2025年4月1日利用分より、フレッツ 光ネクスト(一部サービスタイプ)の月額利用料を改定します。詳細はこちら別ウィンドウで開きますをご確認ください。

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経理・給与計算人事労務の時間と手間を削減し、「1人バックオフィス」の課題を解決。老舗の不動産会社が挑む、アナログを活かすためのDXとは

PROFILE

日の丸不動産株式会社
海野さま

業種:不動産の売買、仲介、賃貸、及びその代理、管理業務、建築設計、請負施工業
効率化した業務:不動産取引に関わるバックオフィス業務

導入ソリューション

日の丸不動産株式会社

東京都墨田区は曳舟を中心に不動産業を展開する日の丸不動産株式会社。長年アナログな手法で経理・給与計算(人事労務)といったバックオフィス業務を行っていたところ、2019年に代替りしたことをきっかけに、営業からバックオフィスまで業務全般のDXを推進することになりました。

経理・人事労務の担当者1名の負担と時間を削減するために選ばれたクラウドサービスが「freee 会計 for おまかせ はたラクサポート」「freee 人事労務 for おまかせ はたラクサポート」でした。

また、導入後もクラウドサービスを活用し経理・給与計算を行う際に生じる不明点の電話サポートが受けられる「おまかせ はたラクサポート サポートサービス」をご契約いただいています。合わせて、スムーズかつ安心してクラウドサービスを導入するため、伴走型の導入支援サービスを利用いただいてます。

代替り以前に抱えていた課題や導入の経緯、そして導入後の成果について、日の丸不動産株式会社の海野正人社長にお話をうかがいました。

「不動産業の『アナログ』を重視しているからこそ、DXを推進しなければと考えた」

―― 事業内容とバックオフィス業務について教えてください。

海野社長:2023年で50年を迎えた日の丸不動産は、東京都墨田区は曳舟を中心とした不動産を扱う地域密着の不動産会社です。主にオーナー様からの不動産をお預かり、管理させていただいたり、賃貸・売買の仲介、自社で収益物件を取得、投資をしています。

従業員は現在13名で、営業が3名に対してバックオフィス担当が1名です。経理や総務、人事など、いわゆる「ひとりバックオフィス」として任せています。普段の業務では特に社員の給与計算や従業員のタイムカード管理に時間と手間をかけていました。

もともと家業であった弊社の事業を継ぐ形で私が入社し、代表取締役に就任したのが2019年のこと。入社当時は、ITやデジタルとはほぼ無縁の状態でした。バックオフィスの経理システムは古いままで、賃貸管理システムも自前制作したものをずっと使い続けており、使い勝手がよくなかったために手書きや現金といったアナログな処理で補完していました。

―― DXを進める上で、どのような方針を立てましたか。

海野社長:不動産業における「アナログ」を最も重視しているからこそ、DXを推進して業務を効率化し、「アナログ」に使える時間を増やすことが弊社の方針です。土地や建物といった実体があり、さまざまなお客さまと接する不動産業では、オーナー様への対応やトラブル対処など、人が直接対応する「アナログ」な業務が必ず発生します。

私はこの「アナログ」に対して、人が直接丁寧に対応できることにこそ、不動産会社としての価値があると考えています。だからこそ、弊社が管理する物件のほとんどが事務所から30分で移動できる範囲内にあります。曳舟という地域に密着して不動産業を続けていくため、私たちはDXに力を入れています。

昔ながらの経理・人事労務で、1人のバックオフィス担当者に負担が集中していた状況を改善したい

―― 今回のお取り組み以前の経理業務についてお聞かせください。

海野社長:会計ソフトはかなり以前にオンプレミスで導入したもので、使い勝手がとても悪いシステムだったため、Excelへの手入力とほとんど変わらない状況でした。実際、経費精算の仕訳や振替伝票は、Excelに入力していました。そして月末に締めて月次決算を作成し、税理士さんに印刷した資料をお見せして、問題がないか確認いただくという流れです。

過去の会計ソフトよりもExcelを使う場面が多く、経理担当者は「このシステムを使う意味はあるのだろうか」と常々感じていたと聞いています。

―― 勤怠管理や給与計算についてお聞かせください。

海野社長:私が入社する以前は、昔ながらのタイムカードで勤怠管理をしていました。出退勤の際にタイムカードを打ち、Excelで全社員の出退勤時間をまとめ、勤務時間を計算していました。月末25日に締め、残業時間を計算して残業代を加算、営業担当にはインセンティブ報酬を計算して加算し、5日後の30日までに封筒に現金で入れて手渡しをしていたのです。これは先代(現会長)が現金主義だったためなのですが、1ヶ月分の給与をかばんにいれて持ち帰るのはさすがに危ないだろうと思い、すぐ振込みに変えました。

