コスト削減に取り組もうとしている企業担当者のなかには、具体的にどのような方法で進めたら良いのか分からないという方が、いらっしゃるのではないでしょうか。
コスト削減を進めるときは、現状を把握したうえで計画を立て実施し、定期的に見直しを行うことが大切です。具体的なコスト削減の方法には、電力使用の見直しやペーパーレス化など様々な方法があります。
そこで、今回の記事では、企業がコスト削減するときの具体策や進め方などを解説します。どのようなコスト削減の方法があるのか知りたい企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
「コスト削減」とは、商品の生産や店舗の運営など企業活動にかかる経費を削減することです。コストには事務用品などの備品代や人件費・賃料などがあります。企業活動にかかる費用を削減して、利益を拡大させることを目的としています。企業の利益とは、売上からコストを引いた金額です。たとえ売上が増えなくても、コストが下がればその分が企業の利益となります。
ただし、やみくもにコストを削減しても将来的な企業の利益にはつながりません。削るべき無駄なコストを見極めることが重要です。コスト削減が適切に行われないと、生産性や従業員のモチベーションが低下する可能性があります。そこで、コスト削減と同時に、働き方や職場環境の改善につながる仕組みをつくることも大切です。
「コスト」と一口に言っても、エネルギーコストやオフィスコストなど様々なコストが存在します。この章では、コストのなかでも削減可能な種類を解説します。どの種類が削減できるコストなのか、無駄があるか確認をしたり計画を立てたりするときの参考にしてみてください。
エネルギーコストとは、電気代やガス代、水道代などライフラインに必要な費用を指します。企業規模が大きく、社内で仕事している従業員が多いほどエネルギーコストがかかります。
エネルギーコストは、電気の消し忘れや水の出しっぱなしなどの些細な要因でも費用が上がります。そのため、コスト削減を目指すには、すべての従業員が意識して行動することが大切です。従業員が意識して行動できるように、社内ルールを作って周知することもおすすめです。
オフィスコストは、賃料や事務用品、通信費など企業運営に必要な費用です。どれにどのくらいの費用がかかっているのかが分かりやすく、コスト削減に取り組みやすい特徴があります。
企業運営に必要なコストではあるものの、金額が大きいため見直すことで大幅な削減が期待できます。コピー代や備品費もオフィスコストに含まれるため、従業員の節約意識によっても左右されるでしょう。
人件費や物流費などを、オペレーションコストと言います。人件費には残業代や交通費などが含まれ、従業員数が多いほどオペレーションコストが必要です。人件費は一度従業員を雇用してしまうと、容易に削減できません。そのため、人員計画は慎重に立てることが大切です。
また、リストラや賃金カット・求人広告の削減など、オペレーションコストの削減が適切に行われないと離職や入社希望者の減少などを招く可能性もあります。オペレーションコストの削減を行うときは、従業員の労働環境を悪化させないよう慎重に行いましょう。
具体的にどのような方法で、コスト削減ができるのでしょうか。この章では、具体的な方法を紹介するので、企業担当者の方はぜひ参考にしてみてください。
電気代は、事業を続けていくうえで必ず必要なコストです。電気代は高額になることが多いですが、電力使用量を見直すことで削減効果が期待できます。電力を見直す方法には、以下のようなものがあります。
電力会社やプランによっては、法人割引が適用されるケースがあります。また、使用量に応じてポイントがつく電力会社もあるので、電気代を節約したいときには活用してみてください。
ペーパーレス化を導入することで、用紙代やインク代、コピー機のメンテナンス費用などが削減できます。また、紙の資料を準備・配付する手間や保管に必要なスペースも省けます。保管スペースが不要になれば、賃料の削減にもつながるでしょう。
さらにペーパーレス化は、テレワークをはじめとした働き方改革を行う上でもとても重要なポイントです。ペーパーレス化を検討している企業の担当者様は、ぜひ以下の資料を参考にしてみてください。
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オフィスでの作業が必要ない業務は、積極的にテレワークを導入することでコスト削減につながります。テレワークを導入して出社する従業員が減れば、エネルギーコストや交通費の節約が可能です。
テレワークの導入はコスト削減に効果があるだけではなく、働き方改革の一環としてワークライフバランスの向上にもつながります。結果として入社希望者の増加や離職率の低下など、様々な面でメリットが期待できるでしょう。
ただし急にテレワークに移行するとコミュニケーションが取れなくて業務効率が落ちる可能性があるため、段階的に導入していくことをおすすめします。
