2022-11-21｜ Writer：NTT東日本　北森　雅雄（Masao Kitamori）

【徹底解説】業務の自動化とは？｜基本の用語やメリット・デメリット、導入のポイントを紹介

「業務を自動化したいが、具体的にどの業務にどのようなことができるかわからない」「自動化を試みたものの、想定していた結果が出ない」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。

業務の自動化が推進されている背景には「少子高齢化に伴う労働人口の減少」「働き方改革による労働時間の短縮」があります。しかし「人間の仕事を奪われる」「コストが増える」「導入・運用が難しく、手間が増える」といったネガティブなイメージや誤解も多く、業務の自動化が思うように進まない状況も少なくありません。

そこで今回の記事では、業務の自動化に関する概要やメリット・デメリット、導入するポイントについて解説します。

業務を自動化したいと思っても、具体的に自動化とは何かわからない方も多いでしょう。ここでは、業務の自動化の概要からよく使われる用語まで、基本的な知識を解説します。

１業務の自動化とは？

業務の自動化とは「今まで人の力で行っていた業務を、IT技術に任せること」です。

「労働人口減少」「働き方改革」などの社会背景の上で、今までと同じパフォーマンスを発揮するには、単純な業務の自動化が必要不可欠です。

自動化を活用することで、大幅に作業時間を削減したり、人件費を減らしたりできます。古い企業体質のまま時間や人件費を浪費していれば、企業間の格差も開いていき、競争力を失ってしまいます。

２業務を自動化する必要性

業務の自動化が必要な理由は、3点あります。

• ・将来的な労働力不足に対応できる。
• ・生産性のある仕事に集中できる。
• ・利益を上げやすい環境作りができる。

人間の力には限界があります。しかし機械であれば、疲れることなく365日24時間稼働ができます。経理・総務など同じことの繰り返しである業務を自動化し、少しでも労働力を解消できれば、将来的な労働力不足に対応できるでしょう。

安定した事業活動には、労働力不足の解消が必要です。非生産的な業務を自動化し、生産性のある業務を人が担うことで、利益・売上を上げやすい環境作りができます。

業務の自動化は、人的・時間的な問題を一度に解決し、好循環を生み出します。結果的として、従業員・顧客の満足度のアップや、商品・サービスの質の向上につながるでしょう。

３自動化における用語

業務自動化でよく使われるキーワードとして「RPA」「OCR」「AI」「IoT」があります。これらの技術を応用することで、人間と同じような業務の遂行ができます。

RPA

RPAは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、「ロボットによる業務自動化の仕組み」を指します。人間がやってきた高度な作業をロボットに認知・代行させることです。「デジタルレイバー」「仮想知的労働者」と呼ばれることもあります。

自ら学習し判断するような能力はありませんが、人間が覚えさせた作業を確実に遂行させられるため、手軽に短期間で導入できます。

OCR

OCRは「光学文字認識」を指します。スキャナやカメラで読み取った文字を電子化する仕組みのことです。OCRを活用することで、紙メディアの情報を効率よくデジタル化できます。

OCRは、主に「データ入力」「文書管理」に利用されています。最近では、AI技術を取り入れた「AI OCR」も登場し、更なる進化を遂げています。

AI

AIは「人工知能」を指します。覚えた作業を遂行するRPAと違い、人間に代わって「精度の向上」「簡単な判断」ができます。正確な判断を下せるようになるまで、ある程度の学習期間が必要です。

最近では、米Apple社の「Siri」やGoogle社による自動音声対話などのサービス、人型ロボットなどに組み込まれています。AIには、あらゆる課題に対応できる「凡用的AI」と、一つの知的活動を専門的に行う「特化型AI」がありますが、凡用的Aiはハードルが高く、実現に向けて開発中です。

IoT

IoTは「モノのインターネット」を指します。さまざまなモノ（センサーや家電製品など）がネットワークを通じて、相互に情報交換する仕組みのことです。

Iotにより、取り付けたセンサーから情報やデータを集めたり、遠くから機械を操作したりできます。モノをインターネットにつなぐ事例は増加しており、更なる活用が期待されています。

この章では、業務の自動化によるメリットを、3つご紹介します。

• ・作業を効率化できる
• ・人件費を削減できる
• ・人為的ミスを防止できる

業務の自動化における最大のメリットは、時間がかかる単純作業から解放され、作業時間が効率化されることです。その分、コミュニケーションを取る時間をとったり、創造性が必要な業務に優秀な人材を充てたりできます。その結果、生産性が向上するだけでなく、従業員の働き方の改善にもつながります。

１作業を効率化できる

業務の自動化により、これまで人の力で行ってきた仕事を機械に任せられます。

人事や経理、総務などの、同じことを繰り返し、多くの時間や労働力を要する業務をRPAに任せることにより、大幅な業務時間の短縮や従業員の負担軽減になります。その分、優秀な人材に生産性のある仕事を割り振ることが可能です。

