なミスを防止し、確実な業務遂行ができるようになります。

また、人的ミス防止のための確認作業など、リソースのかかる業務が不要になるのもメリットの1つです。従業員にとっても、ミスをするかもしれないプレッシャーがなくなる効果もあるでしょう。

しかし、データ入力の自動化をしたからといって、完全に突発的なミスがなくなるわけではないため、注意が必要です。

３タスク処理効率の向上

タスク処理能力の向上が図れるのも、1つのメリットと言えるでしょう。従来は人が行っていた作業を機械で代替できるので、タスク処理速度の向上が期待できます。

また、人間の代わりにロボットが作業するので、24時間365日稼働が可能です。

データ入力を自動化する上では自動化する必要性を確認したり、現場の理解を得たりすることが重要です。

この章では、データ入力を自動化する前に、確認しておきたいポイントを4つにまとめました。業務の自動化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

１自動化する必要性を確認する

業務を自動化する必要性や意義を、確認することが大切です。過去の流れや、習慣にのっとって入力している情報やデータの中には、実際は行う必要がない業務であるケースも存在します。

自動化するのに工数やコストがかかるため、作業自体をなくせるのであれば、なくした方が効率化する可能性もあります。そのため、現在おこなっている業務を見直し、自動化する必要性があるのかの確認が必要です。

２入力を含めた業務の可視化

入力を含めた業務の可視化をすることも重要です。業務の実態を把握していないと、自動化しても実際に利用できないものであったり、業務のヒアリングに時間がかかったりします。

そのため、操作ログの記録ツールや画面録画ツールなどを利用して、業務内容や手順を記録し、確認や整備を効率的におこなうことが大切です。

また、今までの従業員の経験で補われている業務は、明文化されていないことも多いため、マニュアルや手順の内容があっているか、改めて確認しておくことも重要です。

業務の可視化を図り、本当に自動化が必要なのか確認をしましょう。

３現場の理解を得る

データ入力を自動化するためには、現場の理解を得る必要があります。入力業務の効率化に取り組むとなれば、多少なり現場で業務フローの変化が起こります。そのため、事前に現場に対して効率化の取り組みや、自動化のメリットについて説明して、理解を得ることが重要です。

４自動化後に効果を測定する

自動化の導入後、実際の効果を測定することが大切です。関係者の理解や協力を得るためにも、自動化の効果を数値化して示すようにしましょう。

人が作業する場合の時間を手順ごとに記録し、どの部分の自動化によって、どれくらいの時間削減を見込めるのかを算出しましょう。また、一度効果測定をして終わりではなく、継続的に傾向をみて、改善すべきところは改善していきましょう。

手作業で時間がかかっていたデータ入力作業も、NTT東日本の「おまかせRPA」を利用すれば自動化でき、業務効率化を実現できます。

「おまかせRPA」は、Windows上でさまざまな業務を自動化できる業務効率化ツールです。操作しやすいGUI（グラフィカルユーザーインターフェース）により、プログラミングせずに直感的な画面操作のみで業務を自動化できます。

また、インターネット環境さえあれば、パソコンにインストールするだけで利用でき、1ライセンスから導入できるため、手軽に小規模で初め、段階的に広げることも可能です。

操作感や機能を確認できるよう、2ヶ月間のトライアル版も用意されているため、安心して業務効率化に取り組めます。

RPAツールの導入を検討している方は、以下のリンクを参考にしてみてください。

「おまかせRPA」の詳細はこちら

業務の効率化を図るためには、データ入力の自動化が欠かせません。

人的コストがかかりすぎていたり、従業員の残業時間が長かったりする場合は、データ入力の自動化を検討してみてください。また、すでに検討されている方は、自動化した後のシミュレーションを十分に行い、実際にデータ入力の作業をしている方と相談をしましょう。