近年、少子高齢化による人口減少が進み、働き方改革が推進されている中で、多くの企業が自動化ツールを導入しています。自動化ツールの市場規模は年々拡大しており、実際に年間何万時間という業務・人件費の削減に成功している企業もあります。人の力だけを頼り、時間や人件費を浪費するやり方では、格差が開いていく一方です。

そこで、今回の記事では、自動化ツールの基礎知識や種類、できること・できないことについて解説します。自動化ツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

１．自動化（RPA）ツールとは？対応できる業務を解説

日本の少子高齢化による労働人口の減少や、働く人のニーズの多様化により、業務の自動化が注目を集めています。しかし、自動化ツールはたくさんの種類があり、使い方や自社に合ったツールがわからず、なかなか導入できない方も多いでしょう。

そこで、ここでは「自動化ツールの基礎知識」「自動化ツールで対応できる代表的な業務」について解説します。

自動化ツールの基礎知識

自動化ツールは、これまで人の力で行われてきた事務作業をロボットを使って自動化するツールです。複数のシステムをまたいで操作できるため、手順が明確であれば、さまざまな業務を自動化できます。

自動化した業務は素早く、ミスなくこなせるため、仕事の効率化につながります。効率化が進めば、人手不足・労働力不足に対応できるだけでなく、優秀な人材をより創造的な仕事に回して、会社全体の生産性向上が期待できるでしょう。

自動化ツールで対応できる代表的な業務

自動化ツールは「単純な作業を繰り返し」「手順・ルールが明確」であればどのような業務でも自動化できます。

特に、人力ではミスが起きやすい、単純な作業を繰り返す業務に最適です。代表的な業務は以下のとおりです。

自社の時間や人材をより有効に活用するために、自動化できる業務は積極的に自動化しましょう。

２．自動化ツールは3種類に分類される

自動化ツールは、大きく3種類に分類できます。

• デスクトップ型
• サーバー型
• クラウド型

デスクトップ型・サーバー型は「オンプレミス型」とも呼ばれ、パソコンやサーバーにインストールして稼働させます。一方クラウド型は「SaaS型（ソフトウェアサービス）」と呼ばれ、Webブラウザ上でロボットを稼働させます。

デスクトップ型

デスクトップ型（RDA）は、1台のパソコンに直接ダウンロードして使う自動化ツールです。特徴は以下のとおりです。

• サーバーに接続しなくても簡単に作業ができる
• 他の自動化ツールに比べて安価である（年間コストは無料〜100万円前後）

稼働にはパソコン上のメモリを消費するため、自動化できる業務が限られてしまいますが、自動化をスモールスタートをしたい場合におすすめです。

サーバー型

サーバー型は、サーバー上で複数のツールを管理でき、会社全体で利用できる自動化ツールです。特徴は以下のとおりです。

• 会社全体のパソコンで利用・一括管理ができる
• 複数のロボットを連携できる
• インターネット接続が必要ないため、セキュリティリスクが低い
• パソコン上のメモリを消費しない

デスクトップ型と比べ、大規模な導入をしたい場合におすすめです。しかし、サーバーやネットワーク環境から作成する必要があるため、導入のハードルが高いデメリットがあります。また、コストも約50万円〜1,300万円以上と、デスクトップ型に比べて高いです。

クラウド型

クラウド型は、webブラウザ上で使用でき、機能が更新されるとすぐにアップデートできる自動化ツールです。特徴は以下のとおりです。

• サーバー型に比べて安価である
• 短期間でサービスを利用できる
• 最新のツールを使える
• 会社全体で利用できる

クラウド上のサービスを自動化したい場合に便利ですが、活用できる業務が限定されることや、クラウドサービス以外のツールと連携できない場合があります。

３．自動化ツールでできること

自動化ツールでは「定型業務」と呼ばれる「決まった作業を繰り返す」「マニュアル通りに行う」業務を代行できます。具体的には以下のとおりです。

• 数字・文字・伝票などのデータ入力
• データの加工・収集・分析
• 請求書の管理・発行
• 添付ファイルの保存
• 自動でのメール配信
• 受発注処理
• 顧客情報の照会
• レポートの自動作成
• システムのメンテナンス

事務作業系や、パソコン上で完結する業務は、自動化ツールを導入すれば効率化できます。特に、事務や総務、経理など、必ず定型業務が発生するバックオフィス系の仕事に導入しやすいと言えます。

４．自動化ツールでできないこと

自動化ツールでは「非定型業務」と呼ばれる「臨機応変に対応が必要」「発想力が必要」な業務は行えません。具体的には以下のとおりです。

• 営業
• 取引先との交渉・契約
• クレーム対応
• 企画立案
• デザインなどのクリエイティブな仕事

自動化ツールを効果的に使用するには、できることとできないことを知り、対象範囲を見極めることが重要です。ただし、自動化できる業務は年々増加しており、今後技術が発展していけば、バックオフィス系の仕事以外も自動化できる可能性があります。