―― 経理や勤怠管理、給与計算にどのような課題がありましたか。

海野社長:最も深刻に感じていた課題が、経理担当者に負担が集中していたことです。残業こそあまり発生していなかったものの、従業員全員の給与を1人でまとめるというプレッシャーを感じながら、なんとか頑張っていたと聞いています。特に月末は経理担当者は給与計算や経費精算で手一杯になるため、他の業務が滞ってしまうことも課題でした。なんとか月末の経理や勤怠管理、給与計算の業務時間を圧縮し、楽にしてあげたかったのです。

また、手作業で数字を集計していたため、どうしても入力ミスが起きていたこと、さらにコロナ禍前後にリモートワークを推進したかったことも、DXの背景にあった課題でした。

導入の決め手は、サービスの使い勝手や費用対効果、そしてNTT東日本グループによる手厚いサポート

―― 以前から抱えていた課題を解決するため、検討ポイントはどのようなところでしたか?

海野社長:バックオフィスについては課題感はあったものの、代替わりからまだまだ落ち着いておらず、私自身バタバタしていました。その中で重要視したのは、安心してクラウドサービスの活用を実運用まで軌道に乗せていただける、安心感があるサービスを求めてました。そんな折、NTT東日本のご担当者に年末の挨拶で来社いただき、その際にバックオフィスの課題をお伝えしたところ、その課題を解決するためにさまざまなご提案をいただきました。

業務改善プラットフォームや会計ソフト、勤怠管理システムなど、さまざまなサービスをご紹介いただきましたが、弊社の実態にあわせた最適解を一緒に模索していった結果、「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」の導入を決定しました。

―― 「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」を導入いただいたのは、どのような理由からでしょうか。

海野社長:まず大前提として、NTT東日本さんが勧めてくるサービスであれば安心できるなと感じていました。以前からのお付き合いだけでなく、サービス内容についてもしっかりご回答いただけました。

複数のサービスを何度かご提案いただくなかで、最終的に「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」「freee人事労務人事総務 for おまかせ はたラクサポート」を導入したのは、同じ「freee」としてデータ連携が可能であったり、UIや操作画面が似ているので操作しやすかったり、といった理由からです。

二つ目の理由が、費用対効果が優れていたことでした。1アカウント単位で月額利用料金が決まるので年間の利用料金も明快、かつ金額も大きくないので「すぐに導入しよう」と意思決定しています。

そして最終的な決め手になったのが、NTT東日本グループ会社であるテルウェル東日本からは、クラウドサービス導入にて新たに組み込まれる業務フローを運用に乗せるためのフォローをと、NTT東日本からは導入後の手厚いサポート(おまかせ はたラクサポート サポートサービス)を受けられることでした。これまで積極的にITツールやシステムを導入したことがなく、ほぼ未経験であった弊社にとって、新しいシステムの導入は現場も経営側も不安です。NTT東日本と、テルウェル東日本からによるNTT東日本グループのトータル提案により、クラウドサービスの選定から導入後の運用までご提案いただきました。導入決定後は定期的な研修を実施し、電話でのサポートを提供してくださったのは、本当に安心できる要素でした。

導入決定後も、隔週のオンラインレクチャーや電話サポートで安心してクラウドサービスを導入することができた

―― 「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」「freee人事労務人事総務 for おまかせ はたラクサポート」の導入は、どのように進められましたか。

海野社長:導入決定後はキックオフまでにメールでやり取りさせていただき、解決したい課題や、現在のバックオフィスの状況をお伝えしていました。そのおかげでキックオフでは弊社に必要な情報とやるべきことをご共有いただき、DXのスタートラインに立つことができました。

キックオフ実施から2ヶ月弱で「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」の導入が完了し、「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」の導入もそこから2ヶ月後に完了しています。経理担当者がとても頑張ったおかげで短期間で導入でき、ご支援いただいたテルウェル東日本社の方も驚いていましたね。

―― サービスの導入にあたって、どのようなサポートが印象に残っていますか。

海野社長:テルウェル東日本にサポートいただき、隔週ペース(月1、2回ほど)でオンラインレクチャーをしていただいたこと、そしてその度に宿題をいただいたことをよく覚えています。たとえば社員情報の登録や会計のマスターデータの入力など、「次回までに、これをやっておいてくださいね」とタスクとして提示され、すべてをこなすと導入が完了している状態でした。

また、NTT東日本の「おまかせ はたラクサポート サポートサービス」を活用し、クラウドサービスの設定を電話でサポートいただきました。具体的には、決算月に決算処理の方法や、税理士さんへのデータ共有方法をお聞きしています。