業務に関するマニュアルを整備することも、コスト削減に効果的な方法です。マニュアル整備のために業務を見直し、無駄な作業を減らすことで業務効率の向上が期待できます。業務効率が良くなれば、少ない人数でも運用できるようになるため、人件費の削減につながるでしょう。
さらに、マニュアルが整備され無駄な作業が無くなることで、残業時間の削減も期待できます。残業時間が減れば人件費の削減だけではなく、従業員のライフワークバランスが向上し職場環境の改善にもつながります。
アウトソーシングを活用することで、オペレーションコストの削減が期待できます。アウトソーシングとは、社内業務の一部を外部に委託することです。アウトソーシングによって外注費がかかりますが、従業員がコア業務に集中でき、業務改善や生産性向上によりコスト削減につながります。
また、外部に委託することで従業員を雇用しなくても必要なときに人員を確保できるため、人件費が抑えられます。
もしすでにアウトソーシングを利用している場合は、委託先や外注している業務・費用などを見直してみてください。コストの削減効果以上に外注費用がかかっているケースがあるので、必要に応じて委託先の切り替えや業務の見直しを行いましょう。
実際にコスト削減をどのように進めたら良いか、分からない方がいるのではないでしょうか。そこでこの章では、コスト削減の進め方を一つひとつの手順に沿って解説します。コスト削減に取り組もうと検討している企業の方は、参考にしながら進めてみてください。
コスト削減を進めるためには、最初に現状を把握することが大切です。まずは、すべてのコストの項目と金額をリストアップしてみてください。現在、どのくらいの費用が何のために使用されているのかを把握し、社内の課題を洗い出してみましょう。
目標や計画を立てるときに重要なポイントになるので、コスト削減を進める前にまずは現状を整理しましょう。その上で、無駄に支払っている費用や減額できそうな項目を洗い出してみてください。
現状を把握して無駄な費用やコスト削減ができそうな項目を見つけたら、具体的に数値目標を決定しましょう。数値目標は「いつまでに」「どのくらい」のコストを削減するのかを決めます。設定する目標が高すぎると、従業員に無理をさせてしまいモチベーションを下げる原因となります。
コスト削減を円滑にすすめるため、目標は現実的な数値を設定しましょう。逆に、目標の数値が低すぎると、コスト削減の効果が薄くなります。従業員に過度な負担がかからず、コスト削減の効果が十分期待できる適切な目標を設定することが大切です。
具体的な数値目標を設定したら、達成までのプランを作成します。どのような方法でいつまでにどのくらいのコスト削減をするのかを考え、十分にシミュレーションをしましょう。テレワークの導入やペーパーレス化、電力使用の見直しなど従業員にも大きな影響がある項目の場合は、意見を聞きながらプランを作成することをおすすめします。
プランを作成したら、従業員に周知し企業全体で取り組みましょう。必要に応じてマニュアルを作成して周知すれば、より従業員の理解度を深められます。コスト削減を実行するときには、優先度をつけて重要な項目から実行することがおすすめです。すべての項目を一度にやると、どれも中途半端で終ってしまう可能性があります。優先度をつけることで従業員にもどの項目に注力すべきかが伝わり、協力が得られやすくなります。
コスト削減のためにプランを実行したら、PDCAサイクルで継続的に効果を測定して見直し・改善をすることが大切です。計画通りにコスト削減ができている項目は引き続き実行し、改善すべき点があれば速やかに修正しましょう。
もし削減プランを達成した項目があれば、良かった点と改善すべき点を洗い出し、今後へ活かすことも大切です。このように削減プランの見直し・改善を繰り返し行うことが、コスト削減実現のための重要なポイントとなります。
「コスト削減」とは、企業が活動する上で必要な費用を削減する取り組みであり、利益を拡大させることを目的としています。コスト削減を実現するには、現実的な目標を設定したうえで削減プランを作成・実行し、継続して見直し・改善していくことが大切です。
「ペーパーレス化」や「アウトソーシングの活用」など業務効率化を行うことで、コスト削減にもつながるケースがあります。自社にあった業務効率化の方法について詳しく知りたい方は、ぜひ以下の資料を参考にしてみてください。
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NTT東日本 ビジネス開発本部 北森雅雄
NTT東日本に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングからキャリアを開始。
2018年から現職にて、プロダクト（SaaS）開発、デジタルマーケティング全般のディレクションに従事。
2022年に業務のデジタル化を分かりやすく発信するオウンドメディア（ワークデジタルラボ）のプロジェクトを立ち上げ。
NTT東日本にかかわる、地域のみなさまに向けてデジタル化に役立つ情報発信を展開。