５．自動化ツールを比較する5つのポイント

自動化ツールは数多く存在するため、以下の5つのポイントに照らし合わせて、自社に合ったものを選ぶことが大切です。

1. 操作性の良さで選ぶ
2. 自動化したい業務の内容で選ぶ
3. コストパフォーマンスの良さで選ぶ
4. セキュリティの高さで選ぶ
5. 信頼性の高さで選ぶ

企業によって、業務内容や業務の規模は異なるため、目的にあった自動化ツールを選ぶことが重要です。また、メンテナンスのしやすさやサポートの有無も確認しておくと良いでしょう。

操作性の良さで選ぶ

社内にプログラミングなどのパソコン技術に明るい人がいない場合、なるべく直感的に操作できるツールを選ぶと良いでしょう。

いくら機能が良いツールを導入しても、操作が難しく使わなくなってしまえば意味がありません。社内システムとの相性もあるため、まずは小規模で試験運用し、使いこなせるツールを導入していくと良いでしょう。

自動化したい業務の内容で選ぶ

自動化ツールには、特定の作業に特化したものもあるため、自動化したい内容が明確な場合、その内容に合わせて選ぶと良いでしょう。

自動化ツールには、カスタマイズ性の高い「汎用型」と、特定の事務作業や、AIを搭載した複雑な事務への対応に強い「特化型」があります。自動化ツールによって、何を自動化することが得意かが変わります。

コストパフォーマンスの良さで選ぶ

自動化する業務が限られる・低予算で抑えたいという中小企業であれば、自動化する内容を厳選し、なるべく低価格で抑えられるツールを選ぶと良いでしょう。

自動化ツールは無料のものから1,000万円を超えるものまでさまざまな種類があります。対応する業務の規模が大きいほど、コストも高くなります。業務を自動化したときの効果と、導入・運用にかかるコストとのバランスを考えることが重要です。

また、自動化ツールは長期で導入する場合が多いので、効果を継続的に測定し、常に把握できると、より正確に費用対効果を算出できます。

セキュリティの高さで選ぶ

セキュリティを重視している場合、できるだけリスクが抑えられるツールを選ぶと良いでしょう。

特にクラウド型のようにインターネット上で使用する場合、セキュリティが低いとさまざまな被害が発生する恐れがあります。通信データを盗聴されたり、ログイン情報が漏れたりすると、不正アクセスにつながります。

自動化ツールに与える権限を必要最低限にする、部署ごとに自動化ツールを分ける、ID・パスワードを暗号化するなど管理体制を整えることも大切です。

信頼性の高さで選ぶ

多くの人に利用されているツールは信頼性が高く、安心して使用できます。

特に大手の自動化ツールはさまざまな会社に選ばれており、総合力が高いです。また、サポート体制も充実している場合が多く、不具合への対応が迅速にできます。

信頼性が高い分コストはかかる場合もありますが、導入支援も受けられるため、相談しながら自動化ツールを運用でき、高い費用対効果が望めます。

６．自動化ツールを業務効率化に活かすコツ

自動化ツールを効果的に利用するには、以下のポイントを押さえた活用が大切です。

• 自動化の目的・目標の明確化
• 業務の可視化
• 業務の自動化
• 業務の効果測定

業務の目的が明確ではない・可視化されていないと、実際に自動化ツールを使用できません。また、どの業務が自動化できるか見極められないと、負担が増えただけという結果になり、関係者の協力を得ることも難しくなってしまいます。

周りの協力を得ながら、長期的に自動化ツールを運用するためにも、定期的に効果を数値化し、改善・見直しを行いましょう。

７．NTT東日本の自動化ツール「おまかせRPA」で業務を効率化

NTT東日本が提供する「おまかせRPA」は、Windowsの端末上でさまざまな業務を自動化できるRPA（業務効率化）ツールです。

操作しやすいGUIにより、プログラミングせず直感的な画面操作で業務を自動化できます。インターネット環境があれば、パソコンにインストールするだけで利用でき、1ライセンスから導入できるので、手軽に小規模で始め、スモールステップで段階的に広げられます。

年中無休の遠隔サポートや、トラブル時の訪問サポートも充実しているため、安心して業務効率化に取り組めるのも魅力的です。業務の自動化を検討している方は、まずは2ヵ月トライアル版を利用して、操作感や機能を確認してみてはいかがでしょうか。

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８．まとめ

自動化ツールは、単純作業を減らし、業務効率を上げられるツールです。「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」があり、それぞれ特徴が異なります。自社にあった自動化ツールを導入できれば、単純作業や人的ミスを減らし、生産性を上げられるでしょう。

自動化ツールにかかるコストは、導入するツールによって変わります。コストパフォーマンスが気になる方は、まずはスモールスタートで、効果を検証しながら導入すると良いでしょう

自動化ツールの効果を最大限に活かすためにも、できること・できないことを知り、自動化する業務を見極めることが必要です。比較するポイントに照らし合わせて、自社に合ったツールを選びましょう。

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