―― 「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」を社内に導入した際の反応をお聞かせください。

海野社長:「freee 人事労務 for おまかせ はたラクサポート」については、社内全体に向けてクラウドサービスの説明を行い、ログイン後の操作方法とスマートフォンから打刻する方法を伝えました。長年タイムカードで出退勤を管理していたので最初は心配していましたが、スマートフォンでどこからでも簡単に打刻できる便利さから、すぐに受け入れてもらえました。また、経理担当者にとっては残業代を計算する手間がなくなっているため、大きく業務効率化を実現できています。

また、「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」では、主に営業担当者が経費精算の申請に活用しています。主に駐車場代や収入印紙代が対象となるのですが、出退勤の打刻同様、スマートフォンで手軽に申請できることから、スムーズに導入が進みました。

経理・人事労務に費やしていた時間が削減され、時間の使い方が「スマート」に

―― 「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」の導入に対して、どのような感想をお持ちですか。

海野社長:代表の私からすると、いいことだらけの取り組みだったなと感じています。これは経理担当者や従業員も同じ感想を持っているはずです。

NTT東日本との取り組み以前、「DXを進めれば、今より楽になるはず」と頭では分かっていたのですが、どうしても面倒に感じ、二の足を踏んでいたのです。また、デジタルを導入した経験が少なかったので、うまくいくかどうか不安に感じていました。

しかし、ほとんどゼロの状態だったからこそ、NTT東日本との取り組みで一気にDXを進めることができ、予想よりも大きな成果を得ることができたと思います。

―― 「freee人事労務 for おまかせ はたラクサポート」「freee会計 for おまかせ はたラクサポート」の導入で、どのような成果が得られましたか。

海野社長:一番の大きな変化は、時間の使い方がスマートになったことです。たとえば、わざわざ領収書を1枚1枚経理に手渡して計算する時間や、残業代をExcelへ手入力して計算する時間、タイムカードを押す小さな手間がなくなっています。こうして浮いた時間は、他の社員へのサポートやお客さまに向き合う時間に回せるようになりました。

また、クラウド型の会計ソフトにしたことで、わざわざ記帳しに銀行へ足を運ばなくても入出金の確認ができるようになったことは、経理担当者が喜んでいました。現金の取り扱いも少なくなったことで、事務所のセキュリティ面も安心です。

―― 導入支援サービスや「おまかせ はたラクサポート サポートサービス」に対して、どのようなご感想をお持ちですか。

海野社長:導入時に伴走いただいたおかげで、安心して取り組むことができました。おかげで、今回のクラウドサービス導入で大きなトラブルは起きていません。現場の経理担当者からも「何か問題あれば電話で問い合わせができるというサポート体制に安心感があった」との感想をもらっています。

「NTT東日本は『提案しながらも伴走してくれるコーチ』のような存在」

―― 今後、どのような展望を描いていますか。

海野社長:バックオフィスのDX以前には、営業部門のDXを進めていました。今回の取り組みで一通りのデジタル活用の体制は整ったと思いますので、次はフロント部分、つまり入居者様や不動作オーナー様へのサービス向上のためにも、デジタルを活用していきたいと考えています。

―― 今回のお取り組みを振り返って、DXに困っている不動産業の方へのアドバイスをお願いします。

海野社長:不動産業界を見渡してみると、DXにしっかり取り組んでいる企業とまったく着手していない企業で二極化しているように感じます。特に不動産業界は、弊社のように地元密着で続けてきた企業が多く、そうした企業ほどDXに取り組んでいない印象です。

今回の取り組みを通して感じたのは、これまでまったくDXに取り組んでこなかった企業こそ、DXに取り組むべきだということです。過去のベースがまったくないからこそ、DXによって得られる効果がものすごく大きく、一気に業務を楽でスマートに変えることができます。

ただ、いきなりDXを始めるのは経営者も現場担当者も不安だと思います。弊社にとって、NTT東日本は「提案しながらも伴走してくれるコーチ」のような存在でした。まずはNTT東日本社に相談することから、DXに取り組んでみるのはいかがでしょうか。

*上記ソリューション導入期間は2020年5月~です。
*文中に記載の組織名・所属・肩書・取材内容などは、すべて2023年3月時点(インタビュー時点)のものです。
*上記事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。

日の丸不動産株式会社

2023年に50周年を迎えた日の丸不動産株式会社は、東京都墨田区の曳舟を中心に不動産業を展開しています。曳舟駅・京成曳舟駅周辺一帯の地元から信頼を受け、不動産の売買、仲介、賃貸、及びその代理や、不動産の管理業務、建築設計、請負施工業を手掛けてきました。地域密着の不動産会社として、不動産オーナーや借主といったお客さまに最適な住まいをご提案しています。

代表取締役 海野正人社長