従業員一人ひとりの作業を効率化し、生産性をあげることで、会社全体の利益向上につながります。

２人件費を削減できる

作業を効率化することによって、人件費・残業代を減らせます。ロボットであれば、労働時間に縛られることなく稼働でき、そのコストは複数人分に相当します。

従業員の場合、夜間に働くと時間外労働分の人件費が発生しますが、自動化することでその分の費用を削減することが可能です。

３人為的ミスを防止できる

業務の自動化により、人為的なミスを防止し、確実な業務遂行が可能です。

人の力では、体調や勘違いなどによるミスが少なからず起こってしまいます。RPAは、定めたルールに従って正確に作業を行うため、結果的に業務の質も高まり、企業の利益損失などのリスク防止につながります。

人為的ミス防止のための業務も不要になることも、作業効率化・人件費削減などさまざまな面でのメリットです。

業務の自動化には、導入前後で注意すべきデメリットも存在します。

• ・導入時にコストがかかる
• ・自動化している業務への対応が難しくなる
• ・不具合が起きると業務がストップする

業務の自動化と言っても、その管理は人間が行わなくてはなりません。これらのデメリットへの対策を考えておくことで、よりスムーズに業務の自動化を実現できます。

１導入時にコストがかかる

業務の自動化には大きく「デスクトップ型」と「サーバー型」があり、無料のものから1,000万円を超えるものまで、導入コストに幅があります。

業務の自動化の魅力の一つは「人件費を減らす」ことですが、業務の自動化の導入や運用にもコストはかかります。どのツールを導入するか慎重に検討し、必要のないものは導入しないことが大切です。

自社にとって費用対効果の優れたツールを導入・運用できれば、人件費や業務時間を大幅に減らせ、トータルでコストを抑制できる可能性があります。

２自動化している業務への対応が難しくなる

長期間、業務の自動化に頼っていると、自動化した業務をアナログでできる人材が不足してしまいます。

担当者の変更・退職によって自動化している業務ができなくなると、問題が起きたときの対処が難しくなります。自動化する際には、これまでどのように業務を行なっていたのか、マニュアルを作成しておくと良いでしょう。

３不具合ができると業務がストップする

パソコンやサーバーに不具合が起きると、自動化がストップし、アナログで業務を行わなければならないため、生産性が低下します。また、RPAはルールに則って業務を行うことしかできないため、例外が発生すると誤作動を起こす可能性もあります。

不具合を起こさないよう、セキュリティ対策や定期的な点検を行うことや、誤作動を起こしたときに対処できるよう、担当者を置くなどの対策が必要です。

業務の自動化を推進している企業が増加している一方で「どこから始めたら良いかわからない」「始めたものの、思っていたような効果を出せない」といった企業も多いのが現状です。

業務の自動化を実現するには、3つのポイントをおさえて取り組むことが大切です。

1. １．業務の可視化
2. ２．自動化する範囲の検討
3. ３．業務自動化の効果測定

これらのポイントを意識して、業務の改革につなげましょう。

１ポイント1:業務の可視化

業務の実態を把握していないと、自動化しても実際に利用できなかったり業務ヒアリングに時間がかかったりして、自動化の効果を発揮できません。

業務の可視化には時間がかかるため、操作ログの記録ツール・画面録画ツールなどを利用して、業務の内容や手順を記録し、確認や整備を効率的に行うことが大切です。

人の経験で補われている業務は、明文化されていないことも多いため、マニュアルや手順の内容があっているかを改めて確認しておきましょう。

２ポイント2:自動化する範囲の検討

自動化する業務の範囲を決められずに時間をかけると、負担が増えただけという結果になり、自動化の導入・推進が難しくなってしまいます。

可視化した業務の中で、ほとんどパターンが決まっている定型業務から自動化していくことが重要です。いきなり大きく自動化するとうまく行かないことも多いため、簡単かつ大きな効果が見込めることからスモールスタートし、結果を確かめながら範囲を広げていきましょう。

非定型業務は手順書に沿って実施、定型業務は自動化と組み合わせて実施と切り分けることで、業務全体の効率化につながっていきます。

３ポイント3:業務自動化の効果測定

業務の自動化の効果を数値化し、納得できる結果を示せなければ関係者の理解や協力を得ることが難しくなってしまいます。主観ではなく、具体的に業務の自動化の効果を測定しましょう。

まず、人が作業する場合の時間を手順ごとに記録し、どの部分の自動化でどのくらいの時間削減が見込まれるのかを算出します。効果測定の業務が負担にならないよう、作業時間や作業内容を記録できるツールを利用し、常に作業時間を記録しておくと良いでしょう。

また、一度効果測定して終わりではなく、継続的に傾向を見て、改善していくことも重要です。効果測定を効率化し、常に業務の自動化の効果を把握しておきましょう。

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業務の自動化は決してネガティブなものではなく、企業の将来を明るくするものです。最初の導入や、使い方を覚える段階では大変かもしれませんが、業務の自動化はさまざまな問題を解決し、時間や金銭的な余裕や余力を生み出します。

業務自動化の成功へのポイントは「業務の可視化」「自動化の範囲の検討」「効果測定」です。これらのポイントを押さえ、業務の改善の見直しを実現する仕組み作りをしていきましょう。